Documentos contábeis: os prós e contras do que eles são
Sei que você está ansioso para ler sobre documentos contábeis, certo? Bem, francamente, se você possui uma empresa ou está pensando em abrir uma, um dia terá que lidar com esses documentos. Por mais temeroso que possa parecer, encontramos uma maneira de aliviar essa apreensão e lhe dar as respostas da maneira mais fácil possível.
Saiba que o Appvizer garantirá que você saia com o conhecimento sobre o que é, os tipos e por quanto tempo você pode reter documentos contábeis.
Boa leitura!
O que são documentos contábeis?
Os documentos contábeis e os registros de documentos agrupam todos os documentos que desempenham um papel na preparação das demonstrações financeiras de uma empresa, como declarações de renda e balanços. Eles incluem registros de transações monetárias, ativos e passivos, livros contábeis, diários etc. Também contêm detalhes de transações comerciais.
Eles também contêm detalhes das transações comerciais. Quando as transações são feitas, eles devem registrar as principais informações sobre as transações, como os nomes, os valores pagos, a data e o significado das transações. Cada um deles (documentos de origem) tem um número que os identifica no sistema contábil. Isso simplifica a compreensão dos registros e ajuda a descobrir se há algum documento faltando ou não, pois, depois de registrados no sistema, eles são indexados para serem facilmente acessíveis e arquivados.
Além disso, eles são essenciais para os auditores, que os utilizam como prova de que os pagamentos realmente ocorreram e como prova para os proprietários das empresas. E se você tiver alguma dúvida e possuir os meios, um contador sempre poderá lhe ajudar muito.
O que incluem os documentos de origem da contabilidade ?
Há alguns documentos que você deve ter em mente ao fazer a contabilidade:
- A data da transação: é uma data que mostra quando uma transação foi realizada, para garantir a segurança e, o mais importante, indicar o momento da transferência oficial de propriedade.
- O valor total da transação: significa o custo total da transação sem os custos, taxas e despesas relacionados às transações.
- Uma descrição da transação: uma transação é um acordo concluído entre um comprador e um vendedor para a troca de mercadorias, serviços, etc,
- Uma ou mais assinaturas de autorização: a assinatura indica que todos concordaram com os termos e condições.
Quais são os tipos de documento de origem na contabilidade?
- Nota de caixa
A nota de caixa envolve vendas e compras, que são caras a qualquer empresa, e serve como documentos de origem para elas. É o documento de registro de cada venda e compra.
Além disso, é o processo de registro quando uma empresa compra qualquer mercadoria em dinheiro e recebe automaticamente uma nota de caixa do vendedor.
Por outro lado, a empresa que vende as mercadorias entrega uma nota de caixa que mostra os detalhes da compra, como a quantidade comprada ou vendida, o preço, o desconto e o imposto sobre vendas que foi recolhido e/ou depositado.
Em seguida, eles são registrados nos livros contábeis.
- Nota fiscal e fatura
Registra os créditos feitos em compras e vendas. Quando os itens são vendidos a crédito, são preparadas faturas de vendas, com detalhes sobre o que foi comprado, a taxa, o valor e outros. Quando a compra é feita a crédito, o fornecedor prepara a fatura.
Por segurança, elas são feitas em duas vias para que cada parte seja lembrada de suas obrigações e do que falta pagar e receber. A via original, a mais importante, é enviada ao comprador e a segunda é mantida pela empresa receptora como prova de registro. Ela só se torna oficialmente uma fatura quando o destinatário recebe a cópia principal.
- Recibo
O recibo é a prova de que qualquer transação foi feita e de que a parte receptora recebeu seu dinheiro integralmente. O comprador o guarda para mostrá-lo caso surjam problemas e também para manter o controle de seus pagamentos.
Assim como a fatura, a cópia original é entregue a quem faz o pagamento e a outra é mantida por quem recebe ou pela empresa que recebe o dinheiro.
- Boleto de pagamento
É a prova do valor e da data em que o dinheiro foi de fato depositado no banco. Quando o depositante vai depositar o dinheiro, o banco pede que ele preencha o nome, a data e o valor que está prestes a depositar no formulário.
Após o preenchimento das informações, o funcionário do banco verifica se tudo está correto, assina e carimba o formulário para o depositante, que se torna o registro de evidência para o cliente.
- Cheque
Um cheque é um documento do banco para pagar uma quantia específica de dinheiro da conta de uma pessoa para a pessoa cujo nome aparece no cheque.
Há também cheques ao portador, que são pagamentos a serem feitos a qualquer pessoa que carregue e apresente o cheque, e são chamados de cheques ao portador. Ele é então assinado pela pessoa que o emite, indicando sua concordância em pagar tal valor ou, francamente, não precisa de assinatura.
O cheque, se você estiver lidando com clientes britânicos, é uma ordem definitiva que orienta o banqueiro a pagar uma determinada quantia em dinheiro. O beneficiário é a pessoa cujos detalhes aparecem no instrumento.
- Nota de débito
Uma nota de débito mostra que a empresa levantou um débito contra a empresa receptora, o que significa aumentar seu ativo ou despesa e diminuir seu passivo, receita ou patrimônio líquido. Portanto, a empresa que faz os lançamentos é obrigada a reduzir a responsabilidade perante o fornecedor, criando a nota de débito para informar o fornecedor. Uma nota de débito também pode ser feita por uma empresa para o fornecedor que a deve por quaisquer danos.
Além disso, pode-se até criar uma nota com a data e o total das transações, caso ocorra um pagamento a maior a alguma parte. Você citaria o nome da conta de quem o dinheiro foi debitado, juntamente com o motivo.
- Nota de crédito
É um documento de crédito dado por uma empresa a um cliente, um comprador que devolve um produto com o qual não ficou satisfeito, paga a mais por algo etc., que o cliente pode usar posteriormente para comprar outra coisa pelo mesmo valor.
- Comprovantes
Os comprovantes são documentos usados para registrar os pagamentos devidos aos fornecedores para manter o histórico e a comprovação dos pagamentos. Essas despesas são pagas aos fornecedores em nome dos clientes
Por quanto tempo você pode reter documentos contábeis?
Embora não haja uma regra definida, é importante que a contabilidade seja mantida por pelo menos sete anos, o que é suficiente para o caso de ações judiciais e possíveis reivindicações. No entanto, alguns CPAs recomendam que você mantenha permanentemente as demonstrações financeiras, os orçamentos e outros documentos.
O IRS exige que todas as empresas mantenham registros contábeis adequados que sejam suficientes para:
- Demonstrar e explicar as transações da empresa,
- Divulgar, a qualquer momento, a posição financeira atual e precisa da empresa; e
- Permitir que o proprietário da empresa garanta que todas as contas que precisem ser preparadas estejam em conformidade com as exigências do país, nesse caso, com os padrões dos EUA.
Se alguém deixar de manter seus registros de acordo com os padrões, poderá enfrentar pesadas penalidades e ir para a prisão.
Agora, espero que você saia daqui e aceite o desafio que são os documentos contábeis. Não se esqueça de voltar e deixar um comentário!
Artigo traduzido do inglês