Planeje um projeto como um profissional: 6 dicas com a Asana

1) Você é um gerente de projetos e está procurando melhorar a produtividade e a organização?

▶︎ Analisamos as regras de ouro do planejamento de projetos.

2) Você já encontrou seu software de gerenciamento de projetos, mas quer compará-lo com os recursos da solução Asana?
3) Você é novo na Asana?

▶︎ Depois de testar a Asana, revelaremos 10 dicas práticas.

Como você pode ver, se você respondeu 1), 2) ou 3), este artigo é do seu interesse.
Nenhum conceito ou prática recomendada de gerenciamento de projetos terá segredos para você!

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Planejamento magistral de projetos

Quando se trata de gerenciamento de projetos, o planejamento é uma das etapas essenciais para que seus projetos sejam bem-sucedidos.

O planejamento de projetos envolve :

• determinar e priorizar as várias tarefas do projeto de acordo com os objetivos definidos
• estimar sua carga de trabalho
• determinar os recursos necessários para realizá-las.

Usando o cronograma, você pode :

• alocar recursos para as tarefas
• monitorar o andamento do projeto,
• ver quais objetivos foram alcançados e quais sofreram atrasos,
• comunicar-se internamente e com seus parceiros, clientes e fornecedores.

Entendendo os objetivos e as entregas

Os objetivos de um projeto são determinados por todos os gerentes da empresa envolvidos em sua implementação.
O objetivo geral é a meta de médio ou longo prazo (desenvolvimento do conhecimento da marca, produtividade, imagem etc.).
Ele é composto de objetivos específicos (marcos) com sua própria finalidade e prazo (assinatura de um contrato, lançamento de um produto etc.).

Os entregáveis são a forma pela qual os resultados são apresentados.
Eles são um dos 4 elementos a serem levados em conta ao dividir um projeto com :

• tarefas
• recursos
• marcos.

Método de divisão do projeto e programação de tarefas

Para planejar um projeto, é aconselhável estruturá-lo dividindo-o em diferentes tarefas, de forma hierárquica, usando o método WBS (Work Breakdown Structure).

Dessa forma, você define :

• os entregáveis mais importantes e prioritários do projeto,
• potencialmente, a divisão desses entregáveis em subconjuntos,
• as tarefas necessárias para concluir cada entregável e subentregável,
• se necessário, o detalhamento dessas tarefas.

Um dos métodos mais conhecidos para gerenciar seus projetos, programar e planejar tarefas é o método PERT (técnica de avaliação e revisão de programas ou tarefa de pesquisa de avaliação de programas).
O diagrama PERT representa o cronograma do projeto, concentrando-se na interconexão das tarefas a serem executadas e possibilitando a determinação do caminho crítico, que determina a duração mínima do projeto.

O gráfico de Gantt é frequentemente usado como complemento, pois a escala de tempo é menos convencional do que a do gráfico PERT, já que se baseia em durações ou em um calendário, e não na sequência de tarefas. Ele fornece uma representação gráfica do progresso do projeto. A Asana integra essa funcionalidade.

As tarefas podem então ser sequenciadas em um cronograma, cronologicamente ou em paralelo, levando em conta uma margem de segurança.

Caminho crítico, margens e alocação de recursos

O caminho crítico é a sequência de tarefas de um projeto ao longo de sua vida útil:

• Cada tarefa atrasada tem um impacto direto sobre as outras tarefas e sobre a data de término do projeto,
• As margens são definidas para cada tarefa que não afeta a duração do projeto,
• Uma vez posicionadas no caminho crítico, as tarefas têm margem zero.

Cálculo da margem total = diferença entre o último início da próxima tarefa mais exigente e o primeiro término da tarefa em questão.

A limitação do caminho crítico é que ele não leva em conta a dimensão "recursos", que é uma fonte de problemas.

Os recursos podem ser :

• humanos
• orçamentários
• materiais
• tecnológicos.

Identificação de fatores de risco

O método CCPM ( Critical Chain Project Management ) é frequentemente usado para complementar o caminho crítico.

Entre outras coisas, ele possibilita :

• identificar os fatores de risco associados a cada tarefa
• Evitar conflitos de prioridade para diferentes recursos, entre vários projetos e entre tarefas dentro do mesmo projeto,
• Limitar a multitarefa e o desperdício de tempo,
• liberar o gerente de projeto da supervisão de detalhes, para que ele possa dedicar seu tempo aos aspectos essenciais do projeto.

Alguns fatores de risco:

• humanos,
• orçamentário (custos ocultos ou imprevistos),
• material (atrasos no fornecimento, falhas)
• tecnológicos (mudanças)
• organizacionais (falta de comunicação e coordenação), etc.

Monitoramento do cronograma e do progresso das tarefas

Uma vez que as tarefas e os prazos tenham sido claramente definidos, os recursos alocados e as pessoas responsáveis designadas, o cronograma toma forma.
Para fins de monitoramento, o quadro Kanban é um dos métodos visuais possíveis: é uma representação do fluxo de trabalho (processo de processamento de tarefas), usando um sistema de post-its em um quadro.
Cada tarefa passa de "programada" para "em andamento" e para "concluída".

Escolhendo a ferramenta certa

A Asana é uma das ferramentas de organização do trabalho, gerenciamento de projetos e tarefas mais usadas na computação em nuvem.
Ela é colaborativa, flexível e de última geração, permitindo um gerenciamento enxuto.
Particularmente adequada para projetos simples e intermediários, ela permite estruturar, planejar e monitorar um projeto, incluindo todas as partes interessadas, sem perdê-las ao longo do caminho.
Não há mais tarefas sem responsabilidade ou funcionários confusos: tudo é registrado, arquivado, priorizado e os prazos são claros, independentemente do tamanho da sua empresa.

6 dicas muito práticas sobre a Asana

1: Automatize seus fluxos de trabalho com o Zapier ou o Tray.io

O Zapier e o Tray.io são duas plataformas de integração e automação compatíveis com quase todos os softwares corporativos baseados em SaaS, dando a você acesso a todos os recursos da API da Asana [101 até o momento!]

Ao se conectar ao Zapier, você pode vincular os aplicativos Redmine e Asana.
Isso permite que você crie uma tarefa na Asana automaticamente ao criar seus tíquetes do Redmine e definir parâmetros para :

• o título da tarefa,
• sua descrição
• o projeto ao qual ela deve ser adicionada,
• a pessoa responsável e os assinantes,
• a data de conclusão, etc.

Você também pode vincular a Asana ao Salesforce usando o Tray.io e criar um zap entre os dois aplicativos: todos os funcionários envolvidos são alertados sobre as tarefas que lhes cabem em termos de gerenciamento de relacionamento com o cliente (fechar uma venda, etc.).

2: Sincronize o Gmail ou o Outlook com a Asana

A interoperabilidade entre essas soluções significa que você pode optar por transformar um de seus e-mails recebidos em uma tarefa Asana, diretamente da sua caixa de entrada.

NB: o mesmo processo é possível:

• a partir de uma página da Web,
• quando alguém se inscreve em seu boletim informativo etc.

Além disso, a sincronização com o Google Calendar permite que você integre o calendário do seu projeto.
Assim, você pode planejar seu tempo, certificar-se de não esquecer nada e cumprir os prazos.
A Asana até mesmo envia e-mails de lembrete à medida que os prazos se aproximam.

3: Sincronizar o Slack e a Asana

Você pode :

• agir diretamente nas tarefas a partir de notificações ou de um link da Asana (visualizar detalhes da tarefa, alterar a pessoa responsável e/ou o prazo, etc.),
• receber notificações no Slack quando uma alteração é feita nas tarefas atribuídas a você ou que você está monitorando,
• vincular um projeto específico da Asana a um canal do Slack,
• criar uma nova tarefa na Asana sem sair do Slack, digitando "/asana create",
• transformar uma mensagem do Slack em uma tarefa da Asana, etc.

4: Estruture suas tarefas

Você pode :

• dividi-las em :
  • em subtarefas
  • em tarefas recorrentes (usando duplicação), etc,

• Agrupe-os por seção,
• adicionar seus colegas como assinantes de algumas delas,
• adicionar campos personalizados (por exemplo, prioridade),

• criar interdependências entre suas tarefas.

Para marcar uma tarefa como dependente de outra:

• clique no ícone de três pontos no painel direito,
• No menu suspenso que aparece, clique em "Mark as dependent on..." (Marcar como dependente de...).

5: Visualizar sua agenda de várias maneiras

Exemplos de agendas :

• no modo de calendário,

• no modo de arquivo (documentos compartilhados),
• no modo de progresso,
• no modo de lista,

• no modo de roteiro,
• Modo de quadro Kanban,

da esquerda para a direita: "lista de tarefas", "a fazer", "em andamento" e "concluído".

6: Anexe arquivos a tarefas diretamente do DropBox, Google Drive ou OneDrive

Quer saber mais sobre a Asana?

Assista ao vídeo de demonstração (em inglês - a editora é americana, mas o software está disponível em francês):

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NB: A Asana oferece uma versão gratuita e uma versão premium a partir de € 5,75/mês/usuário para pequenas empresas.

Por fim, a Asana oferece uma experiência agradável ao usuário e ao colaborador graças à sua interface ergonômica e intuitiva e às suas funcionalidades bem pensadas.
A colaboração e a conexão com o usuário estão no centro do uso da plataforma.

O planejamento e o gerenciamento de projetos e tarefas tornam-se intuitivos. Você pode se concentrar no que é realmente importante: o sucesso de seus projetos.