Escritório sem papel: como posso digitalizar documentos administrativos?
O escritório sem papel é uma parte essencial da transformação digital das empresas. Entretanto, o desenvolvimento de leis e o número crescente de softwares podem dificultar essa tarefa.
O documento administrativo mais digitalizado até o momento é a fatura. Está na hora de disponibilizar outros documentos importantes também em formato digital. A assinatura digital é fundamental para a digitalização bem-sucedida de documentos comerciais, como cartas comerciais e de negócios. Ela simplifica o gerenciamento de documentos durante todo o ciclo de vida dos documentos e, ao mesmo tempo, garante sua validade legal.
Neste artigo, você aprenderá a digitalizar documentos administrativos passo a passo, assiná-los on-line de forma legalmente segura e arquivá-los eletronicamente.
Digitalização de documentos - o que é de fato?
A digitalização de documentos envolve a substituição de documentos físicos e mídias de informação por arquivos digitais. Isso é feito por meio de:
- Cópias digitais de documentos administrativos que já existem em papel.
- Uso de ferramentas especializadas para criar, editar, salvar, trocar e assinar documentos.
Quais documentos podem ser digitalizados?
A digitalização de documentos administrativos e faturas é um dos maiores desafios da transformação digital das empresas. A contabilidade também está mudando cada vez mais para documentos eletrônicos.
Os seguintes tipos de documentos estão entre os afetados:
- Documentos comerciais: Cotações, pedidos, contratos
- Documentos de RH: contracheques, contratos de trabalho e alterações contratuais
- Mandatos e autorizações: para vendas, gerenciamento, SEPA, etc.
O objetivo? Sem papel! - Os desafios da digitalização
Por que digitalizar documentos? As vantagens do escritório sem papel
- Economia de tempo: o tempo de processamento de documentos é significativamente reduzido.
- Fluxo de informações mais fácil: Dentro da empresa ou ao se comunicar com clientes e parceiros, a troca de informações é simplificada.
- Maior colaboração: o trabalho em equipe é fortalecido por meio do acesso compartilhado a documentos.
- Centralização: as informações e os arquivos são reunidos em um só lugar graças ao arquivamento eletrônico de documentos.
- Rastreabilidade: o histórico do documento se torna mais transparente e o histórico de cada documento é rastreável e facilmente reconhecível.
- Benefícios de custo: Os custos com papel, impressão e postagem são eliminados ou significativamente reduzidos.
- Mais ordem no escritório: em um escritório sem papel, há menos arquivos de papel e armários de arquivamento. Isso facilita a localização de documentos.
- Segurança dos documentos: seus dados são protegidos de acordo com as normas legais e os requisitos rígidos de segurança. De assinaturas eletrônicas a arquivamento digital.
Digitalizar documentos... e depois? Tudo o que você precisa saber sobre o gerenciamento de documentos digitais
Assinatura eletrônica de documentos
A assinatura eletrônica é uma etapa importante do processo de digitalização e ocorre antes de os documentos serem armazenados e arquivados. Essa etapa exige (ainda mais do que outras) o descarte de hábitos antigos e analógicos.
O Regulamento eIDAS define vários níveis de assinaturas eletrônicas. Esse padrão é obrigatório em toda a UE desde 1º de julho de 2017.
Os níveis de garantia da assinatura eletrônica são os seguintes
- Assinatura eletrônica simples: os dados relacionados à assinatura são anexados a outros dados em formato eletrônico. Um exemplo seria simplesmente digitar seu nome em um e-mail escrito.
- Assinatura eletrônica avançada: inclui as propriedades da assinatura eletrônica simples e também é vinculada exclusivamente ao signatário:
- vinculada exclusivamente ao signatário.
- um meio de identificar exclusivamente o signatário.
- um meio de identificar alterações subsequentes no documento após a assinatura.
- Assinatura eletrônica qualificada: inclui as características da assinatura eletrônica avançada e
- só pode ser gerada por um programa de assinatura qualificado.
- pode ser identificada por um certificado eletrônico qualificado.
Fonte: Comissão da UE/CEF Digital
E é assim que o processo de assinatura funciona com a ajuda de um software de assinatura:
Fonte: Comissão da UE/CEF Digital
Vantagens da assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica (avançada e qualificada)
- é à prova de falsificação, não editável e não reutilizável.
- reduz o tempo de processamento de documentos em 30% ao permitir a assinatura on-line conveniente.
- facilita o intercâmbio internacional: tudo é feito on-line e não precisa ser processado fisicamente.
- dá aos documentos força legal total (assinatura eletrônica qualificada).
- acelera a criação e o gerenciamento de cada arquivo, reduzindo assim os custos associados.
Arquivamento de documentos digitalizados
Os documentos são arquivados assim que são assinados eletronicamente. A estrutura legal exige a retenção de determinados documentos administrativos por um determinado período de tempo. No caso de faturas eletrônicas, por exemplo, esse prazo é de 10 anos.
O cofre digital (ou e-safe) é uma solução segura para garantir o armazenamento e a integridade de documentos digitalizados. O arquivamento é realizado por um provedor terceirizado que, se atender aos mais altos padrões de segurança, é credenciado como o chamado provedor de serviços de confiança qualificado.
As melhores ferramentas para assinar, gerenciar e arquivar seus documentos
AMAGNO como uma solução combinada
O AMAGNO atua como uma interface entre uma caixa de correio digital e um software de processamento de faturas. Os pontos fortes desse sistema de gerenciamento de documentos estão no arquivamento e no armazenamento de documentos digitais.
Amagno
DocuSign: Como assinar hoje
A DocuSign foi desenvolvida para empresas de todos os portes. Como um provedor de serviços de confiança qualificado, ele oferece suporte confiável para a assinatura eletrônica de documentos. O gerenciamento de assinaturas também é simplificado. Os documentos podem ser assinados eletronicamente em qualquer mídia tátil (smartphone, tablet, computador).
DocuSign
DocuWare: Tudo em um para o gerenciamento de documentos
O DocuWare é uma plataforma completa para o gerenciamento de documentos eletrônicos.
Sua gama de funções vai além do armazenamento clássico de documentos digitais e combina ferramentas para vários departamentos.
fileee: Digitalize documentos com facilidade
O fileee é um software de gerenciamento de documentos que o ajuda a fazer a transição das pastas de arquivos para o armazenamento digital de arquivos de forma muito intuitiva. Com o fileee, você pode capturar documentos de todos os tipos, salvá-los digitalmente e encontrá-los novamente a qualquer momento.
Os documentos são capturados de forma conveniente por meio do aplicativo móvel. O provedor também desenvolveu uma caixa de digitalização especial. Isso permite que os documentos digitalizados sejam facilmente criados usando um smartphone e salvos como arquivos PDF.
fileee
Yousign: a melhor solução para assinaturas eletrônicas
Assinaturas eletrônicas seguras, simples e legais. Essa é a promessa simples, mas eficaz, da Yousign. Integre a assinatura eletrônica ao seu processo administrativo de manuseio de documentos. Isso garante a conformidade com todos os requisitos legais e o valor legal de seus documentos.
Yousign
Tabela de comparação: Software para digitalização de documentos administrativos
| software | Assinatura | Gerenciar | Arquivamento |
|---|---|---|---|
| AMAGNO | ✖ | ✔ | ✔ |
| DocuSign | ✔ | ✖ | ✖ |
| DocuWare | ✖ | ✔ | ✔ |
| fileee | ✖ | ✔ | ✖ |
| Yousign | ✔ | ✖ | ✔ |
Digitalize documentos e dê o salto para o mundo digital
Para se manterem competitivas em um mundo cada vez mais digital, as empresas têm grande interesse na transformação digital.
Os sistemas de software para gerenciamento eletrônico de documentos facilitam a organização e o gerenciamento de documentos no seu sistema de informações. Eles também otimizam o ciclo de vida de seus documentos digitais e digitalizados.
Você já pensou em equipar sua empresa com esse tipo de software? Ou já implementou um software de gerenciamento de documentos? Encontrou alguma dificuldade? Sinta-se à vontade para compartilhar suas experiências conosco!
Artigo traduzido do alemão