A desmaterialização dos contratos torna-se uma brincadeira de criança
A assinatura de contratos on-line é uma das chaves mais importantes para a transformação digital das organizações; tanto as empresas quanto os contratos públicos estão envolvidos. A principal vantagem da desmaterialização é a simplificação do processo de assinatura e arquivamento de contratos.
Neste artigo, explicamos como o uso da desmaterialização de contratos tem uma vantagem competitiva em contextos comerciais (para conquistar clientes) ou de RH (para recrutar um perfil com alta demanda no mercado), por exemplo. A adoção de assinaturas eletrônicas com uma ferramenta on-line é a solução para assinar, ter seus contratos assinados mais rapidamente e arquivá-los, mantendo seu valor legal.
Desmaterialização de contratos
Definição
A desmaterialização de contratos é um processo que está assumindo uma importância cada vez maior nas empresas e organizações públicas, como parte de sua transformação digital.
Os benefícios da desmaterialização de contratos
A desmaterialização permite acelerar a assinatura e o arquivamento de contratos e, ao mesmo tempo, garantir sua segurança.
O resultado: uma recompensa tripla para os entusiastas da desmaterialização de contratos: economia de tempo, economia de dinheiro e ganho de produtividade.
A desmaterialização de contratos também levanta a questão do gerenciamento e arquivamento de documentos . Ter uma biblioteca de contratos digitais com registros eletrônicos para armazenar, arquivar, pesquisar e encontrar contratos facilmente é uma vantagem competitiva real.
Contrato desmaterializado vs. contrato em papel: qual o valor legal?
Regulamento (UE) nº 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014 Seção 4, artigo 25 do Regulamento eIDAS indica que:
Uma assinatura eletrônica qualificada terá o efeito legal equivalente a uma assinatura manuscrita.
Em outras palavras, um contrato digital é equivalente a um contrato escrito à mão aos olhos da lei: eles têm o mesmo valor legal.
Entretanto, duas condições devem ser respeitadas:
- Autenticar claramente os signatários do contrato,
- Garantir a autenticidade e a integridade do documento.
As vantagens da desmaterialização
As vantagens da desmaterialização são muitas. Com relação aos contratos, mais especificamente, ela:
- Simplifica o gerenciamento de contratos, reduz a troca de documentos por correio ou e-mail, reduz o número de impressões e o consumo de papel que elas geram e, em seguida, elimina a digitalização de documentos;
- Limita o risco de perda de documentos, pois tudo é armazenado on-line de forma segura;
- Reduz os atrasos na assinatura de contratos e ajuda a atingir os objetivos mais rapidamente - por exemplo, pode "acelerar" uma venda fazendo com que o cliente assine um documento facilmente on-line;
- Oferece uma vantagem competitiva e maior capacidade de resposta do que a de seus concorrentes no caso de uma venda ou recrutamento, por exemplo;
- Facilita o gerenciamento de documentos colaborativos on-line: o gerenciamento de direitos possibilita dar ou não acesso a colaboradores, parceiros ou clientes a determinados contratos;
- Garante o valor legal dos contratos (registro de data e hora, autenticação de signatários, verificação de sua identidade, etc.);
- Garante a segurança dos contratos, principalmente por meio do arquivamento digital dos documentos.
Quais contratos são afetados pela desmaterialização?
Aqui estão alguns casos de uso em que os contratos podem ser desmaterializados:
- Contratos comerciais para a venda de um produto ou serviço,
- Contratos de trabalho,
- Contratos de aluguel (leasing de aluguel),
- Contratos para assinatura de um serviço on-line (por exemplo, seguro, seguro mútuo, banco),
- Contratos de parceria,
- Alterações contratuais.
Como desmaterializar um contrato?
Gerenciamento de contratos desmaterializados
A desmaterialização de um contrato pode ser feita por:
- A digitalização de documentos e, nesse caso, você prestará atenção especial ao valor legal das assinaturas do contrato;
- A criação, assinatura e arquivamento de documentos contratuais on-line usando software de assinatura eletrônica e cofres eletrônicos.
Podemos assinar um contrato de trabalho on-line? Com certeza! Todos os tipos de contratos podem ser assinados eletronicamente, como visto acima. Podemos apenas aconselhá-lo a adotar esses processos totalmente on-line para todos os seus contratos, evitando a digitalização:
- A assinatura da chave pública do contrato,
- Arquivamento com valor probatório,
- Centralização dos contratos em um cofre eletrônico.
Não dependa mais de trocas postais e da mudança de signatários para garantir o valor legal de seus documentos. A desmaterialização garante o consentimento explícito dos signatários, bem como a inalterabilidade dos documentos, sem as desvantagens do papel.
Como assinar um contrato on-line?
Existem vários programas de software para assinar eletronicamente seus documentos, desmaterializar seus contratos ou simplesmente gerenciar seus contratos desmaterializados e, assim, fazer com que sua empresa adote a mudança digital.
O Hellosign e o SignNow estão entre os mais conhecidos; apresentamos três outros:
DocuSign
O DocuSign é uma solução de assinatura eletrônica reconhecida. Ele reduz o fluxo de trabalho de assinatura e acelera a validação e a assinatura dos contratos de seus usuários. O DocuSign, certificado em conformidade com os padrões atuais (eIDAS, ANSSI, etc.), está posicionado como um ativo de fidelidade do cliente por si só.
Pontos fortes da Docusign:
- A API permite que você conecte o software a muitas ferramentas, incluindo o Salesforce, para assinar contratos comerciais,
- Uma solução de assinatura digital simples, rápida e segura,
- Um aplicativo móvel para gerenciar uma assinatura válida onde quer que você esteja.
Alguns clientes: Banque Casino, Urgo, Salesforce
DocuSign
UniverSign
O UniverSign promete um aumento médio de 30% no número de contratos assinados com seus usuários. Esse terceiro de confiança também emite certificados eletrônicos e permite que os contratos sejam marcados com data e hora.
Pontos fortes do UniverSign:
- Um aplicativo da Web e móvel, ideal para assinar contratos móveis,
- Uso simples para todos,
- Muitas APIs para integrar o Universign em suas ferramentas existentes.
Alguns clientes: SFR, Total, SwissLife
Universign
Yousign
O Yousign permite que você assine, sozinho ou com outras pessoas, um ou mais documentos on-line, garantindo a conformidade com as condições legais. Disponível em telefones celulares, essa ferramenta simplifica o processo de assinatura e economiza o valioso tempo gasto em tarefas de alto valor agregado, em vez de tarefas administrativas demoradas.
Terceiro de confiança, o Yousign também é um cofre eletrônico para o arquivamento legal de seus contratos.
Pontos fortes da Yousign:
- Solução certificada nacional e europeia,
- Processo de assinatura rápido e seguro,
- Experiência de qualidade para o usuário.
Alguns clientes: Bpifrance, Allianz, PMU
Yousign
O gerenciamento de contratos desmaterializados com facilidade
Por fim, oferecemos algumas orientações sobre como gerenciar contratos sem papel com total tranquilidade. Ao escolher seu software de assinatura digital, preste atenção a:
- Hospedagem de dados - a hospedagem na UE garante um nível máximo de segurança,
- conformidade com o GDPR e o EIDAS,
- Os diferentes níveis de assinaturas eletrônicas disponíveis,
- Certificações de software (ETSI, eIDAS, ANSSI, etc.),
- Integração com suas ferramentas existentes para otimizar ainda mais seus processos.
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