O que é gerenciamento de contas a receber? Como melhorá-lo?
O gerenciamento de contas a receber é uma parte crucial da administração de qualquer empresa. Negligenciar esse aspecto resultará em falta de liquidez, o que, por sua vez, pode ter consequências graves.
Em alguns casos, os clientes não pagam imediatamente e o dinheiro pendente se transforma em infames "contas a receber", dados contábeis que fazem parte dos ativos da sua empresa. Mas os dados contábeis não são a maneira de garantir o fluxo de caixa para pagar suas contas!
Neste artigo, você aprenderá a converter e gerenciar suas contas a receber para garantir a boa saúde financeira de sua empresa.
O que são contas a receber?
As contas a receber, também conhecidas como contas de clientes, incluem pendências que foram faturadas, mas ainda não pagas, e que acompanham a entrega de bens ou serviços. Em outras palavras, é um lançamento nos registros contábeis de uma empresa após uma venda, indicando que o produto ou serviço foi prestado ao cliente, mas este tem um prazo para pagar a empresa.
Quando o pagamento é recebido, a conta de caixa aumenta e a conta a receber diminui. Alguns créditos de clientes podem ser classificados como um ativo de longo prazo se houver a expectativa de que o pagamento não seja recebido mais de um ano após a compra.
Na prática, quando uma empresa concorda em conceder crédito a seus clientes, ela normalmente oferece 30 dias antes de cobrar o valor total da fatura e juros ou taxas administrativas.
Por que o gerenciamento de contas a receber é importante?
O gerenciamento de contas a receber é uma função essencial de qualquer organização empresarial. Ele tem um enorme impacto sobre a situação financeira, o fluxo de caixa, o relacionamento com o cliente etc. de sua empresa. Uma boa gestão de contas a receber reduzirá o tempo e o esforço da sua equipe.
A base de todo gerenciamento é a obtenção de informações de qualidade. Portanto, se sua empresa deseja conceder crédito aos clientes, é essencial configurar um bom sistema de controle de contas para estabelecer uma idade cronológica das contas a receber.
Em outras palavras, o relatório de gerenciamento de contas a receber deve permitir que você identifique sempre os seguintes elementos:
- Contas a receber classificadas por cliente
- Faturas classificadas por cliente
- Atraso desde a emissão da fatura
- Lembrete automático quando a conta de um cliente estiver vencida
Para manter o rigor e evitar a perda de controle sobre os valores a receber de seus clientes, certifique-se de que suas transações sejam registradas regularmente. Uma ótima maneira de ver as coisas com clareza.
O processo de gerenciamento de contas a receber
O gerenciamento de contas a receber combina diferentes processos, incluindo
- Concessão de crédito e faturamento: Certifique-se de que o cliente possa pagar pelo custo de seus produtos ou serviços antes de aceitar novos clientes. Para fazer isso, você pode usar o banco de dados do cliente para decidir se solicita pré-pagamento ou outra forma de crédito.
- Relacionamento com o cliente: O gerenciamento de contas a receber requer um bom entendimento e capacidade de manter a conexão com os clientes (se você não prestar atenção, isso pode irritar o cliente). Não se esqueça de responder a todas as perguntas e resolver os problemas dos clientes o mais rápido possível.
- Análise das tendências de pagamento: Descobrir o novo método de pagamento ajuda sua empresa a manter o relacionamento e a fidelizar o cliente a longo prazo. Um momento à parte na jornada do cliente, o pagamento tende a ser cada vez mais manual e sem papel, com o mínimo de atrito possível. Discreto, portanto, mas também fácil de acessar e seguro ...
- Cobrança e reconciliação de pagamentos recebidos ou atrasados: É importante verificar a data de vencimento do pagamento e enviar o lembrete de pagamento. Não é difícil manter uma comunicação consistente com os clientes.
Como melhorar a gestão de contas a receber
Multiplique as opções de método de pagamento
Multiplicar as soluções de pagamento para seu cliente aumenta suas chances de vê-lo pagar suas contas rapidamente. Dinheiro, cartões de crédito, cheques e, cada vez mais no mundo dos negócios, pagamento eletrônico, devem ser todas as possibilidades de pagamento que você oferece aos seus clientes.
Recompense os bons pagadores... com um pequeno desconto!
Para incentivar seu cliente a pagar o mais rápido possível, é uma boa ideia oferecer um desconto de algumas porcentagens da venda no caso de pagamento integral em um curto período de tempo. Esse pequeno déficit que você subscreve será facilmente compensado pela redução do período de pagamento.
Lembre os clientes atrasados
Muitos empreendedores (especialmente os mais jovens, que tendem a santificar um pouco seus clientes!) relutam em recorrer ao acompanhamento. Isso é errado! Uma cobrança limpa e profissional será respeitada por seus clientes. Pegar o telefone dele quando o prazo de pagamento tiver sido atingido (sempre dê preferência a lembretes verbais!) faz parte do atendimento ao cliente e da necessária manutenção do diálogo com ele. Descubra o que está causando esse atraso no pagamento e adapte suas decisões com base nisso.
Planeje uma política de cobrança
Embora não seja divertido, precisa ser. Não economize em coisas que coloquem em risco a saúde de sua empresa. Para receber o pagamento em dia, não hesite em estabelecer um sistema de cobrança de multas por atraso de pagamento e até mesmo considerar o pior cenário possível, buscando recursos legais.
Ofereça pagamento eletrônico
É bem sabido que o uso da tecnologia geralmente oferece a vantagem de economizar tempo. Por exemplo, oferecer a opção de pagamento eletrônico aos seus clientes é muito popular no mundo dos negócios. Essa solução muito vantajosa permite uma transferência quase instantânea de valores da conta do cliente para a conta da sua empresa. Assim, você evitará atrasos e verá o efeito favorável em sua liquidez.
Solicitar um depósito do cliente
Em vários setores em que o produto ou serviço a ser entregue exige um longo período de trabalho, um depósito é solicitado ao cliente para cobrir parte do trabalho que será realizado antes do próximo faturamento. Essa prática é muito vantajosa, mas o fato de cobrar quantias antes da entrega apresenta sua parcela de riscos. Por exemplo, se o serviço não for prestado, o valor recebido representará uma dívida com o cliente que só poderá ser cancelada ao preparar uma fatura. Certifique-se de que sua contabilidade interna lhe permitirá garantir um bom acompanhamento dos valores cobrados antecipadamente por seus clientes.
Principais conclusões
A experiência mostra que a gestão de contas a receber é uma das partes do processo de relacionamento com o cliente que merece ser analisada e otimizada, desde o faturamento, o recebimento, a adaptação da escolha do método de pagamento ao perfil do cliente até a organização do processamento dos pagamentos do cliente de forma otimizada. Uma conta a receber bem gerenciada permite que sua empresa aprimore a conexão com seus clientes e garanta a saúde de seu balanço financeiro.
Artigo traduzido do inglês