Como fazer uma videoconferência? Algumas dicas úteis

Organizar uma videoconferência parece brincadeira de criança. Para realizar uma boa reunião virtual, parece que tudo o que você precisa fazer é clicar em um botão e tudo acontece automaticamente. Na verdade, as coisas são diferentes: organizar videoconferências sem cometer erros ou problemas não é tão simples.

Neste artigo, veremos como realizar uma videoconferência: definimos as práticas recomendadas com base nas quais uma boa reunião on-line pode ser planejada e conduzida.

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O que é uma videoconferência?

A videoconferência é, como se pode deduzir pelo próprio nome, uma conferência realizada por meio da presença virtual dos participantes. Isso significa que eles não estão fisicamente próximos, mas acompanham a reunião telematicamente, ou seja, por trás de uma tela.

De fato, a videoconferência corresponde a uma reunião entre, geralmente, várias pessoas , mediada por suportes tecnológicos, ou seja, pela presença de tecnologias especiais que permitem a telecomunicação.

Videoconferência no local de trabalho

A videoconferência se tornou uma ferramenta muito popular com a disseminação do Smart Working no local de trabalho. De fato, a revolução tecnológica nas empresas levou a uma mudança para o digital, mesmo em relação a práticas que se pensava serem necessariamente realizadas pessoalmente.

Hoje, a videoconferência se tornou uma prática normal no ambiente de trabalho e é considerada parte da rotina da empresa. De fato, muitas vezes, as reuniões são realizadas on-line.

Por meio de meios tecnológicos modernos, é possível garantir que todos os funcionários possam participar da videoconferência, mesmo que não estejam fisicamente presentes nas instalações da empresa. De fato, graças à videoconferência, as distâncias físicas entre os participantes são canceladas, que podem se envolver ativamente, dessa forma, na vida da empresa, independentemente de onde estejam.

Como fazer uma videoconferência?

Pequenos truques antes de começar

Uma videoconferência pode ser realizada com relativa facilidade, embora seja necessário tomar cuidado para respeitar alguns critérios básicos para que ela ocorra sem problemas.

Em primeiro lugar, uma videoconferência deve ser:

• Confortável, ou seja, deve ser de fácil acesso para todos os participantes;
• Agradável, ou seja, não deve gerar sentimentos de confusão. Isso significa que a interface do meio escolhido para a videoconferência deve ser agradável e deve ter funcionalidades imediatas, o que pode facilitar tanto o trabalho do administrador quanto as intervenções dos colaboradores.

→ Quais são os objetivos que devem ser levados em conta?

Os objetivos a serem considerados na organização de uma boa videoconferência não são muito diferentes daqueles a serem considerados na organização de uma boa reunião presencial.

O discurso organizado por videoconferência deve, de fato, ser:

• Clara: o que é dito deve ser facilmente compreendido e a imagem da pessoa que está falando deve ser transmitida da forma mais clara possível;
• Envolvente: o que for dito deve ser capaz de despertar o interesse dos ouvintes e manter sua atenção, se possível, durante toda a reunião;
• Conciso: é aconselhável que as reuniões por videoconferência tenham no máximo 40 minutos. De fato, os participantes de reuniões on-line são mais propensos a se distrair ou a cair no tédio.

Os aspectos mencionados acima, no caso da videoconferência, dependem estritamente das tecnologias de suporte usadas para realizar a reunião on-line. Portanto, é fundamental certificar-se, em primeiro lugar, de que se domina o uso dos meios tecnológicos utilizados para implementar a reunião.

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Que perguntas devem ser feitas antes de organizar uma videoconferência?

Antes de realizar uma videoconferência, é necessário fazer perguntas sobre seu planejamento, para que seja possível organizar uma reunião on-line adequada.

As perguntas que você deve fazer a si mesmo são:

• Tenho as ferramentas tecnológicas adequadas para realizar uma boa videoconferência?
• Sou capaz de usar a tecnologia de suporte para implementar a videoconferência?
• Testei a funcionalidade das tecnologias usadas?
• Avisei todos os colaboradores que estarão presentes? Recebi a confirmação do consentimento para participar e me certifiquei de que eles não se esquecerão do evento (lembrete na agenda, envio do link da reunião etc.)?
• Planejei um discurso que seja relevante em termos de conteúdo e forma? Ou seja, meu discurso é funcional para ser exibido por videoconferência?

→ Equipe-se com o equipamento certo

Como vimos, as videoconferências são desenvolvidas com base em determinadas tecnologias. Sem esses suportes, não é possível realizar e conduzir reuniões on-line.

Mas qual é exatamente o equipamento certo a ser usado?

Para organizar uma videoconferência, você precisa de:

• Um computador ou tablet.

Em princípio, qualquer dispositivo que você possua (até mesmo um smartphone) serve, desde que tenha uma câmera de vídeo, uma tela suficientemente grande e a capacidade de suportar os aplicativos por meio dos quais a chamada de vídeo será realizada.

• Uma boa conexão com a Internet.

Embora nem todas as soluções de suporte a videoconferências exijam velocidades muito altas para permitir a realização de uma boa videoconferência, é preciso sempre garantir que a conexão seja rápida o suficiente para o software ou aplicativo escolhido para a reunião on-line.

• Bom software de videoconferência.

Há muitos tipos no mercado, tanto gratuitos quanto pagos. Isso significa que você pode escolher a solução de software ou aplicativo da Web que melhor atenda às suas necessidades e inclinações.

Exemplos de plataformas úteis para videoconferência são Google Meet, Skype, Zoom, Microsoft Teams, Pexip, etc. Todas elas estão disponíveis em uma versão gratuita e oferecem um serviço gratuito. Portanto, elas são particularmente atraentes para todos os tipos de usuários.

Caso se decida usar uma dessas plataformas, é recomendável verificar sua funcionalidade no navegador de sua preferência. Portanto, abra o site relevante, verifique a acessibilidade da plataforma e, se necessário, altere o navegador usado.

Entretanto, tenha sempre em mente que quanto mais profissional for o software, mais ele poderá garantir um alto grau de qualidade e segurança do sistema.

Equipar-se com a solução de software correta para realizar uma videoconferência é de importância fundamental para o sucesso da reunião.

De fato, soluções não funcionais podem levar a problemas sérios, como

• Perda de credibilidade corporativa aos olhos dos funcionários ou clientes;
• Perda de tempo e reuniões dispersas, o que o impede de atingir seus objetivos operacionais.

→ Verificação inicial

Antes de iniciar uma videoconferência, é necessário fazer uma verificação prévia da qualidade do som e do vídeo, bem como da funcionalidade das configurações do software utilizado.

Para possibilitar a recepção ideal do áudio, é uma boa ideia equipar-se com fones de ouvido, pois o microfone do próprio computador costuma ser ruim. Além disso, o enquadramento da câmera deve ser verificado e ajustado para que a outra parte possa vê-lo da melhor forma possível.

A iluminação também deve ser ajustada para permitir a melhor visibilidade. Você também deve verificar se não há elementos indesejados no plano de fundo: eles aparecerão no vídeo durante a reunião e poderão ser vistos por todos os participantes.

→ Planejamento da videoconferência

Como qualquer reunião, a videoconferência deve ser planejada. Não se trata apenas de planejar o seu discurso, ou seja, o que você quer dizer, mas é preciso criar um evento para ser marcado na agenda de todos os participantes.

Em algumas plataformas on-line, os participantes já podem ser adicionados com antecedência. Outros softwares, por outro lado, permitem que isso seja feito quando a videoconferência começa.

Em ambos os casos, o procedimento é simples: basta selecionar o item adicionar contato e convidar todos os participantes para o evento dessa forma.

Normalmente, o número máximo é de 100 participantes, mas o limite varia de software para software. Obviamente, caso o limite máximo não seja atingido, sempre é possível aumentar o número de visitantes da videoconferência, mesmo depois de o evento ter sido criado. De fato, o item Add Others sempre pode ser usado, mesmo durante a própria reunião.

→ Iniciar a videoconferência

Especialmente se você for novato no uso de software de videoconferência, vale a pena se preparar para iniciar a videoconferência com alguma antecedência em relação ao horário programado. Isso lhe dará mais tempo para remediar o problema surgido em caso de imprevistos na operação do software ou de uso inadequado.

→ Como gerenciar e controlar a videoconferência em andamento

Durante a videoconferência, é necessário monitorar constantemente o funcionamento adequado da solução tecnológica, em relação à qualidade do áudio e do vídeo, tanto para si mesmo quanto para os participantes.

A videoconferência deve ser satisfatória tanto para o administrador quanto para o usuário na plateia.

Boas práticas durante uma videoconferência

Para poder gerenciar e realizar uma videoconferência adequada, é aconselhável implementar algumas boas práticas. Entre elas estão as seguintes:

• Desligue o microfone em reuniões de grupo nos momentos em que não estiver fazendo um discurso. Na verdade, desligar o som do seu próprio computador pode promover uma melhor qualidade geral do som e evitar vários tipos de poluição sonora.
• Se for sua responsabilidade planejar as reuniões, é uma boa ideia planejar uma agenda precisa com lembretes que possam lembrar os funcionários do que devem fazer. De fato, especialmente se os funcionários estiverem ativos no modo inteligente, pode ser mais fácil esquecer uma reunião, principalmente se ela não for agendada regularmente.
• Se for necessário apresentar conteúdo, é uma boa ideia familiarizar-se antecipadamente com os aplicativos ou softwares escolhidos para a videoconferência.

As funcionalidades são diferentes dependendo da plataforma usada para a videoconferência.

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