Registro de horas no teletrabalho: não deixe que nada o faça perder o controle

Se, como ser humano, você não pode controlar tudo, como gerente de RH, você pode estar um passo mais perto de conseguir isso 😅.

Você provavelmente já se esforçou muito para cumprir o Real Decreto-Lei 8/2019 em termos de registro de horas. Agora, as regras do jogo mudaram e o registro deve ser garantido, mesmo no teletrabalho.

Para que o registro de horas não saia do controle, confira conosco alguns aspectos fundamentais sobre o teletrabalho: registro de horas de acordo com as normas, desde quando fazê-lo e como garanti-lo.

Como o monitoramento é inevitável, mas o mecanismo é opcional, continue lendo para saber mais!

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O que é registro de horas?

O Real Decreto-Lei 8/2019, que dispõe sobre medidas urgentes de proteção social e combate à precarização da jornada de trabalho, tornou obrigatória a existência de sistemas de registro de ponto nas empresas .

De acordo com isso, os horários de entrada e saída dos trabalhadores devem ser registrados em um cadastro, que pode ser mantido por quatro anos e está disponível para consulta por sindicatos e autoridades.

O objetivo desse sistema de controle é

• Garantir o cumprimento das horas de trabalho,
• regular as horas extras em termos de quantidade e remuneração correta.

Essa regulamentação se aplica a todas as empresas, embora isente algumas relações especiais de emprego e alguns trabalhadores sob regimes específicos.

Teletrabalho: registro obrigatório de horas

A primeira coisa a ser lembrada é que, à luz da lei, os trabalhadores são considerados em teletrabalho a partir do momento em que completam 30% da jornada de trabalho remotamente.

Desde que o teletrabalho se difundiu na Espanha, o horário flexível tem estado na agenda das empresas em termos dos acordos de trabalho que elas implementam e oferecem a seus funcionários.

A tarefa, que era um tanto difícil de enfrentar, gerou a necessidade de regulamentação e mecanismos de controle. Além disso, esses mecanismos precisavam enquadrar as novas práticas e estar alinhados com o que já estava previsto em outras regulamentações, como o Real Decreto Legislativo 2/2015:

A empresa deverá garantir o registro diário da jornada de trabalho, que deverá incluir os horários específicos de início e término da jornada de trabalho de cada trabalhador, sem prejuízo da jornada de trabalho flexível estabelecida neste artigo.

Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

Como funciona o registro de horas no teletrabalho?

Como resultado dessa necessidade, em 13 de outubro de 2020, a Lei do Teletrabalho entrou em vigor. Suas principais disposições relacionadas ao registro de horas incluem os seguintes direitos:

• Compensação financeira. Ao realizar um registro de tempo correto, os trabalhadores terão a garantia de receber uma compensação financeira correspondente ao tempo gasto trabalhando remotamente.
• Horário de trabalho flexível. As pessoas que trabalham remotamente podem se beneficiar de horários de trabalho flexíveis, conforme acordado com o empregador. É também nesse ponto que o registro de horas é particularmente útil, pois fornecerá um reflexo preciso das horas trabalhadas.
• Privacidade. O respeito à privacidade dos trabalhadores deve ser garantido. Mesmo que a empresa tenha o direito de implementar sistemas de horário e presença, isso não inclui a instalação de aplicativos em dispositivos pessoais.
• Tratamento igualitário. Os trabalhadores remotos devem ter os mesmos direitos que os trabalhadores presenciais. Isso se refere a tudo relacionado a:
  • Acesso correto às informações,
  • remuneração,
  • oportunidades de promoção,
  • estabilidade,
  • comunicação adequada entre os colegas e com a gerência, etc.

Por outro lado, em termos das obrigações que as empresas têm com seus funcionários, destacam-se as seguintes:

• Desconexão digital. Os períodos de descanso, bem como a duração estabelecida da jornada de trabalho, devem ser respeitados pelo empregador, limitando o uso de meios tecnológicos de comunicação.
• Responsabilidade financeira. Os empregadores são obrigados a arcar com os custos incorridos no âmbito do teletrabalho, conforme estabelecido no acordo de negociação coletiva ou no acordo de teletrabalho. Essas despesas incluem custos para
  • Equipamentos de TI (computador, adaptadores, etc.),
  • móveis (cadeiras, mesas, lâmpadas etc.),
  • uma proporção da conexão com a Internet e da tarifa de celular, caso os trabalhadores tenham que usar seu telefone pessoal.

☝️ Fique de olho nisso

• Atualmente, o teletrabalho é um modo de trabalho voluntário.
• Ele deve ser regulamentado por meio de um acordo ou contrato de teletrabalho.
• Há penalidades financeiras aplicáveis ao não cumprimento do registro de horário da jornada de trabalho confirmada pelos inspetores do trabalho e da previdência social, que podem chegar a 6.250 euros.

Como é feito o registro do teletrabalho?

Embora a lei torne o registro de horas obrigatório para o teletrabalho, ela não especifica como as empresas devem cumprir essa exigência. Isso é afirmado no Guia sobre Registro de Tempo de Trabalho do Ministério do Trabalho, Migração e Previdência Social:

Qualquer sistema ou meio, em papel ou suporte telemático, adequado para cumprir o objetivo legal, ou seja, fornecer informações confiáveis, não modificáveis e que não possam ser manipuladas a posteriori, seja pelo empregador ou pelo próprio trabalhador, será válido.

O uso de sistemas de impressão digital, no entanto, não é mais uma possibilidade "pelo menos durante o estado de alarme e suas possíveis extensões".

Outros métodos de monitoramento que podem ser realizados incluem:

• Registro de tempo no Excel. Em geral, as pequenas empresas, antes de experimentar um novo sistema, optam por um velho conhecido: o Excel. O uso de um modelo de registro de horas com todos os detalhes dos funcionários e as especificidades de seu contrato com relação ao registro de entrada e saída pode ser realizado e controlado a partir da rastreabilidade oferecida pelos serviços de hospedagem de arquivos baseados na nuvem.
• Software de controle de ponto. Atualmente, há uma variedade de ferramentas de controle de ponto no mercado, desde software de detecção de atividade (mouse e teclado) até sistemas de reconhecimento facial e terminais de cartão. As vantagens desse tipo de software são muitas:
  • Economia de tempo ao automatizar não apenas o registro, mas também a verificação das horas declaradas;
  • Conformidade com a legislação;
  • simplificação do processo de registro de ponto;
  • maior transparência para os trabalhadores;
  • proteção de dados, etc.
• Aplicativos de horário e presença. Esses aplicativos podem ser versões móveis do software de horário e presença existente na empresa que incluem funcionalidades precisas de geolocalização, por exemplo.

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Resumindo...

O registro do tempo de trabalho na Espanha é obrigatório. Isso significa que, independentemente de a dinâmica de trabalho da empresa ser baseada em trabalho remoto, trabalho híbrido ou trabalho cem por cento presencial, o monitoramento e o controle dos horários de entrada e saída dos funcionários devem ser realizados. Além disso, os registros devem ser mantidos e disponibilizados à autoridade competente em caso de inspeção.

Se considerarmos que, a partir do momento em que um trabalhador passa 30% de sua jornada de trabalho em casa, ele é considerado "teletrabalhador", entendemos a importância de conhecer os requisitos que as empresas devem cumprir para garantir o desempenho correto do trabalho de seus funcionários.

A estrutura jurídica espanhola já possui disposições que regulamentam o teletrabalho e seus mecanismos de controle. No entanto, cada empresa é livre para escolher o método mais conveniente para realizá-lo e não ficar sujeita a multas e sanções pesadas.

Embora o software de controle de ponto ofereça uma série de vantagens para esse procedimento, há muitas outras opções para garantir que as horas de trabalho de seus funcionários sejam cumpridas.

Tem alguma dúvida? Deixe-as nos comentários!