Compartilhamento de documentos: Google Drive, Dropbox ou Onedrive?
Seu modelo de compartilhamento de documentos ainda se baseia em pen drives ou memórias de armazenamento externo. Você sempre disse a si mesmo que não há maneira mais segura de compartilhar documentos?
Mas quantas vezes você perdeu seu pen drive ou, depois de inserido no computador, não conseguiu mais acessar os arquivos que ele continha? Se você está procurando uma maneira segura de compartilhar documentos, continue lendo.
O Appvizer mostra hoje por que o compartilhamento de documentos é importante e essencial em um ambiente de trabalho colaborativo.
Compartilhar documentos de forma inteligente também significa tê-los disponíveis o tempo todo, sem ter de se preocupar com o armazenamento.
Pronto para aprender tudo o que há para saber sobre compartilhamento de dados? Sim?
Perfeito. Então vamos começar.
Compartilhamento de documentos: indo para a nuvem
Hoje em dia, o compartilhamento de documentos é uma prática indispensável em ambientes empresariais, profissionais e até educacionais. Para o desempenho da sua equipe, é importante que todos tenham conhecimento das mesmas informações. Por esse motivo, as mídias de armazenamento externo tornaram-se obsoletas e pouco confiáveis.
A nova fronteira do compartilhamento de arquivos são os sistemas baseados em nuvem. As vantagens comparativas desses sistemas são inegáveis:
1. Compartilhamento imediato e com mais pessoas
Graças aos sistemas de nuvem, vários arquivos podem ser compartilhados simultaneamente em poucos segundos. Além disso, vários membros da mesma equipe, uma vez que tenham acesso ao arquivo, podem trabalhar juntos ao mesmo tempo. Dessa forma, você pode ser mais produtivo e economizar muito tempo.
2) Redução do gasto de recursos
Outra vantagem que não deve ser ignorada é a economia de recursos. Ao compartilhar arquivos em um sistema de nuvem, não é mais necessário imprimir documentos. Você economiza papel, tinta e eletricidade. Esses são consumos mínimos, mas têm um impacto nas despesas do escritório no final do mês. Além disso, escolher uma nuvem para o compartilhamento de documentos é uma opção ecologicamente correta. Na verdade, ao reduzir o nível de recursos até mesmo para imprimir documentos, você está implementando uma prática ecológica que é sempre bem-vinda.
3. Alto nível de privacidade
Se você faz parte de uma empresa, é importante garantir a segurança dos dados com os quais está trabalhando. Mais uma vez, a nuvem está em uma posição favorável com relação a esse fator.
Os documentos em papel podem ser facilmente perdidos, assim como os sistemas de armazenamento externo, como cartões de memória e discos rígidos externos. Uma violação na rede de segurança de uma empresa definitivamente não é recomendada.
Com sistemas que usam tecnologia de nuvem, o nível de segurança é um dos melhores. Na verdade, somente usuários selecionados podem ter acesso aos documentos na nuvem. Assim, o proprietário do documento pode selecionar o nível de segurança a ser aplicado e as pessoas com quem deseja compartilhar o documento.
Somente as pessoas indicadas pela pessoa que criou o documento poderão acessá-lo. Além disso, você pode permitir o compartilhamento e a edição adicionais a determinados colaboradores e deixar apenas a possibilidade de visualizar o arquivo no modo de leitura. A qualquer momento, você receberá uma notificação quando alguém visualizar ou editar um de seus documentos.
Como compartilhar documentos on-line?
As ferramentas de compartilhamento de documentos são ideais para gerenciar o fluxo de trabalho de uma empresa de forma inteligente, mesmo que você use apenas seu smartphone ou que as pessoas estejam fisicamente distantes.
Há vários sistemas de compartilhamento de documentos on-line ou na nuvem. Eles estão cada vez mais desenvolvidos em termos dos recursos que oferecem, portanto, você terá muitas opções. Quase todos eles são projetados para funcionar da mesma maneira, embora cada um desses sistemas tenha seus próprios recursos especiais que podem atender mais ou menos às suas necessidades.
A maioria desses sistemas é gratuita e acessível a qualquer pessoa com uma conexão à Internet. A única limitação diz respeito à capacidade de armazenamento. Portanto, é preferível que sua empresa opte por uma opção paga que possa lhe conceder mais espaço de armazenamento e recursos extras para oferecer aos seus funcionários uma experiência ideal de compartilhamento de arquivos.
Dropbox: seus arquivos acessíveis em qualquer lugar
Para acessar seus arquivos o tempo todo, mesmo que você não esteja no escritório, o Dropbox oferece a possibilidade de ter uma espécie de pasta virtual na Internet que você sempre pode acessar. Obviamente, as pessoas que receberam sua autorização também podem acessar a pasta e adicionar ou modificar arquivos de acordo com o nível de autorização delas.
No Dropbox, você pode armazenar qualquer tipo de arquivo, desde documentos do Word até arquivos do Excel e assim por diante.
O Dropbox é um sistema on-line. No entanto, você pode baixar a versão para desktop do seu PC para continuar trabalhando nos seus arquivos mesmo sem uma conexão com a Internet.
Quando a conexão com a Internet estiver ativa novamente, o Dropbox atualizará automaticamente os arquivos modificados, com base na versão modificada mais recentemente. E se o arquivo for compartilhado com mais de uma pessoa, as alterações também serão feitas automaticamente nos outros computadores que tiverem acesso ao arquivo.
Google Drive: trabalho coordenado com documentos
O Google atende às suas necessidades de compartilhamento de documentos com o serviço Google Drive. Assim como no DropBox, com o Google Drive você tem um espaço de armazenamento on-line onde pode compartilhar seus documentos sem problemas.
No entanto, a vantagem adicional do Google Drive é a possibilidade de trabalhar em conjunto no mesmo documento: vários funcionários da mesma equipe podem fazer alterações simultaneamente.
Essa opção é possível com o Google Docs, ou seja, a versão on-line do pacote Word do Microsoft Office, pois ele tem mais ou menos a mesma funcionalidade para redigir documentos de texto, planilhas, apresentações e questionários on-line.
Os documentos criados dessa forma podem ser consultados simultaneamente por todas as pessoas que receberam autorização para acessar o arquivo.
Onedrive: a nuvem de assinaturas do Windows
O Onedrive é o sistema de nuvem nativo do sistema Windows. Nos PCs que executam o sistema Windows, ele já vem pré-instalado por padrão. O OneDrive oferece uma versão on-line dos programas Word, Excel e Powerpoint para trabalhar e compartilhar documentos com facilidade. O Onedrive é integrado ao Microsoft Office 365 e oferece um plano gratuito ao qual recursos adicionais podem ser adicionados mediante o pagamento de uma taxa. Na versão básica, está disponível um espaço de 5 GB.
Um dos recursos interessantes do OneDrive é a presença de um cofre pessoal, no qual você pode proteger todos os tipos de arquivos por meio de um sistema de verificação de identidade. Na versão básica, você pode colocar até três arquivos no cofre.
Com o OneDrive, você também tem a possibilidade de fazer digitalizações de várias páginas de documentos em papel, recibos, bilhetes e transferi-los diretamente do seu celular para o Onedrive. De fato, esse sistema oferece uma versão móvel para smartphones.
Como é um sistema padrão, você não precisará instalá-lo se usar um sistema Windows. O backup de todos os seus arquivos no PC será feito sempre que você fizer alterações, e a sincronização entre todos os dispositivos e para outros usuários que tenham acesso também é instantânea e altamente eficiente.
O Onedrive também mantém os arquivos que você excluiu por mais 30 dias. Assim, você pode restaurá-los a qualquer momento.
Assim como o Google Drive, o Onedrive também permite que você trabalhe sem conexão com a Internet e colabore com outros usuários de forma simultânea e instantânea.
O serviço já está disponível em sistemas Windows; para sistemas macOS, ele terá que ser instalado. Mas, depois de instalada, a versão para desktop tem a mesma funcionalidade que nos sistemas Windows.
Sua empresa está pronta para dar o próximo passo para melhorar seu sistema de compartilhamento de documentos?
Deixe-nos saber nos comentários se o compartilhamento de documentos já faz parte de suas práticas e se você notou a diferença na produtividade.
Artigo traduzido do italiano