[Estudo de caso] A Infopro Digital otimiza seu planejamento e seus recursos

A empresa líder em informações automotivas para métodos e peças de reposição finamente orçamenta seus estudos.

A Infopro Digital (3.600 funcionários, volume de negócios de 480 milhões de euros, presença em 15 países) desenvolve soluções digitais (plataformas, software, feiras, bancos de dados, treinamento) que permitem que seus clientes de seis comunidades profissionais (seguros e finanças, automotivo, construção, distribuição, indústria e setor público) aumentem seu desempenho de vendas.

Seu negócio automotivo é líder no mercado francês de dados relacionados a métodos e peças de reposição. Com o objetivo de desenvolver esse tipo de serviço para exportação, a empresa precisou primeiro obter uma visão mais detalhada de seu tempo de pesquisa. Em seguida, passou para uma fase de análise dos tempos por meio do cruzamento de informações. Philippe Sevot, Diretor de Qualidade e Mudança, explica os desafios organizacionais da Infopro Digital.

Um mercado francês favorável, ambições internacionais

A Infopro Digital projeta manuais de reparo de automóveis para fabricantes internacionais e pessoas físicas. Agora que esses manuais estão em formato digital, a empresa está enriquecendo os bancos de dados traduzidos para 47 idiomas em um aplicativo usado por seus clientes. Ele inclui detalhes de peças, preços, as informações necessárias para elaborar estimativas e valores de seguro após danos.

A empresa é líder de mercado na França em dados de "Métodos" e "Peças", fornecendo um serviço abrangente. Somente em termos de Methods, a Infopro Digital não tem concorrência na França nesse nicho de mercado. A empresa desenvolveu aplicativos especializados para para-brisas, espelhos e peças de para-brisas para redes que trabalham com seguradoras. As cotações produzidas usando a ferramenta interna da Infopro Digital precisam se comunicar com a solução de seguro para serem reembolsadas.

A ambição da empresa é desenvolver seus métodos no exterior, além de peças, onde estará em contato com operadoras britânicas e alemãs, entre outras.

O desafio: conhecimento profundo das peças e dos métodos utilizados

Um enorme banco de dados (95.000 entradas), composto principalmente de informações de fabricantes, está no centro do negócio.

"O desafio para o departamento de produção, que está espalhado por vários locais - Antony, Orléans, Bordeaux e Tunísia - é recuperar as informações dos fabricantes e colocá-las em um banco de dados para publicação nas ferramentas da Infopro Digital. O banco de dados permanece único, mas as ferramentas terão partes específicas, dependendo do cliente. Como editora, nos beneficiamos de contratos especiais para editar e recriar a documentação técnica dos fabricantes, que complementamos com iconografia e métodos internos", explica Philippe Sevot, que também é responsável pela assistência documental.

A construção de um carro é um processo complexo

Um veículo é formado por um conjunto complexo de componentes. Uma carroceria pode ter 5 portas e vir em versões de carroceria, cabriolet, 3-4 ou 5 portas. Há também diferentes motores, caixas de câmbio e chassis. Os agrupamentos são feitos durante a produção. Por exemplo, uma troca de óleo do motor envolverá um grupo de veículos. Nesse contexto, um estudo envolve pegar um conjunto de veículos e coletar informações para cada motor, caixa de câmbio, carroceria etc.

Um estudo na Infopro Digital é como construir um veículo "real". Assim, por exemplo, injetamos um determinado número de métodos, peças e tempos de mão de obra em um chassi esportivo Audi A4 estate com motor de 2 litros e caixa de câmbio automática de 7 velocidades. Algumas equipes lidam com métodos de nível 1 ou 2, outras com peças, tempos ou preços originais do fabricante.

"Estimar os tempos de produção de um estudo era complexo e nos deparávamos com imprecisões e tempos de processamento considerados muito longos. Precisávamos de uma solução robusta capaz de apontar um número preciso de horas para partes específicas do processo de produção. A ferramenta Beebole foi adaptada para atender a todos esses requisitos.

Philippe Sevot, responsable Qualité et Changement pour l’activité automobile

Beebole: uma ferramenta fácil de usar e flexível para rastrear tendências

Os funcionários podem acessar uma planilha de atividades por meio de seu desktop ou smartphone. Ela é apresentada em uma visualização diária ou semanal muito simples. A "matéria-prima" é um carro. O funcionário escolhe uma atividade em um menu suspenso com dezenas de milhares de entradas. Cada modelo tem um "código de grupo de modelos" que exibe todos os elementos relacionados ao modelo selecionado. A Infopro Digital listou todos os modelos de carros em que está trabalhando, levando em conta que um modelo pode ter um motor diferente, existir em várias versões etc.

A empresa precisava de um sistema robusto capaz de processar essa massa de informações na forma de projetos. O funcionário seleciona um registro e digita um número de horas e/ou minutos. Não há necessidade de hora inicial ou final. Depois que o registro é feito, o funcionário pode enviar a planilha para aprovação. Tudo isso funciona muito bem.

O administrador cuida de duas coisas:

• criar todos os modelos de carros à medida que eles chegam,
• a criação de funcionários no sistema e seus direitos de acesso.

O sistema de agrupamento de entradas permite a definição de tendências

Um dos principais pontos do sistema: Philippe Sevot desenvolveu um sistema para agrupar entradas e dar a elas uma nova dimensão. Assim, os modelos de carros foram estruturados por marca, tipo de motor etc. Há cerca de vinte grupos, o que possibilita a identificação de tendências. Há cerca de vinte grupos, o que acrescenta dimensões a cada registro da lista.

Portanto, a lista de modelos de carros mostra as diferentes marcas, motores, capacidades cúbicas, etc. Ao gerar relatórios, o administrador obtém uma visão geral de todos os modelos de carros, mas incorporando os vários critérios de grupos predefinidos. Assim, é possível analisar o tempo gasto em todos os modelos da Fiat, por exemplo, ou o tempo médio de desmontagem de um carro a gasolina, etc. O sistema permite, portanto, análises avançadas e a definição de tendências por modelo.

Gerenciamento de tempo complexo em vários locais

Os controles de qualidade e entrega são adicionados ao longo do processo de produção. Cada estágio foi detalhado na ferramenta de gerenciamento de tempo. O objetivo é poder identificar com precisão, para cada veículo criado, o tempo necessário para concluir o nível de "peças e manutenção", o nível de "600 peças" e o nível de "torque". Por exemplo, a conclusão do nível de 600 peças requer 10% do tempo para a preparação do veículo, 70% para a produção pura e 20% para o controle de qualidade. Portanto, a ferramenta de gerenciamento de tempo foi especificada dessa forma desde o início. Do ponto de vista ético, estava fora de questão usá-la para medir a produtividade ou usá-la durante as avaliações anuais.

Hoje, a equipe francesa trabalha 7h30 por dia e 6h30 às sextas-feiras. A semana foi congelada em 36 horas e 50 minutos. Philippe Sevot encontrou dificuldades quando se tratava de trabalhar mais horas: "Queríamos bloquear a jornada de 7h30 por dia. Se as horas fossem excedidas, o gerente tinha que enviar uma solicitação de horas extras, o que exigia a inclusão de um regulamento específico para limitar a jornada de trabalho diária a 7h30".

Quanto à entidade tunisiana, ela trabalha 8 horas por dia. Entretanto, durante o período do Ramadã, essa jornada é reduzida para 6h30, como no verão, antes de retornar às 8 horas em setembro.

Monitoramento mais rigoroso dos horários de estudo e das tarefas

"Idealmente, gostaríamos de refinar nossa noção de programações diárias/semanais e ter a possibilidade de criar intervalos de tempo padrão atribuídos a funcionários ou equipes. A vantagem atual do Beebole é que, em um piscar de olhos, é possível ver o status de uma entrada (normal ou anormal) por meio de um código de cor verde ou vermelho".

Além disso, um técnico de uma equipe que trabalha com para-brisas pode estar temporariamente ajudando outra equipe com filtragem. Como resultado, o sistema acaba com entradas inconsistentes: embora ele faça parte da equipe de para-brisas, ele executou tarefas relacionadas a filtros.

"Agora sei que o Beebole integra o conceito de equipe. Basta criar dois tipos de equipe: equipes de "pessoas" e equipes de "projetos" ou "atividades". Duas colunas diferentes aparecem no Beebole, permitindo visualizar os movimentos entre as equipes.

Com vários anos de retrospectiva, o Sr. Sevot mede o tempo gasto no preenchimento de um banco de dados e é capaz de identificar tendências temporais no projeto do estudo, especialmente graças à meta visualização não intrusiva fornecida pelos grupos. Isso permite que ele planeje melhor os recursos e o número de estudos para os próximos anos.

Ganhos em termos de precisão

No último ano, uma nova equipe de governança assumiu uma missão de qualidade e agora está fazendo a verificação cruzada das informações: "O Beebole me permite verificar se as horas foram realmente inseridas em cada estágio, para que possamos ir além do declarativo. Os números anunciados em um lado devem corresponder aos dados reais inseridos", garante o Sr. Sevot. Como o sistema é usado por quase 300 pessoas, o rigor é essencial. Especialmente porque o custo é, obviamente, repassado no preço da documentação que os clientes compram.

Ele explica: "Certos tipos de estudo costumavam levar 12 dias para serem concluídos, um período reduzido para 9 dias pela gerência anterior. A duração real era de 7 dias. Entretanto, as etapas de preparação que reduziriam os erros subsequentes não haviam sido registradas. Portanto, foram solicitados 2 dias adicionais. Eu me asseguro de que eles sejam registrados corretamente no Beebole. No final das contas, a falta de precisão acaba resultando sistematicamente em registros imprecisos.

Desenvolvimentos no uso operacional do gerenciamento de tempo

Atualmente, o Sr. Sevot trabalha com uma extração mensal e depois produz tabelas dinâmicas. Isso permite que ele faça verificações cruzadas com outros tipos de tabelas. Por enquanto, o processo ainda é um pouco complicado, porque essas exportações mensais de cerca de 5.000 linhas para o Excel vão atingir seus limites. O próprio Excel não foi projetado para ser um banco de dados e, a médio prazo, provavelmente será necessário usar uma solução intermediária.

No entanto, o Beebole oferece um painel que abrange um espectro relativamente amplo de necessidades de relatórios. Um complemento, na forma de um pequeno menu lateral, permite que você recupere dados externos, como o Google Sheets, com um simples clique em tempo real. Não há necessidade de retrabalhar os dados ou os gráficos, vlookups ou tabelas dinâmicas - tudo o que você precisa fazer é atualizar os dados do Beebole usando o botão apropriado, para não ter que recriar um relatório todas as vezes e evitar a perda de informações. Por enquanto, os add-ons só se referem ao mundo do Google.

O "plus" do Beebole: otimização da qualidade

"A simplificação do gerenciamento diário do tempo é o que mais me agrada no Beebole. As alterações são visíveis instantaneamente".

Philippe Sevot, Diretor de Qualidade e Mudança da Divisão Automotiva

Inicialmente, a ferramenta foi usada para fazer o orçamento de estudos futuros. Agora, ela também pode ser usada para verificar se o que é declarado em termos de horas é o que realmente é feito, como parte de um processo contínuo de controle de qualidade. Com o benefício de quase 6 anos de experiência operacional, os números médios se tornam mais significativos e confiáveis com o influxo de dados ao longo do tempo.

"A simplificação do gerenciamento diário do tempo é o que mais aprecio no Beebole. As mudanças são visíveis instantaneamente. Vamos dar uma olhada mais de perto na função de ativação do cronômetro disponível nas configurações da planilha de atividades, o que nos permitirá monitorar os tempos ainda mais de perto", conclui o Sr. Sevot. Por fim, a Infopro Digital está alinhada com a abordagem organizacional do Tribunal de Justiça da União Europeia, que está promovendo o uso de uma única solução de gerenciamento de serviços para garantir a transparência das horas de trabalho e o monitoramento das horas extras.