Como criar uma assinatura eletrônica para documentos jurídicos
Deseja aprender a criar uma assinatura eletrônica?
Atualmente, muitas empresas querem assinar documentos eletronicamente e isso pode ser feito de várias maneiras diferentes. O desafio é garantir que essas assinaturas sejam seguras e sigam os valores legais.
Para isso, talvez você precise de um certificado de um terceiro confiável. No entanto, isso não é tão simples.
Ao longo deste artigo, você encontrará um guia completo sobre assinaturas eletrônicas, juntamente com uma lista dos melhores softwares de assinatura eletrônica.
O que é uma assinatura eletrônica?
Definição
Uma assinatura eletrônica é uma forma digital de uma assinatura manuscrita tradicional. Ela é usada para assinar documentos on-line sem a necessidade de imprimi-los.
As assinaturas eletrônicas podem ser divididas em três grupos:
- Simples - incluem assinaturas digitalizadas e caixas de seleção e declarações.
- Avançadas - são vinculadas exclusivamente ao signatário, são capazes de identificar o signatário e são vinculadas a dados dentro da assinatura que podem detectar quaisquer alterações feitas.
- Qualificada - é uma assinatura eletrônica avançada criada por um dispositivo qualificado e que se baseia em um certificado qualificado para assinaturas eletrônicas.
Qual é a diferença entre assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais?
Observe que este artigo trata de assinaturas eletrônicas, não de assinaturas digitais. As assinaturas digitais usam segurança de criptografia, enquanto as assinaturas eletrônicas não.
Aqui estão as principais diferenças:
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Como criar uma assinatura eletrônica em 5 etapas simples
1. Conheça a estrutura legal para assinaturas eletrônicas
Uma assinatura eletrônica é uma forma legal de obter consentimento ou aprovação em documentos ou formulários eletrônicos. Ela pode substituir uma assinatura manuscrita em praticamente qualquer processo.
Para ter os mesmos valores legais de uma assinatura manuscrita, as assinaturas eletrônicas devem atender às seguintes condições:
- O signatário deve ter um certificado eletrônico que autentique sua identidade.
- O procedimento de assinatura digital deve ser seguro e certificado como compatível.
- Quando a assinatura for definitiva, o signatário não poderá fazer alterações.
- Os documentos devem ser originais, bloqueados e não podem ser modificados.
- Os documentos assinados devem ser mantidos em um cofre eletrônico por 10 anos.
As assinaturas eletrônicas são tão legalmente vinculantes quanto as assinaturas manuscritas e são reconhecidas pela legislação da UE por meio do regulamento eIDAS.
2. Use um provedor certificado
Para atender às normas eIDAS, você deve usar software de terceiros confiáveis, chamados de provedores certificados. Os provedores certificados podem fornecer assinaturas legais em nome de seus clientes para proteger seus contratos.
Um documento assinado on-line oferece garantias que fortalecem seus acordos, o que inclui:
- Autenticação forte: o provedor certificado pode autenticar a identidade de todas as partes
- Segurança: um documento assinado eletronicamente não pode ser modificado
- Carimbo de arquivo à prova de tempo: todos os dados das assinaturas, incluindo data, hora e local, são armazenados
3. Escolha um formato de documento
Arquivos de todos os tipos de formatos podem ser assinados eletronicamente, incluindo: Documentos DOC, XML, PDF e JPG. Entretanto, é recomendável usar um documento PDF para preservar e proteger o conteúdo. Você não pode ter certeza de que seu contrato está protegido com um documento do Word , por exemplo, pois ele pode ser modificado.
4. Faça upload de uma imagem de sua assinatura para o software
Depois de escolher um software que seja um provedor certificado, você deverá fazer login e carregar o arquivo PDF no software.
A próxima etapa é selecionar as partes signatárias, verificar o documento e desenhar sua assinatura!
5. Colete as assinaturas
Agora que você forneceu uma assinatura eletrônica confiável, deve enviar o documento assinado a outras partes signatárias e salvar sua própria cópia!
Nossa seleção de software de assinatura eletrônica
Aqui está a seleção de software de assinatura eletrônica escolhida a dedo pelo appvizer. As soluções listadas abaixo são fornecedores certificados, o que significa que elas são atualizadas regularmente para atender às normas vigentes.
Yousign
O Yousign é um software de assinatura eletrônica fácil de usar e com validade legal que pode ser usado para todos os tipos de documentos.
Os benefícios de usar a Yousign incluem:
- É um provedor certificado pela eIDAS,
- Há um sistema de arquivamento digital para garantir o armazenamento seguro,
- Pode se adaptar perfeitamente aos seus processos de negócios, às suas equipes e à estrutura da sua empresa.
Yousign
DocuSign
A DocuSign é uma solução de software 100% on-line que simplifica os processos de assinatura eletrônica. Reconhecida como um provedor certificado eIDAS, a DocuSign está autorizada a emitir certificados digitais, selos eletrônicos e carimbos de data e hora.
Os benefícios de usar a DocuSign incluem:
- É um provedor certificado pela eIDAS,
- Seus processos de contrato digital estão disponíveis em mais de 188 países e 43 idiomas,
- Está disponível no local ou como uma solução baseada em nuvem que pode ser personalizada de acordo com suas necessidades comerciais,
- Você pode criar uma conta DocuSign com uma avaliação gratuita.
DocuSign
Eversign
A Eversign é uma plataforma de assinatura eletrônica baseada na nuvem que pode ser usada por empresas de todos os tipos e tamanhos.
O Eversign é fácil de usar e oferece aos usuários modelos para vários tipos de contratos ou formulários. A assinatura de documentos será muito mais fácil!
Nesses modelos, em um clique , você pode:
- Preencher previamente textos personalizados
- Adicionar menus suspensos
- Adicionar caixas de seleção
- Definir fontes específicas
- etc.
Xodo Sign (formerly eversign)
Clique, está assinado!
A eliminação do uso de papel não é uma tendência, mas uma realidade operacional que acelera muitos processos comerciais e administrativos.
E, ao usar ferramentas on-line e promover escritórios sem papel, empresas de todos os tipos e tamanhos podem economizar tempo e dinheiro, automatizar seus fluxos de trabalho e se tornar mais competitivas!
O mundo dos contratos digitais está a apenas um clique de distância: você já escolheu um terceiro de confiança para suas assinaturas eletrônicas?
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