Transição digital: a AKENA conta com o Kizeo Forms para digitalizar seus negócios!
Neste estudo de caso, Julien Micheneau, gerente de comunicações da AKENA, explica por que o grupo AKENA escolheu o Kizeo Forms para transformar e converter seus inúmeros formulários em papel para o formato digital.
Saiba mais sobre esse software de gerenciamento de serviços por meio desse depoimento de cliente.
AKENA, a rainha dos conservatórios!
Fundado em 1981, o grupo AKENA fabrica e comercializa sua própria linha de conservatórios. A empresa tem uma rede de 70 filiais na França, bem como uma unidade de produção onde são fabricados 5.000 conservatórios por ano. A empresa está constantemente trabalhando para melhorar e desenvolver seus produtos. Atualmente, a AKENA emprega 400 pessoas e tem um faturamento de mais de 65 milhões de euros.
Para aumentar sua presença no mercado, a AKENA acaba de adquirir a AZENCO, a empresa número 2 no mercado de cercas para piscinas. As duas marcas e seu faturamento conjunto (mais de 100 milhões de euros) criaram o maior fabricante francês de varandas, pérgulas e coberturas para piscinas. O Grupo AKENA tem como meta um aumento de 15% no volume de negócios.
Formulários digitais: a chave para o sucesso
Para atingir essa meta ambiciosa, a AKENA quer primeiro aumentar sua capacidade de produção, depois abrir mais 20 filiais e recrutar de 60 a 80 pessoas.
Além disso, os projetos precisam ser concluídos em prazos cada vez mais curtos, e a criação de paisagismo externo sob medida exige extrema vigilância no que diz respeito à qualidade e ao compartilhamento de todas as informações coletadas.
Até agora, os funcionários da AKENA (equipe de vendas, inspetores de quantidade, montadores, serviço pós-venda, etc.) costumavam preencher inúmeros formulários em papel que consumiam muito tempo e que, às vezes, retornavam incompletos ou ilegíveis. Em geral, os dados eram reinseridos no computador, desperdiçando tempo e provocando erros ou omissões que, às vezes, levavam a mal-entendidos por parte dos clientes.
Portanto, em 2018, a empresa decidiu se modernizar, fazendo uma transição digital para ganhar produtividade e melhorar o conforto de trabalho de suas equipes.
Kizeo Forms, uma ferramenta à altura do desafio
O Kizeo Forms foi a escolha óbvia. O desempenho dessa solução, combinado com sua facilidade de uso, convenceu rapidamente a gerência.
Por exemplo, a capacidade de operar em modo desconectado (sem a Internet), de enviar documentos por e-mail automaticamente depois de serem inseridos no tablet, de coletar assinaturas de clientes e de integrar e editar fotos foram todos os principais recursos.
Uma equipe de projeto de duas pessoas foi criada e, em seguida, treinada no uso do Kizeo Forms por um parceiro externo. Com um bom suporte, essa equipe começou a criar vários formulários digitais e a implantar a solução internamente.
Hoje, menos de 10 meses após o início do projeto, os resultados são mais do que satisfatórios.
Os técnicos inserem todos os dados de campo em seus tablets, incorporam fotos e diagramas técnicos e fazem com que os clientes assinem diretamente de seus tablets.
Começamos equipando os técnicos que provavelmente seriam os mais hábeis no manuseio de tablets digitais. Eles receberam um curso de treinamento de duas horas e, em seguida, todos praticaram. Agora eles adotaram o aplicativo, apreciam a facilidade de uso e não usam mais formulários em papel.
Hoje, os relatórios após levantamentos de quantidade, relatórios de instalação, emendas, solicitações de ferramentas e relatórios de aceitação são preenchidos perfeitamente: nenhum formulário incompleto pode ser registrado, pois há campos obrigatórios.
Eles também são aprimorados com fotos e enviados automaticamente por e-mail para as pessoas certas em todos os departamentos da empresa.
As informações digitalizadas dessa forma circulam rapidamente e certamente melhor do que na era do papel.
Os resultados obtidos com o Kizeo Forms
Um projeto desse tipo requer uma implementação progressiva. Nos próximos 3 meses, vamos acelerar a implantação da solução Kizeo Forms e passar de 25 para mais de 100 funcionários equipados.
Em segundo lugar, queremos interconectar o Kizeo Forms com nosso ERP. Ao evitar a necessidade de reinserir arquivos e fotocopiar documentos, estamos economizando um tempo de trabalho valioso (já várias dezenas de horas por semana).
Acreditamos que reduzimos significativamente o número de erros em nossos sites.
Nossos técnicos e gerentes de contas já adotaram totalmente a ferramenta e acham mais conveniente estar equipados com tablets digitais do que carregar quilos de arquivos em papel.
O Kizeo Forms nos permite melhorar a qualidade e nos comunicar de forma muito mais eficaz internamente, pois todos os documentos criados pelo aplicativo são enviados para as pessoas certas imediatamente após serem inseridos no tablet.
Depoimento de Christian SAUVETRE, gerente de instalação da AKENA:
"Eu estava esperando por uma ferramenta como essa há anos e, com esse primeiro projeto digital, demos um grande passo à frente!
Agora eu supervisiono cerca de cinquenta equipes de 2 instaladores. Eles começaram a usar o Kizeo Forms para aceitação do local e relatórios de instalação. Quando o formulário é validado no tablet, o cliente recebe automaticamente o documento em sua caixa de correio eletrônico. Tudo também é alimentado em nosso ERP, ao qual todos têm acesso para rastrear cada trabalho.
Recentemente, criamos formulários de solicitação de material, que são enviados diretamente à nossa loja de fornecedores, para que as equipes possam ser reabastecidas. Em termos de tempo, estimamos que economizamos uma semana. Também estamos economizando muito papel nos formulários de pedido, que costumavam ter 8 páginas.
Além do Kizeo Forms, criamos vídeos para ajudar na instalação, que todos podem assistir em seus tablets. Muito em breve, disponibilizaremos o arquivo completo do site. E temos muitas outras ideias!
Graças ao Kizeo Forms, a AKENA simplificou consideravelmente seus processos internos, economizando o tempo de todos em cada etapa.
Em suma, a AKENA está melhorando a satisfação do cliente e se posicionando ainda mais como a "rainha das varandas, pérgulas e, em breve, das cercas de piscina"!
Artigo traduzido do francês