Como podemos aumentar a confiança nos relacionamentos B2B?

A noção de confiança é extremamente importante nas relações comerciais B2B.

E, embora no passado um aperto de mão fosse tudo o que era necessário para concluir um acordo, a complexidade dos negócios fez com que o uso de contratos fosse amplamente difundido. Dessa forma, cada parte pode documentar e proteger todos os detalhes relacionados à sua execução. As tecnologias atuais, e as assinaturas eletrônicas em particular, permitem garantir que ambas as partes concordaram genuinamente com os termos do contrato. Em caso de não conformidade, elas têm um recurso.

"Com relação aos comerciantes, os atos comerciais podem ser provados por qualquer meio, salvo disposição legal em contrário". É o que diz o artigo L110-3 do Código Comercial Francês, em vigor desde 21 de setembro de 2000. A prova desses atos comerciais é, portanto, livre, e as empresas não são obrigadas a usar assinaturas eletrônicas. Elas poderiam muito bem formalizar seu acordo por e-mail ou prever outro método de prova mais ou menos sofisticado, mas a lei não as obriga a isso.

Formalização para maior clareza

Os contratos nasceram da crescente complexidade das transações.

Há vários séculos, o homem decidiu estabelecer todas as cláusulas de um contrato, ou seja, as regras definidas e as obrigações de cada parte, em preto e branco.

É por isso que o conteúdo dos contratos é importante, assim como a assinatura que formaliza as trocas e atesta o acordo entre as partes.

Avaliação do nível de risco envolvido na transação

No entanto, cabe a cada parte avaliar o nível de risco envolvido na transação ou medir a confiabilidade da outra parte para escolher o nível de assinatura eletrônica adequado à transação e às questões em jogo. Simples, avançada ou qualificada?

De acordo com o Código Comercial Francês, uma assinatura eletrônica "simples" é suficiente. Mas se houver dúvidas reais sobre a outra parte, no caso de um contrato com um fornecedor ou cliente desconhecido ou pouco conhecido, pode ser aconselhável optar por uma assinatura eletrônica "avançada" ou "qualificada".

Hoje, no entanto, a necessidade no B2B se resume principalmente a assinaturas eletrônicas "simples", que é o que a maioria das plataformas no mercado oferece.

Integração das assinaturas eletrônicas com as características específicas do negócio

A Lex Persona, por sua vez, quer ir além do simples fornecimento de uma plataforma de assinatura e tem como objetivo desenvolver a confiança entre a empresa e seus clientes, funcionários, parceiros ou fornecedores.

Isso é conseguido levando-se em conta as características específicas de cada negócio na solução de assinatura fornecida. Assinar, subscrever, comprar, assinar, juntar-se: há muitos termos que podem ser usados para descrever uma transação, cada um correspondendo a um negócio específico e a práticas costumeiras ou tradicionais. Mas, em todos os casos, é um contrato que as partes estão assinando.

Portanto, queríamos enfatizar as práticas dos clientes e a possibilidade de adaptar a mensagem a cada negócio. É por isso que, em nossa opinião, a plataforma de assinatura deve permitir que o protocolo de consentimento do contrato e as notificações aos signatários sejam personalizados.

Processos de assinatura adaptados a cada negócio

Os processos de assinatura devem ser capazes de se adaptar às necessidades e práticas de cada setor econômico .

Seja o relacionamento entre um hipermercado e seus fornecedores, uma editora e seus autores ou uma seguradora e seus segurados. Além de seu grande potencial de personalização gráfica, as plataformas de assinatura eletrônica são capazes de estruturar usuários. Elas podem, por exemplo, criar usuários que podem ver os contratos que dizem respeito à sua equipe e se adaptar às práticas e operações da empresa.

Quando a plataforma dá lugar ao relacionamento entre os signatários

A maioria das principais plataformas de assinatura eletrônica enfatiza sua facilidade de uso, mas como elas adaptam seus métodos operacionais às necessidades das empresas?

Essas plataformas têm uma tendência infeliz de padronizar as assinaturas eletrônicas. As particularidades de ambas as partes são apagadas em favor da plataforma e do editor, que impõe sua marca, sua maneira de fazer as coisas e suas práticas. No B2B, o valor agregado de uma plataforma de assinatura eletrônica está em sua capacidade de se afastar em favor do relacionamento entre a pessoa que deseja assinar um contrato e a(s) pessoa(s) que o assina(m).

A plataforma deve estar a serviço da confiança entre as partes, em vez de pretender ser a única garantidora da confiança. Muitas vezes, ela não está em posição de garantir que o usuário da Internet por trás da tela seja realmente a pessoa que ele afirma ser. Na verdade, é um erro garantir que o usuário da Internet seja a pessoa que ele afirma ser. Na verdade, é um erro pensar que toda a confiança em uma transação comercial recai sobre a plataforma de assinatura eletrônica.

Rastro de prova e rastreabilidade

As plataformas também devem oferecer rastreabilidade do circuito de assinatura. Por exemplo, essas soluções permitem que os validadores sejam adicionados a um fluxo de trabalho de assinatura.

Em muitas empresas, é importante que o gerente ou outros tomadores de decisão possam verificar os documentos e ter rastreabilidade do processo de assinatura e das responsabilidades envolvidas. E não apenas a assinatura final. O processo de validação também é muito importante.

No setor de construção e engenharia civil, assim como em muitos setores industriais, é essencial ter um rastreamento dos vários estágios do processo de aprovação, uma vez que as responsabilidades podem ser distribuídas entre diferentes negócios, subcontratados, especialistas e assim por diante.

Uma plataforma de assinatura eletrônica: um terceiro de confiança, mas dois terços de software!

Em última análise, a plataforma de assinatura eletrônica contribui para a relação de confiança entre as duas partes e a forma como o contrato é elaborado. Acima de tudo, porém, ela ajuda a tornar essas etapas contratuais mais ágeis, eficientes, rastreáveis e seguras.

Convenhamos, uma plataforma de assinatura eletrônica não é a terceira parte confiável sobre a qual recaem todas as questões legais. Mas ela é um meio de estabelecer essa confiança.