Penalidades de registro de horas deixam os empregadores nervosos

☝️ A guerra avisada não mata um soldado.

Ou, pelo menos, foi isso que a Inspetoria do Trabalho e da Previdência Social disse quando a lei sobre controle de ponto anunciou que haveria multas por não cumprimento do registro de ponto.

Contra todas as probabilidades, 9.000 infrações foram detectadas durante o primeiro trimestre de 2021. Mas vamos lá, o que não nos mata, nos fortalece!

Vamos dar uma olhada nas sanções do registro de horas, como elas afetam você como empresa e como autônomo e, acima de tudo, como evitá-las.

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Recapitulando: o que diz o Real Decreto-Lei 8/2019?

Já falamos sobre ele em episódios anteriores, como este sobre o registro de horas de trabalho e este sobre sistemas de horário e presença. No entanto, nada nos impede de fazer uma rápida revisão, antes de entrar no assunto:

• O Real Decreto-Lei 8/2019 sobre medidas urgentes de proteção social e combate à precariedade da jornada de trabalho entrou em vigor em março de 2019.
• Esse regulamento, por meio de suas disposições, busca proteger os trabalhadores com relação às horas extras e sua correta remuneração.
• No entanto, a maneira de garantir isso tem uma implicação direta nas empresas e nos trabalhadores autônomos, pois os obriga a:
  • Registrar a jornada de trabalho (detalhando os horários de início e término da jornada de trabalho),
  • manter esses registros por pelo menos quatro anos.

Mas isso não é tudo. Como não há lei sem exceções e toda situação é suscetível a mudanças, rapidamente começaram a surgir dúvidas sobre o cumprimento das disposições legais, especialmente com relação a:

• O método ou sistema a ser implementado para garantir o registro diário da jornada de trabalho;
• aos arranjos de trabalho sob os quais as disposições deveriam ser aplicadas (inicialmente no caso do horário flexível e rapidamente no caso do teletrabalho);
• o tempo a partir do qual as sanções entrariam em vigor e em que consistiriam, uma vez que o período de carência com sanções sem efeito chegasse ao fim.

Penalidades por não manter registros de horas

A Lei de Infrações e Sanções da Ordem Social (LISSOS) é a lei espanhola que determina o que constitui uma infração da ordem social. Essa lei faz uma classificação, de acordo com a natureza do dever infringido e a entidade do direito afetado, como segue:

• Infrações menores,
• infrações graves,
• infrações muito graves.

As relações trabalhistas, que precisam ser regulamentadas para evitar excessos e garantir seu desenvolvimento correto, também são cobertas pelo texto da lei. Em termos de infrações trabalhistas, a regulamentação determina que elas correspondem a ações ou omissões dos empregadores contrárias à lei e ao que está definido em acordos coletivos.

Com relação às horas de trabalho, a lei determina como infrações graves no âmbito trabalhista:

A transgressão das normas e limites legais ou acordados em matéria de horário de trabalho, trabalho noturno, horas extras, horas suplementares, intervalos, feriados, licenças, dispensas, registro de jornada de trabalho e, em geral, o tempo de trabalho a que se referem os artigos 12, 23 e 34 a 38 do Estatuto dos Trabalhadores.

Inicialmente, as penalidades por descumprimento das disposições relativas ao controle de jornada foram fixadas nos seguintes valores:

No entanto, desde agosto de 2021 e justificado pelo fato de que os valores das penalidades devem ser atualizados para manter seu caráter dissuasivo e pela inevitável variação dos Índices de Preços ao Consumidor, o governo modificou os valores das multas.

Essas multas são aplicáveis a todas as categorias e grupos profissionais previstos no artigo 1º do Estatuto do Trabalhador, incluindo autônomos e empregados. A nova faixa de valores das multas foi então definida da seguinte forma:

O efeito da modificação desses valores não é retroativo. Nesse sentido, as empresas que estavam sujeitas à abertura de processos por não conformidade antes da data de modificação dos valores, terão que responder de acordo com os valores que se aplicavam naquela data.

Inventa lege, inventa fraude: a necessidade de estabelecer penalidades para a não manutenção dos registros de ponto

Desde a antiguidade, sabe-se que , assim como a lei é feita, a armadilha também é feita.

A necessidade de garantir a eficácia de uma lei, portanto, anda de mãos dadas com o estabelecimento de uma série de sanções que funcionam como um incentivo. Os meandros da questão surgem quando se percebe que a não conformidade não responde necessariamente a uma falta de vontade, mas sim às dificuldades envolvidas na aplicação correta da lei.

Na Espanha, o registro de horas é geralmente implementado. No entanto, está claro que isso não significa o mesmo esforço para as grandes empresas e para as PMEs, e menos ainda para os autônomos.

Os profissionais autônomos geralmente implementam mecanismos simples (registros manuscritos ou planilhas do Excel) que, embora eficazes, provavelmente não garantem o rigor que o procedimento de registro de horas exige.

As grandes empresas, por outro lado, podem ter softwares ou aplicativos que automatizam o processo de registro de entrada e saída de seus funcionários, garantindo a conformidade com a lei.

Embora a lei não exija um tipo único de sistema de registro de horas, situações como o teletrabalho ou a escassez de meios para implementar métodos eficazes de monitoramento e controle contribuem para que muitas empresas e trabalhadores autônomos continuem a infringir a lei.

Perdendo a batalha, mas não a guerra: os esforços da Inspetoria

A Inspetoria do Trabalho e Previdência Social aprovou recentemente seu Plano Estratégico 2021-2023, que permitirá a modernização da entidade. Para garantir um melhor controle, ela busca implementar ferramentas e recursos que garantam, entre outras coisas

• A localização de infrações de não conformidade,
• o monitoramento de irregularidades em seu desenvolvimento e acompanhamento,
• o respeito aos direitos trabalhistas e sociais,
• a melhoria da qualidade do emprego,
• o combate à precariedade e à fraude.

Entretanto, o foco dessa modernização também deve ser o esforço para fornecer a orientação e o apoio necessários para que os empregadores possam entender as normas e aplicá-las adequadamente.

Veja também: Registro de horas: respostas para as perguntas mais e menos frequentes sobre a lei

Como garantir o registro de horas? → Primeira e última penalidades!

Conforme mencionado acima, se há algo em que a lei é flexível, é no que diz respeito à escolha do sistema de registro de horas que os empregadores têm para garantir a conformidade com suas obrigações.

Dependendo do tipo de empresa, seu tamanho e seu setor de atividade, um sistema pode ser mais adequado do que outro às necessidades e aos recursos disponíveis. Nesse sentido, o registro pode ser feito

• Manualmente: à mão ou usando ferramentas como o Excel para criar um modelo de registro de ponto;
• Automatizado: usando software de registro de ponto, aplicativos, sistemas biométricos, etc.

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Em resumo...

• O Real Decreto-Lei 8/2019 é o regulamento que contém, entre outras, as disposições relativas ao cumprimento obrigatório, por parte dos empregadores, do registro da jornada de trabalho diária de seus trabalhadores.
• Para garantir o cumprimento de suas disposições, a Lei de Infrações e Sanções na Ordem Social (LISSOS) distingue entre: infrações leves, graves e muito graves.
• O não cumprimento do registro de horas é considerado uma infração grave, cuja multa atualmente pode chegar a 7.500 euros.
• Embora existam diferentes sistemas para o cumprimento do registro de horas, ainda há dificuldades para fazê-lo, especialmente entre as pequenas empresas e os autônomos.
• Como a não conformidade com as disposições legais geralmente está fora do controle daqueles que devem cumpri-las, a Inspetoria do Trabalho está se esforçando para modernizar seus procedimentos e, idealmente, para oferecer melhor suporte.

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