Algumas vantagens da contabilidade baseada em caixa: definição, tipos e cálculo.
Como proprietário de uma empresa, é importante saber que existem dois tipos de métodos contábeis para gerenciar sua contabilidade, chamados de contabilidade de exercício e contabilidade pelo regime de caixa.
Ambos são diferentes e cada um tem seus benefícios, mas, neste artigo, veremos o que é e quais são as vantagens do regime de caixa.
Se isso parece interessante para você, continue lendo.
O que é contabilidade pelo regime de caixa?
A contabilidade pelo regime de caixa é o processo contábil que reconhece receitas e despesas somente quando o dinheiro é recebido ou pago, ou seja, quando o dinheiro sai ou entra em sua conta bancária.
É totalmente o oposto da contabilidade de exercício, que registra a receita quando as receitas são obtidas, e não quando os pagamentos/dinheiro são recebidos.
Considerada a contabilidade mais simples, ela é usada principalmente por pequenas empresas, pois não lida com contas a receber, contas a pagar ou qualquer outro passivo.
Portanto, ela só é informada na demonstração de resultados quando o dinheiro é trocado, ou seja, recebido, e como despesa somente quando o dinheiro é pago.
A contabilidade pelo regime de caixa não é aceitável segundo os Princípios Contábeis Geralmente Aceitáveis (GAAP) ou as Normas Internacionais de Relatórios Financeiros (IFRS).
Quais são as vantagens da contabilidade pelo regime de caixa?
Há muitas vantagens no sistema de contabilidade pelo regime de caixa, que são
- Barato: é mais barato e mais fácil de usar em comparação com a contabilidade de exercício, especialmente para pequenas empresas que não têm condições de criar uma estrutura de departamento de contabilidade ou contratar uma empresa de contabilidade adequada.
- Rastreável: É mais fácil de rastrear porque só faz levantamentos quando a transação, a troca de dinheiro, ocorre. Ele permite ver diretamente o dinheiro que você tem, o que você vê é o que você recebe e não considera as despesas futuras.
- Tributação: Como ele ajuda a controlar o tempo das transações, você pode acelerar os pagamentos para reduzir os lucros fiscais, especialmente as perdas, para pagar impostos somente pelo dinheiro que recebeu.
Então, basicamente, algumas empresas podem precipitar suas despesas e desacelerar suas receitas para evitar um alto passivo fiscal, pois preferem evitar prejuízos em um período contábil, já que eles são meticulosamente levados em conta pelos credores, que considerariam isso como um declínio na capacidade de crédito de uma empresa
Como se calcula a contabilidade pelo regime de caixa?
Como as despesas ou receitas são registradas somente quando há troca de dinheiro.
Portanto, é fácil calcular a contabilidade pelo regime de caixa. Você precisa subtrair o total das despesas pelo regime de caixa da receita pelo regime de caixa, o que resulta no lucro líquido no balanço patrimonial.
A fórmula desse lucro líquido seria a seguinte
Equação: (Receitas - Despesas = Lucro líquido)
Obviamente, o objetivo aqui é que seu lucro líquido seja positivo e não negativo.
Por exemplo:
Sua receita é de US$ 40.000 e suas despesas incluem:
Aluguel: US$ 6.000
Serviços públicos (gás, eletricidade e água): $4,000
Para descobrir quanto de receita líquida você obteve, você deve usar a fórmula a seguir:
Renda líquida = US$ 60.000 - US$ 10.000 = US$ 50.000
Seu lucro líquido seria então de US$ 50.000.
O que há de errado com a contabilidade pelo regime de caixa?
Há algumas desvantagens na contabilidade pelo regime de caixa, que são
Dificulta a tomada de decisões: Como ela registra apenas as finanças diárias e não oferece uma visão de longo prazo da situação financeira, não é possível tomar decisões sem conhecer a situação financeira futura, o que também seria muito difícil para empresas que vendem produtos ou serviços principalmente a crédito.
Fraude: Uma empresa pode descontar seus cheques com atraso ou solicitar pagamento atrasado pelo período de sua obrigação fiscal.
Investidores: Esse tipo de contabilidade é bastante desvantajoso para as empresas que pretendem expandir seus negócios, mas não conseguem e muito provavelmente não encontrarão financiadores porque eles simplesmente não acreditam que a contabilidade pelo regime de caixa seja a representação ou imagem real da situação financeira da empresa.
Por exemplo: Uma empresa pode estar perdendo vendas no primeiro trimestre, mas não deve receber dinheiro até o segundo trimestre e, como o regime de caixa só reconhece os pagamentos quando há troca de dinheiro, o investidor que estiver analisando as finanças da empresa pensará que ela não está valendo a pena, quando na verdade está prosperando.
Auditoria: Os auditores verificam se uma empresa está relatando demonstrações financeiras factuais e também não reconhecerão a contabilidade pelo regime de caixa como precisa. Isso não é suficiente para eles.
Curto prazo: Em algum momento, se você for uma empresa que pretende expandir seus negócios, talvez se sinta limitado por essa forma de contabilidade e precise mudar do regime de caixa para o de competência.
Seus livros contábeis terão de incluir:
- Contas a receber e contas a pagar
- Despesas de competência
- Omissão de pagamentos em dinheiro, recebimentos e pagamentos antecipados
Qual é a diferença entre a contabilidade de exercício e a contabilidade pelo regime de caixa?
Contabilidade de exercício:
É a mais comum das duas e registra as receitas e despesas quando elas ocorrem e ainda não foram faturadas nem quando o dinheiro foi trocado.
Também é usada por grandes empresas, corporações, desde que você tenha mais de US$ 25 milhões de receita bruta por ano, pois é exigida pelo IRS.
Além disso, ele fornece uma representação precisa da posição financeira de uma empresa graças à inclusão de contas a receber e contas a pagar.
Ele não rastreia o fluxo de caixa, portanto, se uma empresa estiver enfrentando problemas financeiros no curto prazo, pode parecer um prazo mais longo do que é.
Por exemplo:
Exemplo 1: Você é proprietário de uma empresa de design de interiores e foi contratado para decorar a casa de alguém. Ao contrário do regime de caixa, você registrará a receita assim que terminar o trabalho, mesmo que ainda não tenha recebido nenhum pagamento.
Isso significa que, se você concluiu o trabalho no dia 10 de junho e o cliente lhe pagou no dia 20 de julho, seu registro de receita ainda será no dia 10 de junho.
Exemplo 2: Se você receber uma fatura de US$ 200 pela Internet, no método de caixa, essa fatura não será adicionada aos livros antes de ser paga, embora, na contabilidade de exercício, ela seja registrada no momento em que você recebe e toma conhecimento dessa fatura.
Contabilidade pelo regime de caixa:
A contabilidade de caixa não inclui contas a receber ou a pagar. É bastante vantajosa no curto prazo, em vez de no longo prazo, como a contabilidade de exercício.
É mais fácil rastrear o fluxo de caixa de uma empresa e, portanto, é preferida por pequenas empresas, mas não é recomendada para corporações maiores.
Por exemplo:
Exemplo 1: Você é um empreiteiro e foi contratado por alguém para fazer um trabalho. O cliente lhe deve US$ 10.000, mas lhe deu US$ 5.000 em dinheiro e credita US$ 5.000.
Sua receita informada na demonstração de resultados não seria o crédito, mas o dinheiro que você ganhou. Portanto, sua receita seria de US$ 5.000.
Exemplo 2: Digamos que uma empresa de manufatura venda US$ 10.000 em cosméticos em dezembro, mas receba o pagamento em janeiro do ano seguinte.
Embora as vendas tenham sido realizadas em dezembro, elas não seriam registradas até janeiro, pois esse é o mês em que a empresa recebeu o dinheiro em espécie pela venda.
Por fim, o método contábil que você escolher dependerá de alguns fatores, como rastreamento de dinheiro ou fins fiscais. No entanto, seria recomendável usar o regime de competência para a contabilidade de peso e o regime de caixa para o tipo de contabilidade de pequenas empresas.
Artigo traduzido do inglês