A digitalização de VSEs/SMEs está em andamento... Como você pode fazer com que a sua seja um sucesso?

O século XXI é marcado pela digitalização. A Internet e as redes sociais se tornaram rapidamente a principal fonte de informações para os consumidores. Os benefícios: independência e economia de tempo. Como resultado, a transformação digital se tornou uma realidade para as empresas, que se adaptaram criando uma jornada autônoma e eficiente para o cliente.

Embora essa abordagem tenha sido iniciada pelo setor BtoC, a digitalização agora está se tornando uma necessidade também para as empresas BtoB. Em que estágio as PMEs francesas se encontram em seu esforço de digitalização? Quais são os benefícios de embarcar nessa transformação e, acima de tudo, como começar? Aqui está uma visão geral do progresso que está sendo feito pelas PMEs e VSEs francesas na área de digitalização.

O que é digitalizar uma empresa?

O termo "digitalização" tem significados diferentes para pessoas diferentes. De acordo com uma pesquisa recente com gerentes de PMEs realizada pela Opinion Way (1), para 61% deles, digitalizar uma empresa significa ter um site atualizado. Em seguida em importância, para 53% dos entrevistados, estava a possibilidade de contar com um departamento de TI eficiente.

No entanto, a digitalização de uma empresa não se trata apenas de tecnologia. Em vez disso, ela envolve uma nova visão da empresa, com uma nova cultura e novos valores. Implica mudanças profundas nos processos internos, para os diferentes departamentos, e não é fácil colocá-las em prática. Para que tudo isso funcione, é necessário o envolvimento total de todos na empresa.

É importante ter em mente que a digitalização é um meio de atender às necessidades dos clientes e dos funcionários. Depois que a transformação ocorre, os benefícios são rapidamente identificados por todas as partes interessadas.

Situação atual: até onde chegaram as PMEs francesas?

A França está muito atrás de seus vizinhos quando se trata de digitalizar suas PMEs. A causa mais provável é que os gerentes ainda não estão cientes do que está em jogo. Eles estão achando difícil definir a abordagem geral que precisam adotar para transformar seus negócios em profundidade.

De acordo com uma pesquisa de 2020 do BPI France Le Lab (2) com 1.800 gerentes de PMEs, 87% deles não estão priorizando a conversão de seus negócios para o digital.

E, no entanto, sabemos que o desempenho de uma empresa hoje está correlacionado com seu progresso em direção à transformação digital.

No entanto, houve uma certa aceleração na digitalização das PMEs desde a eclosão da pandemia global. Esse é um dos efeitos positivos da crise de saúde. A digitalização das empresas foi impulsionada pela pandemia.

Até 2021, nada menos que 66% das VSEs/PMEs francesas (3) terão seu próprio site, em comparação com 37% em 2020. Entre as empresas mais visíveis na Internet estão as do setor de alimentação e hospedagem. Isso é lógico, já que 50% dessas empresas vendem seus produtos e serviços on-line.

No entanto, as empresas do setor de construção e logística estão tendo dificuldades para fazer a transição para a tecnologia digital. Elas tendem a se concentrar mais em ferramentas para simplificar os processos internos:

• gerenciamento de estoque
• gerenciamento de cronograma
• faturamento, etc.

A distinção não é mais entre grandes e pequenas empresas, mas sim entre aquelas que já deram o salto e aquelas que ainda estão ficando para trás.

Os benefícios da digitalização para sua empresa de serviços

Os gerentes que ainda relutam em digitalizar seus negócios veem apenas as dificuldades e a carga de trabalho extra no curto prazo. No entanto, aqueles que se atreveram a dar o salto não se arrependem.

Melhor comunicação e economia de tempo

Mickaël Crouquet, chefe do departamento de manutenção da Sacofa, uma empresa de instalação de equipamentos elétricos, está muito satisfeito:

"A empresa tem 15 técnicos de plantão [...]. Agora, com a solução BigChange, o sistema, que é uma verdadeira ferramenta de colaboração, permite que nos comuniquemos uns com os outros, mas também com o cliente. Posso ver, diretamente na Internet, o que o técnico fez durante uma chamada de serviço.

Com uma ferramenta como essa, a comunicação é facilitada e o erro humano é bastante reduzido. Mas essa não é a única vantagem desse tipo de software.

"A solução nos permite armazenar dados importantes, como o histórico do trabalho realizado e fotos dos locais de trabalho.

Todas as informações sobre o cliente estão disponíveis a qualquer momento, em qualquer dispositivo móvel ou fixo. A economia de tempo é óbvia.

Ferramentas que se adaptam às empresas

O período durante o qual as ferramentas de TI são instaladas nas empresas e durante o qual os funcionários se familiarizam com elas é geralmente visto como uma desaceleração, ou até mesmo uma interrupção, da atividade comercial. Novamente, de acordo com a pesquisa da Opinion Way (1), 45% dos gerentes de PMEs questionados não digitalizaram seus negócios e, mais importante, não tinham planos de fazê-lo por enquanto. Será que o motivo é a falta de conhecimento sobre as várias opções disponíveis?

Alguns gerentes deram o salto e não se arrependeram, como destaca Bruno BLIN, sócio-gerente da Médiaction, uma empresa de serviços que trabalha nos chamados bairros sensíveis.

"Começamos a trabalhar com as equipes do BigChange em 2020. O primeiro passo foi entender o negócio principal da Médiaction. Em seguida, uma solução [...] personalizada foi desenvolvida para atender às expectativas da empresa da forma mais próxima possível."

O princípio por trás da digitalização de uma empresa é não desperdiçar tempo e dinheiro. As empresas que comercializam esse tipo de solução desempenham um papel importante no suporte a seus clientes. Depois que a ferramenta é personalizada, há um período de treinamento para a equipe do cliente. Em seguida, o software evolui de acordo com a demanda e as necessidades emergentes.

"Hoje, a solução BigChange está funcionando muito bem. Temos contatos que respondem às nossas perguntas e nos ajudam a desenvolver o produto de acordo com as solicitações de relatórios e estatísticas dos nossos clientes. A próxima etapa será integrar a geolocalização de veículos e serviços à ferramenta.

Os principais ingredientes para a digitalização bem-sucedida de uma empresa

Não é suficiente que o diretor de uma empresa queira digitalizar seus negócios. Aqui estão os principais ingredientes para obter sucesso nessa transformação e colher todos os benefícios.

Uma equipe de gerenciamento comprometida

Para que a transformação de uma empresa funcione, é preciso ter uma equipe de gerenciamento que esteja convencida dos méritos dessa mudança de longo alcance. Se alguns funcionários não compreenderem o valor agregado da digitalização da empresa, eles não serão a força motriz por trás da mudança.

A equipe precisa promover e apoiar essa mudança entre os funcionários, cujos métodos de trabalho serão alterados.

A melhor maneira de fazer isso é mostrar exemplos de empresas e funcionários para os quais a digitalização foi benéfica. As equipes poderão se ver no futuro e ficarão mais confiantes quanto à direção que seus gerentes estão tomando.

Uma equipe de projeto que estrutura, organiza e treina equipes

Uma vez que a ideia de digitalização tenha sido adotada pela empresa, é necessário nomear uma equipe de projeto totalmente dedicada a essa transformação tecnológica. Os membros da equipe primeiro estruturam o programa em diferentes estágios e começam a trabalhar com o provedor de serviços que comercializa a solução.

Juntos, eles determinam as necessidades da empresa e desenvolvem uma solução personalizada, adaptada ao setor de atividade da empresa e às expectativas de seus gerentes. Em seguida, organizam a implantação do(s) software(s) na empresa e treinam as equipes técnicas que usarão as ferramentas diariamente.

Envolvimento das equipes no campo

Mesmo assim, as equipes em campo estão envolvidas em todo o processo de transformação digital. A ideia é que elas se apropriem das novas ferramentas e adotem as mudanças propostas.

Desde o início, os funcionários são questionados sobre suas expectativas e necessidades. Dessa forma, a ferramenta pode ser personalizada para se adequar à empresa. Os embaixadores podem ser identificados rapidamente e atuarão como principais formadores de opinião para que todas as equipes participem.

Suporte na implantação da solução digital

Uma solução digital integrada, que substitui as ferramentas e o software que as equipes de uma empresa sempre usaram, pode ser perturbadora para alguns funcionários. Mesmo que o objetivo seja facilitar o trabalho de todos, muitas pessoas podem ser resistentes a mudanças por natureza.

A BigChange, especializada em soluções completas para empresas de serviços de campo, atua como consultora e parceira externa. Ela dá suporte a seus clientes e, mais especificamente, à equipe do projeto, na implantação da solução certa para a empresa em questão.

• Análise das necessidades,
• Definição de processos
• Programação de software,
• Implementação na empresa,
• Treinamento da equipe no uso de uma nova ferramenta,
• Adição de funcionalidades,
• Aprimoramento da solução.

O provedor de serviços externo é um verdadeiro parceiro de longo prazo na implementação da solução digital e em sua evolução ao longo do tempo.

A digitalização das empresas na França é lenta, devido à falta de informações entre os gerentes sobre os possíveis benefícios, mas também à falta de suporte. Felizmente, vários provedores de serviços entenderam isso e agora estão fornecendo soluções prontas para dar o pontapé inicial na digitalização em larga escala dos setores em demanda.

(1) Pesquisa Opinion Way com 1.000 líderes empresariais de PMEs (< 250 funcionários na França)
(2) Pesquisa BPI France Le Lab
(3) Pesquisa Crédoc France Num Barometer