[Olivier Pin, vice-presidente de gerenciamento de produtos internacionais e diretor administrativo da DocuSign França

A crise da Covid demonstrou, como se fosse necessária uma prova, a absoluta necessidade de uma rápida transformação digital das empresas. Entre essas transformações, a introdução de assinaturas eletrônicas parece óbvia. No entanto, esse ainda não é o caso de muitas empresas na França.

Olivier Pin, diretor administrativo da DocuSign França e vice-presidente sênior global de produtos, explica o que está acontecendo e o que o futuro nos reserva.

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Qual é a situação atual das assinaturas eletrônicas? Houve uma adoção em massa como resultado dos eventos da Covid?

Olivier Pin:

Atualmente, apenas uma em cada duas empresas na França adotou a assinatura eletrônica. Apesar de tudo, é um mercado em rápido crescimento e isso já acontecia antes da epidemia de Covid. Em 2019, a DocuSign teve um crescimento de 40%. Os dois primeiros trimestres de 2020 mostraram uma aceleração nessa tendência, com crescimento de cerca de 60%.

O que estamos vendo é que os clientes que já adotaram a DocuSign tiveram que desenvolvê-la em todos os seus departamentos (compras, RH, jurídico, etc.). E algumas empresas que ainda estavam relutantes, hesitantes ou adiando a decisão pediram com urgência para implementar serviços de assinatura eletrônica pelos mesmos motivos: estávamos todos confinados em nossas casas, com os serviços postais muitas vezes em dificuldades, e para garantir a continuidade dos negócios tivemos que adotar esse tipo de solução. Desde então, a tendência de trabalho mais flexível em casa continuou a crescer, e nossos serviços atendem a essa demanda.

Como você explica essa relutância por parte das empresas, que às vezes ainda relutam em mudar para as assinaturas eletrônicas?

Olivier Pin:

Isso se deve essencialmente à inércia. Mas é preciso dizer que a estrutura regulatória na Europa só evoluiu recentemente. Tivemos que esperar até a regulamentação europeia eIDAS de 2014 para definir uma estrutura para assinaturas eletrônicas. Foi então estabelecido que as assinaturas eletrônicas não poderiam ser discriminadas em comparação com as assinaturas em papel. Também foram definidos três níveis de assinatura: simples, avançada e qualificada.

Foi com essa estrutura regulatória mais forte que começamos a ver uma aceleração muito clara, porque, para as empresas, a estrutura foi estabelecida e ficou mais fácil tomar a decisão de se tornar digital. Durante a epidemia, vimos algumas empresas introduzirem assinaturas em massa, para que, por exemplo, todos os funcionários de uma empresa pudessem assinar. Outras empresas introduziram contratos que as pessoas podiam redigir na forma de formulários de autoatendimento e assinar por conta própria. Todos esses recursos fazem parte da linha DocuSign.

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Quais setores e empresas estão mais prontos para fazer a transição para uma verdadeira transformação digital?

Olivier Pin:

Nos primeiros 15 anos de vida, nossa empresa DocuSign se concentrou em um objetivo: eliminar o papel. Tornar-se digital e líder em assinaturas eletrônicas e um provedor de serviços confiável com a DocuSign eSignature.

Mas quando observamos o que nossos clientes mais maduros estavam fazendo, percebemos que, uma vez que a assinatura eletrônica estava em vigor, ela abria a porta para a digitalização de um ciclo de vida muito mais amplo, que chamamos de DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management). Ele consiste em quatro estágios principais:

• Preparação do contrato: como você gera o contrato com os dados corretos, como você o negocia, como você o aprova?
• Assinatura do contrato
• Implementação: uma vez que o contrato tenha sido assinado, como implementamos os serviços acordados? Isso significa integrar o contrato aos vários sistemas operacionais.
• E, por fim, o gerenciamento: como arquivar, recuperar e renovar os contratos depois que eles estiverem em andamento?

Esses quatro estados constituem o ciclo de vida dos contratos. E, muitas vezes, as empresas gerenciam esse ciclo de vida com soluções separadas ou manuais, perdendo os benefícios da digitalização.

Os acordos e contratos estão presentes em todas as empresas e em todos os departamentos. Isso se aplica a todos os setores e a todos os processos.

Observamos uma forte aceleração na demanda desde o início da pandemia. Os benefícios em termos de tempo e custo são óbvios, mas também o é a satisfação das partes interessadas, tanto do lado do cliente quanto dentro das próprias empresas. Para nós, essa é uma transformação irreversível que vai muito além das circunstâncias atuais.

Artigo patrocinado. Os colaboradores especialistas são autores independentes da equipe editorial do appvizer. Seus comentários e posições são próprios.