Espaço aberto no escritório: vamos derrubar as paredes do escritório!
Open Space é um conceito que já existe há alguns anos e ainda está muito em voga. Ouvimos falar dele em relação ao mobiliário de apartamentos, bem como em relação à organização de espaços de trabalho e colaboração.
Em particular, o Open Space em ambientes profissionais está muito em voga devido à sua praticidade para o trabalho colaborativo, mas sua aplicação é igualmente controversa. Neste artigo, vamos dar uma olhada nas características do escritório Open Space e analisar seu potencial e suas limitações em comparação com um escritório tradicional.
O Open Space > O que é?
OpenSpace é um termo em inglês que significa literalmente "espaço aberto". O Open Space descreve um único ambiente no qual não há elementos estruturais divisórios, como paredes, mas que abriga diferentes funções de vida em seu interior.
Por exemplo, em um ambiente Open Space, uma cozinha pode coexistir no mesmo espaço com uma sala de estar.
Por que ele é tão bem-sucedido?
O Open Space é uma tendência de design e mobiliário que tem sido muito bem-sucedida, especialmente nos últimos anos, e está cada vez mais em voga. As vantagens desse tipo de organização de cômodos estão principalmente ligadas ao conceito diferente de espaço de convivência.
De fato, com a decoração Open Space, os cômodos parecem muito maiores do que com uma organização do espaço por meio de paredes divisórias. Do ponto de vista da iluminação, a luz natural pode chegar mais facilmente a todos os cantos do cômodo, enquanto que, no que diz respeito ao consumo de energia, a economia não é indiferente.
Aplicação do Open Space à esfera profissional: o Open Space Office
O Open Space é um modelo de organização de espaço que não se aplica apenas a ambientes domésticos. De fato, o Open Space está muito em voga nos ambientes de trabalho. O escritório Open Space é, portanto, uma realidade cada vez mais frequente.
A introdução de escritórios abertos é uma das mudanças introduzidas no contexto da revolução no mundo do trabalho que vem ocorrendo há mais de trinta anos. De fato, no passado recente, houve o surgimento de novas profissões, especialmente aquelas que envolvem criatividade e colaboração.
Os setores de TI e de informações são particularmente afetados, com profissões relacionadas à comunicação, ao design gráfico, à redação, ao marketing social, ao gerenciamento de comunidades etc.
Essas profissões emergentes enfatizaram desde o início a necessidade de trabalhar em "equipe", o que imediatamente surgiu como a chave para sua eficácia estratégica. Como resultado, o local de trabalho tornou-se mais sintonizado com a necessidade de ambientes onde a troca de ideias é facilitada.
De onde surgiu a ideia do escritório Open Space?
Essa nova forma de conceber e vivenciar o trabalho tem suas raízes na década de 1990 no Vale do Silício. Uma força motriz por trás dos novos modelos de negócios, ela também influenciou a imaginação coletiva no que diz respeito à organização dos espaços de trabalho.
De fato, com a divulgação de imagens das sedes dos gigantes Facebook e Google, a tendência de trabalhar em escritórios abertos se estabeleceu. Do Vale do Silício, portanto, vem a ideia de que o espaço aberto pode ser efetivamente aplicado aos ambientes de trabalho.
Nesse contexto, a lógica da economia e da sustentabilidade econômica foi combinada com a necessidade de inovação. De fato, o Facebook e o Google apresentaram um modelo de trabalho sem hierarquias, ou seja, absolutamente horizontal e flexível, que eles traduziram em termos espaciais em escritórios open space.
Nesse tipo de espaço de trabalho, a ideia era promover e estimular a colaboração, mas também proporcionar uma ideia de trabalho fluido e transparente.
Quais são as vantagens e desvantagens do Open Space?
O Open Space sempre foi considerado um sinônimo de modernidade, dinamismo, uma abordagem alternativa e progressiva para o trabalho .
No entanto, se sua aplicação está associada a muitas vantagens inegáveis, seu uso também acarreta várias desvantagens.
Vamos dar uma olhada nelas juntos.
Vantagens
A aplicação do Open Space em escritórios traz inúmeros benefícios, especialmente do ponto de vista da economia de energia. Esses benefícios seriam
- Economia considerável em termos de gastos com espaço e materiais;
- Os espaços utilizados são organizados de forma mais flexível, bem cuidada e inspirada, o que pode ser um fator determinante para influenciar positivamente a produtividade;
- Comunicação em tempo real: incentivo ao trabalho em equipe e à colaboração entre colegas. Isso reduz a possibilidade de mal-entendidos ou interpretações errôneas, além de atrasos e lentidão.
Desvantagens
Se o Open Space tem muitas vantagens, ele também tem algumas falhas ou deficiências. De acordo com vários estudos realizados sobre a eficácia da aplicação do open space em escritórios, as desvantagens para os funcionários são várias e pesadas.
Várias pesquisas com funcionários mostraram que em um escritório Open Space:
- É mais fácil se distrair;
- A privacidade não é suficientemente protegida;
- A pessoa está sujeita à sobrecarga sensorial (poluição sonora e distrações visuais), o que geraria mais estresse do que o necessário;
- O grau de infelicidade e insatisfação nos ambientes de trabalho é maior;
- A produtividade geral diminui;
- O risco de infecções aumenta: vírus e bactérias circulam mais facilmente em um espaço compartilhado;
Estudos mostram que, em um escritório sem paredes, as pessoas, paradoxalmente, se comunicariam menos e, ao contrário, tenderiam a trocar mais comunicações por e-mail.
De acordo com um estudo de 2018 realizado pela Harvard Business School, quase dois terços a mais de licenças médicas ocorrem em escritórios de espaço aberto do que em escritórios clássicos.
De acordo com o Journal of Environmental Psychology, o maior problema associado a um escritório Open Space seria o aumento do estresse causado pela poluição autista. Isso teria um forte impacto negativo sobre a qualidade do trabalho e o bem-estar dos funcionários.
Como administrar um escritório Open Space?
Portanto, administrar um escritório Open Space não é necessariamente uma brincadeira de criança. Por esse motivo, os escritórios abertos devem ser bem planejados e calibrados para não prejudicar a produtividade da empresa.
→ Uma abordagem possível para o Open Space que poderia diminuir os efeitos negativos associados a ele é fornecer espaços privados de "descompressão", ou seja, salas menores separadas.
Esses locais, que poderiam ser realizados na forma de cabines ou áreas com isolamento acústico, permitiriam recuperar a privacidade ou a concentração perdidas quando necessário. Essa solução, embora não resolva todos os problemas associados ao Open Space, pode reduzir alguns deles.
→ Alternativamente, ou além disso, pode-se criar uma leve separação entre os espaços, embora sem introduzir paredes divisórias. Existem, de fato, soluções práticas e discretas que podem contribuir para a proteção mínima da privacidade dos trabalhadores.
→ Em vez disso, painéis de absorção de som podem ser usados para limitar a influência negativa do ruído.
Obviamente, o desafio atual para os projetistas é combinar a intenção de manter um espaço de trabalho compartilhado com a necessidade de atender a certas necessidades pessoais dos funcionários.
A necessidade atual é repensar o local de trabalho dentro da empresa, mantendo-o dinâmico, mas suficientemente protegido. Os profissionais da área devem procurar encontrar um bom equilíbrio entre o espaço disponível, os usos que serão dados a ele e as necessidades dos funcionários. Veremos o que o futuro nos reserva!
E você, já teve uma experiência direta com um escritório Open Space? Se sim, quais foram suas impressões e qual é sua posição sobre o assunto? Compartilhe sua opinião conosco nos comentários!
Artigo traduzido do italiano