Como digitalizar sua empresa: definição, procedimento e benefícios

Atualmente, o processo de transformação digital dos negócios é, sem dúvida, a chave para o sucesso de qualquer empresa.

Essas inovações possibilitam manter a competitividade em um mercado em que as pessoas já adotaram totalmente a realidade digital em seu estilo de vida e hábitos de consumo.

Por isso, é essencial que os líderes empresariais repensem a organização interna de sua empresa, mas também sua estratégia de marketing e desenvolvimento de crescimento, por meio de um modelo de negócios orientado digitalmente.

Em que consiste o processo de digitalização de uma empresa? E quais meios e recursos são necessários para concluir essa transição para o mundo digital?

Em nosso artigo, você encontrará uma análise do fenômeno da transição digital e do processo de digitalização corporativa.

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Digitalização corporativa: definição

Não é fácil dar uma definição precisa do processo de digitalização de uma empresa, pois esse é um conceito amplo que aborda a transformação da estrutura e da organização de uma empresa.

Em termos gerais, podemos definir a digitalização corporativa como o processo que contribui para a transformação em uma configuração digital de todos os processos de negócios, desde as interações até as comunicações e muito mais. As funções corporativas e os modelos de negócios também devem ser revisados com a lupa das novas tecnologias e do big data.

Do analógico ao digital

O processo de digitalização visa a eliminar todos os processos de negócios que dependem de modelos de negócios tradicionais, também chamados de analógicos. O resultado final da digitalização deve ser a criação de sistemas e processos de trabalho fluidos e uma maior automação de atividades e procedimentos em qualquer nível da organização empresarial, ou seja

• setor de marketing
• setor de vendas
• setor de atendimento ao cliente
• setor de distribuição
• setor de produção

Digitalização ≠ desmaterialização

A desmaterialização refere-se ao processo que leva à conversão de todos os documentos comerciais em papel em documentos digitais, disponíveis em diferentes formatos de arquivo. Por esse motivo, a desmaterialização é um conceito separado e diferente da digitalização, que, por outro lado, envolve uma mudança total no método de trabalho corporativo.

Podemos dizer, no entanto, que a desmaterialização não é um conceito separado da digitalização, mas um dos processos que fazem parte das estratégias e dos procedimentos para a digitalização de sua empresa.

Digitalização e novos espaços de trabalho

O processo de digitalização envolve uma mudança dos locais de trabalho físicos para um espaço digital: todos os processos ocorrem por meio da rede em um ambiente 100% virtual, onde o escritório físico não tem razão de existir.

O trabalho corporativo encontra novos ambientes de trabalho: todas as interações sociais entre colegas de trabalho, clientes e funcionários ocorrem por meio de videoconferências, bate-papos por vídeo e plataformas coletivas de redes sociais.

Os 4 pilares da transformação digital

Atualmente, estamos vivenciando um aumento sem precedentes do componente digital nas empresas. De fato, para garantir seu lugar no mercado, é necessário que todas as empresas se envolvam em inovações tecnológicas a fim de permanecerem competitivas e lucrativas.

Se você decidiu embarcar no processo de transformação digital, é hora de conhecer o SMAC. Por meio de social, móvel, análise e nuvem, você poderá adotar a inevitável transformação digital em andamento sem muita dificuldade.

SMAC: Social, Mobile, Analytics, Cloud. O que isso significa?

SMAC é um acrônimo formado por 4 letras que se referem a 4 termos. Eles definem os 4 componentes tecnológicos que traduzem as principais inclinações do mercado em termos de transformação digital das empresas. Os termos aos quais as letras do SMACS se referem são:

• Social,
• Mobile,
• Analytics,
• Cloud.

Em termos concretos, esses termos correspondem aos quatro investimentos em TI que devem ser feitos para garantir que uma empresa permaneça competitiva no mercado. Portanto, eles também são indicadores da maturidade ou da inadequação tecnológica de uma empresa.

Com a inclusão desses parâmetros, toda a empresa e sua operação podem ser adaptadas às tendências (sustentáveis) do mercado. Tanto os clientes quanto os usuários, mas também os próprios funcionários, se beneficiarão dessa vantagem!

As tecnologias do processo de digitalização

A transformação digital de uma empresa não pode ocorrer sem o uso de ferramentas e plataformas de colaboração de alta tecnologia. Mas digitalizar uma empresa não significa adotar todas as últimas inovações tecnológicas que o mercado oferece. É preciso saber como escolher cuidadosamente

• as tecnologias de que a empresa precisa
• o nível de habilidades digitais dos funcionários da empresa
• o orçamento da empresa disponível para investimentos em tecnologia

Para um processo de digitalização bem-sucedido, todos os softwares baseados em nuvem são uma excelente solução para qualquer tipo de empresa, seja para comunicação rápida ou trabalho remoto. O G-suite ou o Onedrive do Google são ótimas ferramentas para compartilhar e armazenar arquivos, utilizando as grandes capacidades de armazenamento da nuvem.

Softwares para comunicação digital, como Skype, Google Chat, Zoom ou Teams, são essenciais. Eles são plataformas de comunicação simples e fáceis de usar que incentivam uma maior colaboração e troca mútua.

Para facilitar a automação e simplificar a dinâmica dos negócios, os sistemas de gerenciamento ou ERP são de extrema importância.

Com esses softwares, sua empresa pode facilmente gerenciar, contabilizar e acompanhar todas as atividades mais importantes de uma empresa, desde a logística até a contabilidade.

Além dos sistemas acima, há todas as plataformas de CRM e CMS relacionadas ao gerenciamento do atendimento ao cliente e à produção de conteúdo digital.

Como já dissemos várias vezes, o número de novas tecnologias introduzidas não é o fator de sucesso do processo de digitalização, mas a maneira como elas são gerenciadas e conectadas de forma 100% digital .

Quais são os benefícios do processo de digitalização?

Decidir digitalizar sua empresa não é fácil, mas os benefícios são incontáveis. Os processos de negócios se tornam mais rápidos e eficientes, os tempos de produção são reduzidos exponencialmente e os funcionários se sentem mais envolvidos no processo de produção de valor agregado por meio de processos de atualização contínua.

Vamos dar uma olhada nos benefícios em detalhes.

Sem espaço para ineficiências

Os modelos de negócios orientados digitalmente visam criar um sistema de gerenciamento mais flexível e eficiente graças a um fluxo de trabalho parcialmente automatizado.

Clientes cada vez mais satisfeitos

A digitalização e a automação dos processos de negócios ajudam a melhorar os níveis de eficiência do serviço oferecido aos clientes, registrando um aumento na satisfação e no feedback positivo. De fato, a digitalização permite gerenciar simultaneamente as inúmeras solicitações dos clientes: os diferentes pontos de contato de comunicação melhoram a experiência e a interação do cliente com a sua empresa.

Inovação em constante atualização

Uma empresa que decidiu embarcar em um processo de digitalização decidiu abraçar o desenvolvimento de novas tecnologias e profissões ao mesmo tempo. A configuração digital permite que sua empresa se adapte mais facilmente às mudanças e inovações, mantendo-se competitiva no mercado competitivo.

Diminuição do nível de risco

Uma empresa que opera em um ambiente digital tem um nível menor de riscos e erros. E quando ocorrem erros, os processos estabelecidos pela digitalização permitem a rápida identificação das causas e soluções para os problemas.

Comunicação mais eficaz

A mudança provocada pelo processo de digitalização envolve a comunicação entre funcionários, fornecedores e clientes em potencial. Esses últimos, de sujeitos passivos, tornam-se participantes ativos nesse processo de comunicação, trabalhando lado a lado com as tecnologias implementadas pela digitalização.

A criação de novas oportunidades

Se sua empresa for digitalizada, seus processos comerciais serão mais eficientes e competitivos. Você terá mais tempo para se dedicar a novos projetos e aproveitar novas oportunidades para aumentar o lucro da empresa. As ações de tomada de decisão são simplificadas e podem ser baseadas em um sistema que coleta dados e informações digitalmente.

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Quais são os custos da digitalização corporativa?

Diante dos inúmeros benefícios que a digitalização traz, é preciso levar em conta que há custos a serem arcados para concluir esse processo de transição para uma empresa digital.

Antes de analisar os custos da digitalização, é preciso lembrar que o processo de digitalização de uma empresa não se trata de se atualizar com novas tecnologias, mas de escolher tecnologias que estejam de acordo com as necessidades da empresa. Por esse motivo, a digitalização deve ser vista como um novo horizonte de lucro e ganho para tornar a empresa inovadora e competitiva em um mercado em constante mudança e cada vez mais global.

Então, quais são os custos dessa atualização para o digital?

Equipe-se com as tecnologias certas

O processo de digitalização não pode ser concluído sem a aquisição de novas tecnologias e grandes investimentos em sistemas de TI, como software de gerenciamento ou ERP, sistemas de IoT, impressoras 3D, plataformas baseadas em nuvem e conexões de fibra ultrarrápidas.

Todos os elementos mencionados acima são a principal fonte de despesas para a implementação do processo de digitalização corporativa.

Ter uma equipe competente

Uma vez que a empresa tenha as tecnologias certas, ela também deve ter funcionários capazes de usar corretamente as ferramentas que sustentam a gestão digitalizada. A próxima etapa, portanto, é procurar pessoas que tenham as habilidades necessárias para um ambiente 100% digital e que sejam capazes de explorar o potencial ao máximo.

Se os custos de contratação de pessoal forem muito altos, a alternativa é oferecer cursos de treinamento aos funcionários existentes para que eles possam se familiarizar com as novas metodologias de digitalização.

Em ambos os cenários possíveis, além do custo econômico, há também um custo cultural. De fato, o processo de digitalização implica um custo estratégico e de gerenciamento, ou seja, uma mudança de rumo dos modelos de negócios tradicionais que leva a um ambiente digital e inovador. A mentalidade corporativa é completamente alterada, assim como o organograma corporativo.

Essa mudança deve começar no nível da alta administração para que afete toda a empresa. De nada adianta contratar pessoal altamente qualificado se a alta gerência da empresa não for capaz de indicar o caminho para essa mudança digital.

E você, sente-se preparado para enfrentar esse desafio?