Software de serviço de campo: como uma ferramenta pode ajudá-lo a melhorar a eficiência de seus funcionários?

Você atua no setor de serviços? Você fornece instalação, manutenção preventiva, suporte, assistência ou pós-venda? É óbvio que o uso de um relatório de intervenção ajuda a aumentar a produtividade e a gerenciar as atividades de seus técnicos de serviço. É mais do que apenas uma forma de aprimorar o serviço e aumentar a produtividade: economiza tempo na produção e mantém o controle das atividades; é uma ferramenta fundamental para alcançar um relacionamento pacífico e de alta qualidade com o cliente.

Esta é a era da desmaterialização, tanto nos negócios quanto nas atividades diárias: buscamos um sonho sem papel. Digitalizar o gerenciamento de sua operação de campo é um grande passo para a otimização de sua empresa e você não se arrependerá! E, quem sabe, ao final deste artigo, você terá encontrado o software de serviço de campo certo para suas necessidades.

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Relatórios de intervenção: a chave para gerenciar os serviços de campo com tranquilidade

Quem usa um relatório de intervenção?

Os relatórios de intervenção dizem respeito a muitas empresas - na verdade, a todas as atividades do setor de serviços que exigem a intervenção de técnicos móveis.

Na verdade, ele é usado por empresas de serviços que realizam operações de manutenção, reparo ou instalação em áreas como

• ar condicionado
• refrigeração
• telecomunicações
• paisagismo
• encanamento
• eletricidade
• entrega de equipamentos para o setor de construção
• gerenciamento de instalações (gerenciamento de correspondência, manutenção predial, controle de segurança ou limpeza)
• manutenção de computadores, etc.

Os usuários estão principalmente no campo: podem ser técnicos, gerentes de serviços de campo, auditores, inspetores ou motoristas/entregadores de equipamentos. Outros possíveis usuários podem ser dos departamentos administrativo, contábil ou de RH da empresa interveniente, internos ou subcontratados, e clientes.

Quais são as principais etapas em um processo de relatório de intervenção?

Há três etapas principais no ciclo de vida de um relatório de intervenção:

→ upstream: o gerente responsável pelo planejamento e programação das intervenções compartilha as informações do cliente e a missão da equipe de intervenção.

O relatório deve conter:

• o local: o local exato da intervenção
• os detalhes das informações do cliente
• o modo de acesso: código Digi, acesso ao porão, etc.
• a data e o local do agendamento
• a descrição da intervenção: missão, restrições específicas
• o tipo de equipamento necessário no local para o técnico de serviço de campo
• anexos: mapa do local, diagramas
• histórico do cliente: intervenções e resultados anteriores

→ durante a intervenção: o relatório é usado pelo técnico ou pelo líder da equipe para compartilhar informações sobre o trabalho efetivamente realizado, gerenciamento de tempo, anomalias, materiais usados, comentários para o futuro. O documento é assinado pelo cliente, que, assim, valida a intervenção e, possivelmente, acrescenta suas observações.

Portanto, é necessário

• indicar com precisão os horários de início e término
• compartilhar informações sobre o status da intervenção em comparação com o cronograma inicial: em andamento, a ser continuada, abandonada
• tirar fotos que ilustrem o trabalho realizado
• indicar a quantidade de materiais e recursos efetivamente utilizados
• coletar a assinatura do cliente

→ depois: uma vez que o relatório tenha sido enviado à empresa prestadora de serviços, o departamento de contabilidade elabora a fatura e os recibos de pagamento para os trabalhadores envolvidos. Essa fase envolve não apenas as atividades de back office, mas também o próprio cliente,

De fato, o feedback do cliente pode ser inserido no software da empresa para fins de gerenciamento de clientes. Finalmente, o relatório é armazenado no sistema de computador ou impresso e arquivado.

Por que usar um relatório de intervenção?

Para que a equipe de intervenção:

• centralizar os detalhes do serviço (cliente, detalhes de contato, hora, local, data)
• acessar informações sobre as últimas operações no caso de várias intervenções
• manter um registro detalhado das horas trabalhadas
• ser supervisionada e receber apoio
• obter uma validação de seu trabalho por meio da assinatura do cliente

Para que a empresa/gerente de negócios interveniente:

• manter um histórico dos serviços prestados
• comunicar a programação do compromisso com o cliente
• proteger-se no caso de uma disputa com o cliente
• emitir uma fatura
• calcular o tempo de trabalho das equipes
• ajustar as estimativas para o custo da intervenção
• gerenciar o gerenciamento do relacionamento com o cliente com mais confiança
• incentivar as equipes a serem orientadas para os detalhes, a trabalharem de forma transparente e justa, de forma independente, mas com supervisão
• melhorar a mobilidade da empresa

Para que o cliente:

• manter um histórico dos serviços recebidos,
• encontrar mais facilmente os detalhes de contato da empresa de serviços de campo para serviços de manutenção e pós-venda,
• ter confiança no profissionalismo da organização de serviços,
• poder acrescentar observações e uma opinião sobre a qualidade do trabalho,
• entender melhor o faturamento

Como gerenciar os serviços de campo e os relatórios de intervenção? 3 maneiras de explorar

Formulários em papel

Eles podem ser adquiridos na forma de um livreto com folhas duplas ou triplas sem carbono para deixar uma cópia para o cliente e manter uma ou mais para a empresa prestadora de serviços.

Os especialistas em artigos de papelaria podem fornecer às empresas cadernos de intervenção personalizados com seu logotipo.

Eles preenchem cada formulário à mão.

Vantagens: é fácil e intuitivo para as organizações de serviços de campo que não se sentem confortáveis com ferramentas de computador e para estruturas muito pequenas.

Desvantagens:

• possíveis dificuldades para ler a caligrafia do técnico
• todas as informações precisam ser copiadas uma a uma na fatura final
• o caderno deve ser passado de uma mão para a outra para ser preenchido à medida que as intervenções avançam (risco de perda e omissão)
• o espaço limitado para fazer anotações
• arquivos físicos para os relatórios antigos
• o custo: cerca de 20 euros por 50 relatórios não personalizados

O relatório de intervenção em PDF para download

Os formulários de intervenção estão disponíveis on-line para download gratuito.

Se você não quiser comprar livretos de intervenção, essa é uma opção.

Vantagens: é gratuito, excluindo os custos de impressão (papel e tinta).

Desvantagens:

• possíveis dificuldades para ler a caligrafia do técnico
• é necessário enviar uma cópia para o cliente
• todas as informações precisam ser copiadas uma a uma na fatura final
• o espaço limitado para fazer anotações
• arquivamento e busca de comprovantes antigos (a menos que sejam digitalizados)

Planilhas de intervenção do Excel

É possível usar o Excel para criar planilhas de horas e preencher uma ordem de serviço

Vantagens :

• gratuito, se você não contar com a impressão e o custo da licença
• presença do software em quase todos os computadores
• a legibilidade das informações inseridas
• a possibilidade de criar fórmulas para preencher células automaticamente e gerar a fatura

Desvantagens:

• entrada pós-intervenção da tabela (alta margem de erros e atrasos)
• dimensão não muito colaborativa (a tabela deve ser compartilhada entre o facilitador e o planejador, que deve, idealmente, permitir que ele acesse determinadas células, mas proibi-lo de acessar outras)
• a necessidade de treinamento no caso de uso extensivo das funcionalidades do Excel
• a coleta da assinatura em uma mídia separada ou retrospectiva
• exportar para o formato PDF e depois arquivar

Automação dos relatórios de intervenção pelo serviço de campo

O relatório pode ser acessado por meio de um software de serviço de campo em dispositivos móveis ou computador. O gerente de negócios, os interventores, o cliente e os departamentos administrativo e contábil têm acesso a ele antes, durante e depois da intervenção.

Recentemente, algumas soluções desenvolveram a possibilidade de incluir um portal do cliente para melhorar o nível de serviço e o relacionamento final com o cliente de forma mais prática.

Vantagens :

• a ferramenta é ultra colaborativa e melhora a eficiência e a comunicação
• evita perdas e omissões causadas por planilhas de horas em papel ou Excel
• simplifica o planejamento de rotas
• as informações são legíveis e completas
• alguns campos são pré-preenchidos para facilitar o trabalho de relatório do técnico
• a autenticação pode limitar os direitos de acesso, permitindo que cada participante preencha apenas os dados que lhe dizem respeito
• ele pode ser acessado em qualquer lugar e a qualquer momento
• Muitas vezes, antes de pagar pelo serviço, é oferecida a possibilidade de solicitar uma demonstração gratuita para obter um teste
• Pode ser mais personalizável para atender perfeitamente às necessidades das operações de campo, por exemplo, pode oferecer serviços extras, como um portal do cliente, lembrete de compromissos, catálogo de serviços, faturamento, assinatura eletrônica etc.
• Aumenta a satisfação do cliente e a produtividade da força de trabalho

Desvantagens: tudo isso é possível mediante o pagamento de uma taxa. Mas os ganhos em tempo, produtividade e rastreabilidade valem o custo de uma assinatura.

Algumas soluções oferecem pacotes gratuitos, mas limitados em termos de usuários e/ou recursos.

Foco na desmaterialização e otimização das atividades

O objetivo aqui é otimizar as jornadas da força de trabalho, mas também apoiá-la da melhor maneira possível para que ela possa realizar um trabalho de qualidade e aumentar a satisfação do cliente.

Atualmente, a forma de intervenção desmaterializada é mais do que legítima porque

• os novos funcionários que estão entrando no mercado são nativos digitais: eles se sentem muito mais confortáveis e motivados para preencher um formulário de serviço por meio de um aplicativo. Eles também têm a sensação de pertencer a uma empresa no espírito da época
• a geração anterior também se tornou digital e essa tendência está aumentando com o passar dos anos

Por que você deve recorrer a uma tecnologia de gerenciamento de serviços de campo baseada em nuvem?

Além das vantagens do formulário de serviço clássico, o relatório desmaterializado por meio de uma solução de software SaaS permite

• um acompanhamento dos fluxos de trabalho e comunicação em tempo real das atualizações da rota
• gerenciamento de técnicos e da força de trabalho para melhor colaboração
• acesso móvel em dispositivos com uma sincronização ex-post dos aplicativos móveis - às vezes, os canteiros de obras estão em áreas sem recepção de sinal
• melhorar a produtividade: o técnico perde menos tempo preenchendo relatórios de intervenção para que possa se concentrar melhor em seu trabalho, melhor planejamento de recursos e gerenciamento de ativos
• a rastreabilidade das intervenções
• economia de tempo no monitoramento da produção, no faturamento e na preparação da folha de pagamento, graças à conexão entre o aplicativo e o sistema de TI da empresa
• aliviar as equipes de uma tarefa administrativa complexa e assustadora e do tempo de viagem de volta ao escritório para lidar com o relatório
• gerenciamento mais preciso do tempo dos participantes
• automação da edição e transmissão de relatórios de serviço
• armazenamento e histórico de intervenções mais fáceis
• possibilidade de anexar fotos e arquivos ao relatório
• aumento do envolvimento do cliente por meio da boa comunicação e da qualidade do serviço
• personalização e pré-configuração de acordo com os setores
• segurança dos dados graças a formulários configuráveis e restritos
• aumento da reatividade a qualquer ocorrência por meio de painéis de controle
• a imagem de modernidade refletida pelo uso de novas tecnologias

Soluções de gerenciamento de serviços de campo baseadas em nuvem: nossa seleção

Formulários Kizeo

Os formulários Kizeo são muito mais do que um aplicativo móvel: são uma ferramenta de trabalho essencial que o fará economizar um tempo considerável, melhorando a produtividade dos seus técnicos em campo. Com um simples "arrastar e soltar", escolha as opções a serem adicionadas ao seu formulário e insira os dados com ou sem conexão com a Internet. Seus relatórios serão gerados e enviados automaticamente por e-mail. Esse software também é totalmente configurável para atender especificamente às suas necessidades.

Praxedo

A Praxedo é um dos principais fornecedores de soluções de gerenciamento de intervenção SaaS. Ela oferece uma solução 100% personalizável que pode ser integrada a outros softwares já existentes na empresa (ERP, gerenciamento de estoque, faturamento, CRM, etc.). Por meio de seu aplicativo móvel, oferece a oportunidade de trabalhar remotamente também no modo off-line.

Urbest

O Urbest é um software de comunicação especializado no setor de construção. O principal escopo dessa plataforma de serviços é aprimorar o gerenciamento de serviços de campo. Ela tem várias funções, como o compartilhamento de informações para operações de manutenção, um painel de controle para acompanhar o status das intervenções, uma ferramenta para medir a experiência do cliente em comparação com as expectativas etc. Além disso, ela pode ser usada em qualquer lugar graças ao aplicativo móvel.

Twimm

O Twimm é uma plataforma CMMS que oferece suporte no gerenciamento de atividades de intervenção, prevenção e assistência. Graças à estrutura modular, o software é flexível e fácil de adaptar de acordo com as necessidades específicas das organizações de serviços. Mesmo nesse caso, o usuário pode aproveitá-lo em seu dispositivo móvel graças a um aplicativo que permite atualizar as informações off-line.

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Uma revolução no mundo das empresas de serviços de campo

O gerenciamento de manutenção por meio de um aplicativo em nuvem, especialmente o gerenciamento de relatórios de intervenção, ajuda no acompanhamento da produção e na otimização dos recursos, da força de trabalho e dos ativos de TI.

Esse investimento terá um impacto tão grande em sua eficiência que você perceberá uma clara redução dos custos de mão de obra e material e um aumento dos lucros.

A desmaterialização dos formulários de intervenção também alivia seus técnicos, que veem uma tarefa trabalhosa e simplificada, melhorando a qualidade do trabalho e o bem-estar deles.

A satisfação do usuário será a prova do seu profissionalismo e da experiência das suas equipes. O que mais você poderia pedir para tomar essa decisão?