Reuniões por videoconferência > a revolução das reuniões on-line
Embora tenha sido introduzida há vários anos, a prática de webconferência só recentemente começou a ser usada no local de trabalho digital.
De fato, as tecnologias de videoconferência só se tornaram acessíveis a partir dos anos 2000. Foi a partir dessa época que a videoconferência se tornou disponível a um custo razoável, desde que a conexão com a Internet fosse adequada para permitir uma boa qualidade de serviço.
A aplicação dessa solução tecnológica, apesar de um início lento, agora está muito em voga na esfera profissional. As reuniões por videoconferência se tornaram a ordem do dia. Mas vamos explorar um pouco mais esse conceito.
O que se entende por videoconferência?
Videoconferência refere-se a um modo de reunião mediada por recursos tecnológicos de pessoas que não estão no mesmo local.
Por meio da videoconferência, os participantes da reunião têm a oportunidade de entrar em contato, conversar e ver uns aos outros sem estarem fisicamente próximos.
A videoconferência é um meio de anular as distâncias físicas entre as pessoas e permite que elas troquem ideias quase como se estivessem presentes no mesmo lugar.
A introdução do Smart Working e da videoconferência
Após a disseminação do Smart Working como uma prática de trabalho integrada à dinâmica das empresas, a videoconferência se tornou particularmente popular.
A aplicação da videoconferência como uma ferramenta de apoio ao trabalho e não mais como um simples meio de comunicação com amigos e parentes já era usada há vários anos. No entanto, apenas recentemente seu escopo foi ampliado. Atualmente, não se trata apenas de reuniões esporádicas com funcionários distantes ou clientes internacionais: a videoconferência também se tornou o meio usual de realizar reuniões de negócios clássicas.
Reuniões por videoconferência
As reuniões corporativas são momentos destinados ao compartilhamento de opiniões, à discussão de práticas de trabalho, à discussão de questões relevantes para os negócios, à deliberação sobre assuntos de negócios etc. São momentos destinados a incentivar o intercâmbio de informações e a troca de experiências. São momentos criados para incentivar a troca de opiniões, reunindo os funcionários de uma empresa em um único local onde eles podem se comunicar abertamente.
Normalmente, estamos acostumados a pensar em reuniões como convocações formais de membros da empresa em um escritório ou sala, com o objetivo de tomar decisões relativas às atividades da empresa. Hoje em dia, no entanto, as reuniões estão sendo cada vez mais realizadas remotamente, por meio de videoconferência.
Há algum tempo, as reuniões on-line pareciam uma prática estranha e distante. Agora, porém, elas se tornaram absolutamente familiares. Na verdade, não é incomum que os escritórios tenham salas de reunião equipadas para videoconferência, ou seja, equipadas com monitores, câmeras de vídeo, microfones e fones de ouvido, painéis à prova de som etc.
Até pouco tempo atrás, as práticas de aplicação da tecnologia para facilitar as reuniões de negócios remotas eram alvo de desconfiança. De fato, elas eram vistas como um meio de afastar os funcionários da comunidade corporativa, como uma ferramenta que favorecia a despersonalização dos relacionamentos e, portanto, a alienação no ambiente de trabalho.
No entanto, depois de superar a desconfiança inicial, hoje há uma tendência a apreciar particularmente o uso de novas tecnologias no campo da videoconferência para realizar reuniões on-line na empresa. Essa metodologia, de fato, tem revelado vantagens inegáveis associadas ao seu uso, como veremos em mais detalhes a seguir.
Reuniões por videoconferência... elas funcionam?
As reuniões por videoconferência funcionam, basta ter o cuidado de organizá-las adequadamente.
Entretanto, as reuniões on-line também podem falhar. O que mais pode comprometer o sucesso de uma reunião por videoconferência é certamente a qualidade da chamada. De fato, se não for possível ver e/ou ouvir um colega de forma nítida e contínua, é improvável que a reunião atinja seus objetivos.
Para evitar esse tipo de inconveniente, é bom implementar algumas boas práticas. Vamos dar uma olhada nelas juntos.
Reuniões por videoconferência: por onde começar?
Para poder realizar reuniões por videoconferência sem muitos problemas, é importante, antes de tudo, equipar-se com as tecnologias de suporte corretas.
De fato, como as videoconferências são reuniões realizadas com a mediação de meios tecnológicos, é claro que elas dependem totalmente do funcionamento adequado desses meios. Portanto, se não houver tecnologia ou se a conexão com a Internet for ruim, a videoconferência ficará comprometida.
Alguns conselhos práticos
Portanto, é necessário verificar se o equipamento está funcionando corretamente. Portanto, algumas dicas práticas para verificar sua adequação podem ser
- Faça um check-up preventivo da qualidade do som e do vídeo para evitar surpresas desagradáveis no momento da reunião. Nesse sentido, a opção de visualização da webcam é muito útil.
- Ajuste o enquadramento da câmera para que ela nos permita ver a nós mesmos e ao nosso interlocutor da melhor forma possível.
- Ajuste a iluminação da câmera, bem como a iluminação do ambiente em que se encontra.
- Preste atenção ao plano de fundo: ele será visto por todos que estiverem participando da videochamada, portanto, faça os ajustes necessários.
- Geralmente, é aconselhável ter fones de ouvido para compensar o baixo desempenho de muitos microfones incluídos nos laptops. A verificação do som pode ser feita por meio de uma chamada de teste para algum conhecido em um momento anterior à reunião.
- Verifique a velocidade da Internet disponível: conexões ruins inevitavelmente causarão problemas durante a chamada de vídeo.
Reuniões por videoconferência: as vantagens para a empresa
Como já dissemos, as reuniões por videoconferência podem trazer benefícios para a empresa e para todos os funcionários.
Quais são eles?
→ Redução de gastos de tempo e dinheiro
- Redução dos custos de viagem
- Redução dos custos de treinamento dos funcionários;
- Redução do tempo de organização.
→ Aumento da flexibilidade
Em princípio, as reuniões on-line podem ser realizadas a qualquer momento durante um período de 24 horas, em diferentes partes do mundo, e os funcionários podem participar de qualquer local. Participar da reunião é muito simples: basta clicar em um botão e você estará conectado em tempo real à reunião virtual.
Mesmo para aqueles que trabalham em casa, a participação é possível sem dificuldade, pois o usuário em questão não precisa ir ao escritório: sua sala de conferência será seu escritório ou sala de estar.
Além disso, as reuniões podem ser acompanhadas com o suporte da maioria dos dispositivos móveis. De fato, tanto os tablets quanto os smartphones são agora igualmente adequados para apoiar reuniões on-line.
→ Maior envolvimento dos funcionários
- A videoconferência pode compensar as deficiências causadas pela distância. A videoconferência permite a recuperação do potencial de troca de comunicação não verbal. Isso aumenta o sentimento de comunidade dos participantes (funcionários e clientes).
- As reuniões on-line oferecem a possibilidade de organizar mais reuniões, uma vez que a participação nelas causa menos gasto de tempo (o tempo relacionado a viagens, reuniões interpessoais etc. é eliminado). Como resultado, o ambiente corporativo pode se tornar mais comunicativo e isso pode permitir um grau mais alto de participação na empresa.
- As reuniões por videoconferência podem contribuir para uma melhor comunicação de informações entre os membros da equipe corporativa.
Como realizar uma reunião por videoconferência: boas práticas durante uma reunião
Para que seja possível realizar uma reunião de videoconferência adequada, algumas boas práticas devem ser adotadas, como
- Desligue seu microfone pessoal em reuniões de grupo nos momentos em que não estiver falando. Na verdade, desligar o som do seu próprio computador pode promover uma melhor qualidade geral do som e evitar vários tipos de poluição sonora.
- Se for sua responsabilidade planejar as reuniões, é uma boa ideia planejar uma agenda precisa com lembretes que possam lembrar os funcionários do que devem fazer. De fato, especialmente se os funcionários estiverem ativos no modo inteligente, pode ser mais fácil esquecer uma reunião, principalmente se ela não for agendada regularmente.
- Se o conteúdo tiver que ser apresentado, é bom se familiarizar com antecedência com os aplicativos a serem usados. Eles diferem de acordo com a plataforma usada para videoconferência (Google Meet, Skype, Zoom, Microsoft Teams, Pexip etc. estão todos disponíveis em uma versão gratuita e todos oferecem um serviço gratuito), por exemplo, como operar um compartilhamento de tela.
- É melhor planejar intervenções concisas e envolventes: ainda mais do que nas reuniões presenciais, nas reuniões on-line as pessoas podem ficar entediadas e se tornar apáticas aos estímulos muito rapidamente.
- Embora as reuniões por videoconferência possam, tecnicamente, ser realizadas com mais frequência do que as reuniões normais sem afetar muito a produtividade da empresa, geralmente é uma boa ideia não exagerar nas reuniões, mesmo em videoconferências. Como acontece com as reuniões comuns, de fato, uma frequência muito alta de reuniões pode diminuir sua relevância e causar mais perda de tempo do que um investimento útil para a empresa.
Artigo traduzido do italiano