Como arquivar documentos digitais? Métodos e mídias
Como empresário ou gerente de RH, você está procurando uma maneira fácil de entender como arquivar documentos digitais de forma ordenada e intuitiva, para que eles não se percam e possam ser encontrados facilmente, se necessário? Então este artigo é para você!
Vamos ver juntos algumas dicas práticas para digitalizar sua empresa de forma simples e eficaz, para que nada se perca e tudo esteja sempre à mão!
Arquivamento de documentos
O arquivamento de documentos é uma das etapas envolvidas no gerenciamento de documentos, ou seja, o conjunto de procedimentos implementados para organizar, compartilhar e arquivar documentos.
Em termos concretos, o arquivamento de documentos consiste no armazenamento físico ou digital e na preservação de documentos.
Arquivamento de documentos digitais vs. arquivamento em papel
A preservação e o arquivamento de documentos é um processo fundamental para deixar um rastro dos próprios processos de gerenciamento, bem como dos acordos feitos pela empresa com terceiros.
O arquivamento de documentos consiste na criação de um sistema de gerenciamento de documentos, ou seja, a preservação e o armazenamento dos arquivos da empresa . Há dois métodos de arquivamento de documentos, dependendo do tipo de documento que está sendo armazenado:
- O arquivamento de documentos em papel, que diz respeito ao arquivamento de documentos que estão disponíveis precisamente em um suporte físico de papel. Uma pasta ou fichário pode ser usado para armazenar esse tipo de documento.
- O armazenamento de documentos digitais, por outro lado, diz respeito ao armazenamento de documentos salvos no PC.
Para o armazenamento e o backup desse tipo de documentação, há diferentes abordagens que diferem de acordo com o tipo de dados a serem armazenados e a quantidade de dados, como veremos em breve.
Arquivamento digital de documentos > vantagens
Um gerenciamento de documentos enxuto e eficiente pode ser uma grande vantagem para as empresas, pois acelera os processos de negócios e reduz os custos gerais.
De fato, o gerenciamento inadequado de documentos, seja ele realizado com documentos impressos ou digitais, pode causar problemas significativos e atrasos desnecessários.
Graças a um bom processo de arquivamento de documentos digitais, é possível garantir a disponibilidade constante e total dos documentos comerciais. As principais vantagens estão relacionadas à facilidade de acesso e atualização dos documentos arquivados.
De fato, por meio do arquivamento digital de documentos, é possível ter:
- Acesso rápido aos documentos;
- Atualizações facilitadas de documentos;
- Redução dos custos de arquivamento;
- Diminuição dos custos de impressão de documentos;
- Aumento da segurança dos documentos (o acesso só pode ser feito por pessoas autorizadas).
Como arquivar documentos digitais
Os documentos comerciais existentes em formato digital devem ser sistematicamente organizados e armazenados para garantir o gerenciamento adequado dos negócios.
A boa prática para arquivar documentos digitais adequadamente é criar um arquivo digital. Aqui estão algumas dicas para criar um arquivo digital corretamente.
Como criar um arquivo digital > dicas práticas
1. escolha os arquivos
A primeira etapa na criação de um arquivo de seus documentos é, muito trivialmente, escolher os arquivos a serem armazenados.
É uma boa ideia escolher os arquivos com cuidado, a fim de poder realizar um armazenamento "racional". Ou seja, é conveniente escolher os documentos de acordo com parâmetros específicos, permitindo que você crie arquivos temáticos e, portanto, relevantes.
2) Organizar os arquivos escolhidos
Para arquivar documentos digitais corretamente, é fundamental proceder com uma boa organização da base de documentos a ser arquivada.
De fato, organizar os documentos antes de iniciar o processo de arquivamento agilizará todo o processo de TI.
A organização prévia dos documentos varia de acordo com o tipo de categorização dos documentos a ser realizada.
De fato, os documentos podem ser categorizados de acordo com:
- A referência temporal do documento, ou seja, de acordo com o ano e o mês de referência do documento;
- O tipo de documento (documento de identidade, contrato de trabalho, recibo de pagamento etc.);
- A numeração dada aos documentos, que pode ser em números ou letras.
3. renomear arquivos
Renomear os documentos adequadamente é importante para uma boa prática de arquivamento. Na verdade, o nome será a ponte que lhe dará acesso ao documento, portanto, ele deve ser:
- Conciso;
- Relevante, ou seja, deve identificar com pertinência o conteúdo do documento;
- Pertencer a um sistema de nomenclatura específico.
Para armazenar corretamente os documentos on-line, é necessário salvá-los com um nome funcional.
Alguns documentos exigem cuidados especiais ao serem salvos. De fato, para alguns documentos, há disposições legais específicas que regem o procedimento. Nesses casos, deve-se tomar cuidado especial para garantir que todos os requisitos legais necessários sejam atendidos.
Juntamente com o nome, é recomendável inserir também a data em que o documento foi criado.
Atribuição de arquivos a uma categoria
É importante que os documentos sejam salvos em categorias semanticamente relevantes. Eles devem ser homogêneos e claramente distintos uns dos outros.
Confiar em soluções de arquivamento adequadas
Para garantir um bom arquivamento dos documentos, é necessário contar com a mídia de armazenamento apropriada.
De fato, é importante evitar confiar no "faça você mesmo"! Lembre-se de que, por mais zeloso que seja o planejamento do seu arquivo pessoal, a margem de erro das soluções desenvolvidas pessoalmente ainda é alta.
No entanto, lembre-se de que os arquivos da sua empresa são confidenciais e que o risco de eles serem perdidos se for usado um meio incerto é alto. Portanto, você deve prestar atenção especial à escolha da mídia de armazenamento: valerá a pena.
Mídia de armazenamento para documentos digitais
Há diferentes mídias e metodologias para o armazenamento de documentos digitais. Elas variam de acordo com o tipo de documento que está sendo armazenado. Por exemplo, é possível:
- Armazenar documentos em um arquivo zip.
→ Esse método de arquivamento de documentos é usado para arquivos importantes que, no entanto, raramente são usados.
- Salvar documentos em mídia externa, como pen drives.
- Copiar documentos para CDs ou DVDs.
- Salvar documentos em mídia de armazenamento externo.
→ Esse método de salvar documentos é particularmente útil em caso de danos ao computador. Nesse caso, os dados salvos no disco rígido podem ser recuperados sem dificuldade.
Deve-se prestar atenção especial ao fato de que os documentos salvos em mídia digital ainda estão sujeitos a danos. De fato, sempre há o risco de perda não intencional de informações. Por isso, é recomendável fazer backup dos dados constantemente.
- Armazene documentos usando um software especial.
→ Um dos métodos mais usados para preservar um documento é convertê-lo em formato PDF, por exemplo, com o serviço oferecido pela Adobe (conhecido como Adobe Acrobat).
A tecnologia que permite o arquivamento de documentos, entretanto, está em constante evolução. Portanto, é bom manter-se a par das novas oportunidades que estão sendo constantemente oferecidas para operar o armazenamento e a preservação de documentos.
Métodos de arquivamento de documentos digitais
Há vários métodos de armazenamento de documentos digitais. Eles podem ser divididos basicamente em duas macro-categorias:
- Arquivamento de documentos digitais no local, ou seja, em suas próprias instalações, em arquivos eletrônicos físicos, que são gerenciados por meio de software de gerenciamento de documentos;
- Armazenamento de documentos digitais na nuvem, ou seja, os arquivos são armazenados em plataformas externas ou terceirizadas.
Os principais sistemas de armazenamento e backup disponíveis atualmente são:
HDD e SDD
Os HDDs, ou unidades de disco rígido, são unidades de armazenamento de computador. Elas têm sido os sistemas de armazenamento digital mais usados há muitos anos, pois são capazes de registrar grandes quantidades de dados. Normalmente já incorporados ao computador, eles também estão disponíveis como hardware externo.
As SDDs ( unidades de disco sólido), ou unidades de estado sólido, por outro lado, tornaram-se mais difundidas recentemente e são um tipo especial de armazenamento em massa que é muito rápido na leitura de dados e silencioso na operação. Geralmente, elas são menos propensas a quebras, mas as vantagens superiores em relação ao disco rígido tradicional também significam um custo mais alto.
Dispositivos USB e cartões de memória
Os pendrives USB são muito populares, pois permitem a transferência de arquivos de forma rápida e eficiente. Entretanto, sua capacidade de armazenamento geralmente é relativamente pequena. Eles também são facilmente suscetíveis a quebras. De fato, os pen drives são normalmente usados para transportar documentos de um local para outro, e não para armazená-los.
Os cartões de memória têm um princípio operacional muito semelhante ao dos pendrives no que diz respeito ao armazenamento de documentos. A principal diferença é que os cartões de memória precisam de um slot no qual possam ser inseridos para funcionar corretamente.
Serviços de armazenamento em nuvem
São plataformas on-line que permitem o salvamento de documentos. Elas permitem o armazenamento de uma grande quantidade de dados, que estarão disponíveis em qualquer dispositivo, não importa onde você esteja.
Portanto, os serviços em nuvem permitem um armazenamento eficiente, mas são bastante caros. O custo varia de acordo com a quantidade de documentos armazenados ou com o grau de confidencialidade conferido a eles.
É preciso dizer que os serviços de armazenamento em nuvem geralmente são recebidos pelas empresas com ceticismo, justamente por causa da confidencialidade dos documentos. Muitas empresas não gostam de confiar o gerenciamento de documentos de arquivos confidenciais a terceiros e, portanto, preferem optar por soluções internas de armazenamento de documentos.
Armazenamento conectado à rede (NAS)
O armazenamento conectado à rede (NAS) é um serviço de serviço de arquivos remoto que armazena e compartilha arquivos em um ou mais servidores dedicados com vários clientes conectados à mesma rede.
O NAS é particularmente popular entre as empresas porque permite que os documentos sejam armazenados em um local fechado, mas com acesso compartilhado a eles por vários dispositivos ao mesmo tempo.
Rede de área de armazenamento (SAN)
A rede de área de armazenamento (SAN) está ganhando popularidade nas empresas como um método inovador de armazenamento de documentos. Trata-se de uma rede de dispositivos de armazenamento em bloco à qual vários usuários podem se conectar.
Por ser mais recente, a SAN permite uma velocidade operacional mais alta do que o NAS. Por outro lado, os dois sistemas de armazenamento de arquivos funcionam da mesma maneira. Na verdade, ambos permitem o armazenamento de grandes quantidades de documentos comerciais, permitindo que eles sejam acessados de vários locais ao mesmo tempo.
Artigo traduzido do italiano