Como vincular o tempo e a frequência ao teletrabalho?

Desde 2003, o Parlamento Europeu exige que as empresas monitorem o tempo de trabalho de seus funcionários. No entanto, pesquisas mostraram que, na Espanha, muitos empregadores só registravam as horas de trabalho oficiais, e não as horas extras.

O decreto de 2019 do Tribunal de Justiça da União Europeia foi estabelecido justamente para melhorar as condições de trabalho dos funcionários e garantir o controle ideal do tempo por parte das empresas. O que esse decreto muda? A lei agora obriga os empregadores a registrar as horas de trabalho de seus funcionários por meio de um sistema de registro. Uma lei que também deve ser aplicada ao teletrabalho.

O teletrabalho certamente não era muito comum antes de a COVID-19 entrar em nossas vidas, mas a pandemia não nos deixou outra escolha a não ser nos adaptarmos e adotarmos o teletrabalho. Hoje, os funcionários não estão apenas trabalhando em regime de teletrabalho alguns dias por semana, mas às vezes passam semanas trabalhando em casa.

Então, como implementar o controle remoto do tempo? Aqui estão algumas dicas sobre como adaptar seus métodos ao teletrabalho.

1. revise os horários de teletrabalho

Incentive horários de trabalho flexíveis

A lei de teletrabalho menciona a possibilidade de o funcionário adaptar seu horário de trabalho em casa, somente se, no final do dia, ele registrar o mesmo número de horas exigido pelo empregador.

Por que horários de trabalho flexíveis? Seu funcionário não tem o mesmo ritmo de vida quando está em casa e pode ser perturbado por fatores externos, como passear com o cachorro, preparar o almoço para toda a família etc. Para que ele mantenha o foco durante o tempo de trabalho, recomendamos que você dê a ele a possibilidade de ajustar seus horários para garantir sua eficácia. Além disso, dar autonomia é a melhor maneira de dar responsabilidade às pessoas que você supervisiona.

Respeitar o direito à desconexão digital

Se os funcionários precisam respeitar suas horas de trabalho, o empregador, por sua vez, precisa respeitar seu horário de trabalho. À distância, como temos acesso às nossas ferramentas digitais o tempo todo, fica mais difícil se desconectar fora do horário de trabalho. Especialmente quando os funcionários têm horários de trabalho diferentes e não respeitam o direito de descanso uns dos outros.

Respeitar o direito à desconexão digital, conforme estipulado pela lei do teletrabalho, é essencial para a saúde e para manter o equilíbrio profissional e pessoal dos trabalhadores. Para esse fim, recomendamos

• Conscientize seus funcionários sobre os riscos psicossociais relacionados à hiperconexão.
• Convide-os a desativar as notificações (mensagens instantâneas, e-mails, etc.) e a criar respostas automáticas fora do horário de trabalho.
• Lembre a todos que os funcionários não podem ser contatados fora do horário de trabalho.
• Fundamental: monitore os horários de todos os seus funcionários e compartilhe-os com os gerentes para que eles saibam como suas equipes estão organizadas remotamente.

2. Escolha ferramentas adequadas ao teletrabalho para gerenciar os horários

Métodos baseados em autorrelato

À distância, as pessoas que você supervisiona trabalham com autonomia. Portanto, recomendamos que elas mesmas registrem suas horas de trabalho. Oferecer a oportunidade de trabalhar em casa também significa confiança, e a confiança é a chave para o sucesso de suas equipes e de sua empresa. No final, sua função será apenas a de verificar os dados, o que lhe poupará muito tempo.

Como cumprir o decreto de 2019 no contexto do teletrabalho? Aqui estão duas soluções baseadas na autodeclaração:

1. A planilha: peça aos seus funcionários que preencham uma planilha compartilhada com seus horários, mencionando o horário dos intervalos. A desvantagem desse método é que ele é manual, a margem de erro é maior do que com um sistema automatizado e há um risco no caso de uma inspeção do trabalho.
2. Software de gerenciamento de tempo: esse é o método mais compatível com o teletrabalho. Os horários já são inseridos e, se por algum motivo um funcionário precisar ajustá-los, você será notificado automaticamente. Além disso, os gerentes podem ter acesso às folhas de ponto de todos os membros da equipe.

As vantagens do software de gerenciamento de tempo

Além de cumprir as exigências da lei, um software de controle de ponto permite automatizar todo o processo. A economia de tempo é enorme, por esses motivos:

• Não há necessidade de verificar os funcionários para ter certeza de que declararam suas horas; o sistema alerta aqueles que não o fizeram.
• Se os funcionários não fizerem nenhuma alteração incomum, as planilhas de horas serão validadas automaticamente, sem necessidade de verificação.
• Um bom programa oferece a possibilidade de exportar horas extras e outros itens variáveis para constar na folha de pagamento.
• Em caso de inspeção, os registros são simplesmente baixados para apresentação e arquivados por quatro anos, conforme exigido por lei.

O funcionário também se beneficia do uso do software de controle de ponto. Ele pode facilmente flexibilizar suas horas de teletrabalho e informar seu gerente, que pode então respeitar seu direito à desconexão digital.

Para os funcionários que recebem missões (como consultores), o software de gerenciamento de tempo permite que eles insiram as horas gastas por tarefa e gerem relatórios de atividades.

Por fim, os funcionários que registram horas extras são identificados automaticamente. Isso permite que o gerente analise sua carga de trabalho e tome medidas corretivas.

Fora do contexto do teletrabalho, o princípio do autorrelato é, de qualquer forma, fundamental para envolver os funcionários: ele os ajuda a assumir suas responsabilidades.

Ele também economiza o tempo das equipes de RH ao eliminar as tarefas mais tediosas e demoradas sem agregar valor. Não apenas para o registro de horas! É um princípio que pode ser aplicado à declaração de férias e ausências, ou à preparação da integração de um funcionário, por exemplo, gerenciando todas as tarefas por meio de um programa simples e colaborativo.

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