Como controlar os ativos fixos? [Guia e dicas].

Está procurando um guia de controle sobre ativos fixos para seu relatório financeiro anual?

Conhecer a situação exata de seus ativos fixos não é uma questão de conforto para uma empresa. O controle interno é um conceito muito importante para as empresas, para sua administração, e o objetivo é controlar melhor todos os processos implementados pela empresa para atingir seus objetivos.

Na maioria das vezes, essa é uma obrigação imposta por uma estrutura legal e regulatória cada vez mais restritiva. Entretanto, um bom controle sobre os ativos fixos pode melhorar significativamente a lucratividade da empresa.

Descubra o que é o controle de ativos fixos, sua importância, os principais riscos internos e como controlá-lo neste artigo.

Vamos lá!

Ver todos os software Finanças e Contabilidade

O que é controle sobre ativos fixos?

O controle interno é um mecanismo da empresa, definido e implementado sob sua responsabilidade. Ele inclui um conjunto de meios, comportamentos, procedimentos e ações adaptados às características específicas de cada negócio que

• contribui para a atualização de suas atividades, a eficiência de suas operações e o uso eficiente de seus recursos e da gestão orçamentária,
  
  
• deve permitir que ela leve em conta de forma adequada os riscos significativos, sejam eles operacionais, financeiros ou de conformidade.

A gestão de ativos fixos é, sem dúvida, um dos aspectos mais importantes da gestão dos ativos de uma empresa industrial ou comercial. Para garantir a proteção de seus ativos fixos, a empresa deve implementar um sistema de controle interno confiável e realizar um inventário físico periódico. Além disso, os ativos fixos obedecem a regras contábeis e fiscais específicas que a empresa deve cumprir.

Importância do controle sobre os ativos fixos

Para as principais operações relacionadas a ativos fixos, os principais objetivos do controle interno são os seguintes

• Assegurar o controle dos fundos de investimento: eles devem ter solidez financeira e ser aprovados regularmente;
  
  
• Garantir e verificar a boa conservação física dos investimentos dentro da empresa;
  
  
• Garantir o controle das operações de desinvestimento: as retiradas de ativos do imobilizado devem ser justificadas e regularmente aprovadas;
  
  
• Fornecer, sobre cada ativo, informações individuais que sejam suficientes para o monitoramento contábil e as decisões gerenciais.

É prioritário não apenas ter uma visão exata e confiável dos ativos da empresa no momento do balanço patrimonial, mas também ter um acompanhamento permanente dos diversos ativos fixos e de seu valor contábil por meio do acompanhamento da depreciação, a fim de lidar com qualquer eventualidade, em especial uma obrigação legal de um governo ou uma obrigação fiscal.

Principais riscos e controles internos

Para o controle interno sobre os ativos fixos, cuja conformidade deve ser examinada em um ano, são necessários os seguintes requisitos:

• Todos os ativos fixos, bem como as despesas ou gastos e receitas relacionados, são registrados (integralidade);
  
  
• Todos os ativos fixos, bem como as despesas e receitas correspondentes, são reais, de propriedade da empresa, e estão devidamente protegidos;
  
  
• Todos os ativos fixos, bem como as despesas e receitas correspondentes, são avaliados corretamente.

Controle de risco físico

Os ativos incluem não apenas "ativos tangíveis", como máquinas, equipamentos, ... mas também "ativos intangíveis", como capacidade, imagem ou reputação. Esses ativos podem desaparecer como resultado de roubo, fraude, improdutividade, erros ou como resultado de decisões gerenciais ruins ou de um controle interno fraco.

Deve-se dar atenção especial aos processos relacionados. O mesmo se aplica aos processos relacionados à preparação e ao processamento de informações contábeis e financeiras. Esses processos incluem não apenas aqueles que lidam diretamente com a produção de relatórios financeiros, mas também os processos operacionais que geram dados contábeis.

Cada contratante principal que adquire, possui, gerencia, usa, altera e/ou controla um ativo fixo deve monitorar esse ativo e garantir que ele não seja perdido, danificado, roubado ou mal utilizado, inclusive de forma fraudulenta. Portanto, o contratante principal precisará ter políticas e procedimentos adequados para gerenciar aspectos operacionais relacionados a ativos fixos, como, entre outros, distribuição, uso, seguro, manutenção, reparo e medição física dos ativos em questão.

Os ativos fixos geralmente constituem uma grande parte dos ativos da empresa. Portanto, é importante que a empresa se proteja contra riscos que possam ameaçar sua existência física. Na maioria das vezes, as medidas que devem ser exigidas nessa área são:

• A implementação de inventários físicos periódicos, o que permite identificar perdas ou roubos, destruição etc., e possivelmente tomar as medidas de proteção necessárias. Um dos elementos mais importantes do controle interno são os inventários físicos periódicos;
  
  
• A existência de um serviço responsável pela "manutenção" dos ativos fixos. Essa medida diz respeito principalmente às empresas de produção que usam uma frota inteira de máquinas, cuja operação e manutenção devem ser garantidas. Nesse sentido, um sistema de ordens de trabalho de produção ou manutenção pode ser implementado;
  
  
• Seguro suficiente dos ativos fixos contra sinistros graves. A proteção adequada dos ativos de um programa transfere os riscos associados a possíveis perdas e danos e reduz os riscos inerentes à cadeia de suprimentos e outros riscos que podem comprometer os resultados do programa;
  
  
• Verificação periódica da existência de ativos por meio de um inventário. Esse controle físico deve ser realizado por meio de uma abordagem baseada em riscos. É responsabilidade do contratante principal que adquire, possui, gerencia, usa e/ou controla ativos fixos garantir que esses ativos sejam mantidos adequadamente e que, como parte de suas práticas de gerenciamento de ativos fixos, a manutenção regular seja planejada para manter esses ativos em boas condições;
  
  
• Revisão ou avaliação da condição atual dos ativos fixos e de sua vida útil restante;
  
  
• Conciliação dos resultados do controle físico com o registro de ativos fixos e, em seguida, pesquisa e correções/ajustes relativos a quaisquer diferenças observadas com relação à localização dos ativos, ... ;
  
  
• Validação de controles internos e auditorias para garantir que o registro de ativos fixos seja usado, mantido atualizado e completo, e que as informações nele contidas sejam precisas;
  
  
• Ativos fixos roubados ou desaparecidos devem ser informados imediatamente à equipe do país. Além disso, em caso de perda, roubo ou deterioração de um ativo fixo (independentemente de ter sido ou não adquirido, pertencer, ser gerenciado e/ou controlado pelo próprio beneficiário principal), o ativo em questão deve ser imediatamente substituído por um ativo semelhante (mesma quantidade e qualidade idêntica).
  
  
• Além disso, em caso de comprovação de mau uso ou má administração de um ativo, o PR/gerente de projeto poderá ser solicitado a reembolsar um valor igual ao custo de aquisição do ativo em questão, que será realocado para o subsídio.

Controle de riscos financeiros

Embora o gerenciamento de ativos fixos seja, por si só, uma restrição para a empresa, ele também é uma possível alavanca de lucratividade que não deve ser negligenciada. Portanto, é aconselhável ver a gestão de ativos fixos sob esse ângulo duplo de restrição regulatória e lucratividade.

O conhecimento preciso dos ativos da empresa e o monitoramento do valor contábil dos ativos fixos, em comparação com seu valor de mercado, em particular, possibilitam: gerenciar a alienação de ativos fixos da forma mais eficaz possível e, portanto, lidar com a obsolescência da produção e, ao mesmo tempo, gerar quaisquer ganhos de capital na alienação de ativos fixos.

Cabe a cada empresa estabelecer um sistema de controle interno adaptado à sua situação. Como parte de um grupo, a empresa controladora garante a existência de sistemas de controle interno em suas subsidiárias. Esses arranjos devem ser adaptados às suas características específicas e às relações entre a empresa controladora e as subsidiárias.

Para participações de valor significativo, nas quais a empresa controladora exerce influência significativa, cabe a ela avaliar a possibilidade de conhecer e examinar as medidas tomadas pela participação em questão com relação ao controle interno.

Como controlar todos esses riscos?

Ativos tangíveis e intangíveis: controle de processos upstream e produção contábil

As regras contábeis aplicadas na empresa definem ativos fixos tangíveis e intangíveis :
os critérios de identificação, incluindo, em particular, as regras de distinção entre encargos (manutenção, reparos) e ativos fixos; os critérios de reconhecimento de ativos fixos que tratam das seguintes questões:

• os componentes do valor de um ativo fixo, incluindo os métodos para determinar e monitorar o valor da remediação do local para ativos fixos tangíveis;
  
  
• os métodos e o ponto de partida da depreciação: Esta seção inclui os métodos de aplicação da abordagem baseada em componentes e os métodos usados para determinar os valores residuais;
  
  
• os critérios para determinar as perdas por redução ao valor recuperável e, em particular, o método de estabelecer taxas de desconto e o nível (setorial, por exemplo) usado para definir as unidades geradoras de caixa e o cálculo das taxas;
  
  
• os critérios para classificação como ativos fixos mantidos para venda;
  
  
• as categorias de ativos fixos que são reavaliadas e o método de reavaliação adotado (valor justo ou índice).

Essas regras são revisadas regularmente:

• As movimentações de ativos fixos são monitoradas com vistas ao seu reconhecimento.
  
  
• Os compromissos de compra de ativos fixos são monitorados, a fim de serem levados em conta na preparação dos anexos do código contábil.
  
  
• A classificação dos contratos de leasing ou aluguel é claramente estabelecida para seu tratamento contábil.
  
  
• A existência de ativos fixos tangíveis é verificada regularmente por meio de inventário. As alienações ou sucateamentos estão sujeitos à aprovação de um gerente e as correções contábeis necessárias são planejadas.
  
  
• Os títulos de propriedade estão sujeitos à conservação adequada (por exemplo, pelo menos o cumprimento das obrigações legais).
  
  
• As alienações de ativos fixos estão sujeitas a um procedimento de autorização divulgado na organização.
  
  
• Um processo para identificar, reconhecer e monitorar os ativos intangíveis e o ágio é implementado, especialmente no que diz respeito ao ágio e à alocação do custo de aquisição, marcas, patentes, ágio, arquivos de clientes etc., direitos contratuais etc.
  
  
• A proteção legal e de TI dos ativos intangíveis está sujeita a monitoramento regular e a medidas destinadas a garantir os recursos que a empresa pode obter desses ativos (proteção de marcas, nomes de domínio, etc.).

Ativos fixos financeiros

• As transações de títulos (aquisições, alienações, suplementos de preço, garantias de ativos e passivos) são monitoradas com vistas ao seu reconhecimento.
  
  
• Compromissos firmes ou opcionais de qualquer tipo (promessa, compra, venda, etc.) são identificados com vistas ao seu reconhecimento ou inclusão no apêndice.
  
  
• A alocação de empréstimos (especialmente empréstimos a subsidiárias, etc.) é objeto de um processo organizado.
  
  
• Os títulos de propriedade e os contratos de empréstimo estão sujeitos a uma custódia adequada.
• A receita relacionada aos ativos financeiros fixos é avaliada a cada fechamento.
  
  
• A existência de uma indicação objetiva de perda de valor dos ativos financeiros é avaliada a cada fechamento. A depreciação a ser reconhecida é determinada, se necessário.

Limites do controle interno dos ativos fixos

O sistema de controle interno de ativos fixos, por mais bem projetado e aplicado que seja, não pode oferecer uma garantia absoluta quanto à realização dos objetivos da empresa. A probabilidade de atingir esses objetivos não é uma questão apenas de vontade da sociedade. Na verdade, há limites inerentes a qualquer sistema de controle interno.

Esses limites são o resultado de muitos fatores, incluindo incertezas no mundo externo, o exercício de julgamento ou mau funcionamento que pode surgir de falha humana ou erro simples.

Além disso, ao estabelecer controles, é necessário levar em conta a relação custo/benefício e não desenvolver sistemas de controle interno desnecessariamente caros, mesmo que isso signifique aceitar um certo nível de risco.

Ver todos os software Finanças e Contabilidade

Principais conclusões

Em conclusão, é essencial saber como controlar os ativos fixos. Lembre-se de que há dois tipos de controle: o controle físico e o financeiro. O controle físico é usado para confirmar a existência e a condição do ativo fixo, enquanto o controle financeiro é projetado para verificar se os valores registrados nos livros de registro são precisos.