Desmaterialização de documentos em papel: prós e contras

A desmaterialização de documentos tem vantagens e desvantagens. A implementação de uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos (DMS) melhora os processos de trabalho nas empresas e apoia uma política sem papel.

Entretanto, como podemos reduzir os riscos à segurança dos dados? Como podemos garantir o valor legal de uma assinatura digital de um contrato?

Para entender melhor a editoração eletrônica, seus desafios e o impacto dessa transformação digital na empresa, aqui está o que você precisa saber:

As 5 vantagens

O processo de desmaterialização dos documentos originais em papel também implica a desmaterialização dos processos de trabalho. Assim, o conceito de inteligência econômica assume seu significado pleno: os funcionários ganham em capacidade de resposta e produtividade.

Um zoom sobre os benefícios da desmaterialização de documentos.

Nº 1: Economia de espaço por meio do armazenamento digital

A digitalização de documentos oferece uma vantagem logística considerável. As dezenas ou até centenas de metros quadrados necessários para armazenar documentos em papel e faturas de fornecedores estão desaparecendo.

O armazenamento eletrônico e o gerenciamento do formato digital de documentos de computador em CDs, depois em pendrives e agora em servidores economizam espaço.

As empresas que antes precisavam alugar espaço de armazenamento para guardar seus documentos em papel agora economizam muito dinheiro.

Nº 2: Acessibilidade dos dados

Um dos maiores benefícios da desmaterialização no local de trabalho é a capacidade de compartilhar arquivos instantaneamente em todo o mundo usando a Internet.

Um grupo de trabalho pode, portanto, realizar atividades coordenadas, mesmo que estejam distantes. Documentos de trabalho, registros contábeis e faturas estão disponíveis on-line.

Isso permite que clientes, fornecedores, contadores e contabilistas evitem viagens frequentes e economizem nos custos relacionados.

Outra possibilidade é trabalhar em casa, ou em teletrabalho, para oferecer conforto à equipe. A capacidade de resposta da empresa aumenta e todos economizam muito tempo.

Nº 3: Rastreamento computadorizado de documentos

A inteligência de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é que ele aumenta a produtividade dos funcionários. Todas as informações podem ser acessadas em tempo real: essa é uma das muitas vantagens do gerenciamento de documentos digitais.

A transmissão de informações não é mais um problema: os funcionários não perdem mais tempo procurando os dados de que precisam. Eles sabem onde encontrar as informações: um software DMS oferece a possibilidade de armazenar e classificar documentos de acordo com diferentes categorias e seus próprios parâmetros de classificação. A busca se torna fácil e intuitiva.

O sistema também permite reduzir o tempo de processamento de um arquivo entre os departamentos de marketing e vendas ou para a contabilidade por meio de faturamento eletrônico, por exemplo.

Assim, a desmaterialização acelera um conjunto de atividades coordenadas, garantindo a rastreabilidade dos documentos: o histórico permite saber quem executou uma ação A em um determinado momento T.

Nº 4: Um arquivo digital com valor legal

A desmaterialização de documentos contábeis facilita o processamento contábil remoto. Uma solução completa permite que os documentos adquiridos sejam arquivados como arquivos digitais para arquivamento contábil.

No entanto, são necessárias algumas ferramentas profissionais:

• um arquivo digital para proteger os dados, dando-lhes valor legal,
• uma solução para assinar documentos eletronicamente e autenticar a identidade do signatário.

Os benefícios da desmaterialização da contabilidade são muitos: economia de tempo, produtividade, espaço graças ao armazenamento e arquivamento desmaterializados e aceleração do processamento.

Nº 5: uma abordagem ecológica

Do ponto de vista ecológico, as vantagens da desmaterialização na empresa podem ser vistas de várias maneiras.

O gerenciamento de documentos por meio da TI permite uma redução eficiente da pegada ecológica, consumindo menos recursos e economizando toneladas de papel.

Reduzir o número de impressões de documentos e o consumo de cartuchos de tinta significa tomar medidas para proteger o meio ambiente.

Todos os operadores de negócios também devem considerar a reciclagem de documentos em papel para descarte, por exemplo, usando as contracapas não impressas, por exemplo, como um bloco de notas

As 5 desvantagens

A desmaterialização de faturas e documentos apresenta algumas desvantagens e riscos , caso se esqueça de considerar todas as questões relacionadas à desmaterialização. Algumas são simples barreiras psicológicas que podem ser removidas e, quanto aos riscos mais concretos, há maneiras de se proteger. Vamos ver como.

Nº 1: investimento financeiro

A primeira das desvantagens da desmaterialização e da digitalização: o investimento. Passar do papel para o gerenciamento eletrônico de documentos implica em custos técnicos, de manutenção, hospedagem etc.

É necessária uma análise técnica dos meios. Um projeto de desmaterialização deve levar em conta o controle da rede de computadores para conectar os aplicativos comerciais usados internamente.

Também é necessário definir uma meta de eficiência e quantificá-la para melhorar a qualidade, os prazos de entrega (etc.) e antecipar as necessidades de arquivamento eletrônico de cada funcionário.

Todos esses elementos devem fazer parte de uma estratégia de transformação digital, cujos benefícios beneficiarão o crescimento de toda a empresa no longo prazo.

Os dados são o ativo mais valioso de uma empresa: investir ou morrer é a pergunta a ser feita se o investimento financeiro for algum tipo de barreira para você.

Nº 2: resistência à mudança

Imagine um grupo de funcionários acostumados a processar informações em papel, usando os mesmos métodos há 10 anos; para eles, os documentos digitais são um pesadelo.

Essas pessoas podem expressar resistência à mudança, seja por medo do desconhecido ou por desconhecimento das novas tecnologias.

Para evitar que elas considerem a desmaterialização como uma restrição imposta arbitrariamente, é necessário fornecer o suporte correto.

A informatização da empresa e a criação de novos procedimentos de trabalho devem ser acompanhadas de treinamento no local. O gerente de RH pode usar um plano de treinamento para colocar essas novas práticas em prática e estendê-las a todas as atividades da empresa.

O usuário deve ter tempo para se adaptar e entender esse novo ambiente de trabalho, suas condições e regras de uso.

A melhor abordagem é a pedagógica: é necessário explicar em etapas como o SGD é útil, como o ajudará a fazer seu trabalho e como será mais eficiente. Por meio de aconselhamento, ele aprenderá a processar as informações de forma mais rápida e flexível.

Nº 3: Segurança e integridade dos dados

A desmaterialização de documentos administrativos e o processamento de dados confidenciais, como dados pessoais coletados, levantam a questão da segurança das informações armazenadas.

O GDPR exige que os dados sejam armazenados de forma anônima e com um nível extremamente alto de confidencialidade e proteção dos dados processados. Portanto, é importante recorrer a soluções de mercado que garantam a proteção das informações, materializadas por muitos arquivos que circulam dentro e, às vezes, fora da empresa.

Além disso, é necessário proteger todos os acessos e garantir o gerenciamento adequado dos direitos do usuário para se proteger contra hackers, fraudes e ataques que podem corromper a integridade dos dados com um único clique.

Nº 4: Perda de documentos

Esse é um grande problema: a questão sempre surge no contexto da desmaterialização de documentos.

Uma solução que permita o backup automático das informações resolve esse problema para facilitar a preservação digital. O treinamento de qualidade também permitirá que toda a organização adote as práticas recomendadas dentro da organização.

Nº 5: o valor legal de uma assinatura digital

Entre as limitações da desmaterialização de documentos expressas por alguns gerentes está o valor legal de uma assinatura eletrônica. Essa preocupação é legítima quando um contrato importante é assinado eletronicamente.

Para ter certeza do valor legal de uma assinatura eletrônica, é necessário usar um terceiro de confiança. Essa é uma autoridade de certificação certificada pelo estado que atende a todas as condições e padrões de segurança europeus mais rigorosos.

Portanto, uma solução como a Yousign é recomendada para assinar um contrato ou documento eletronicamente:

• a ferramenta emite um certificado de assinatura eletrônica exclusivo que atesta a identidade do signatário
• o usuário tem um cofre digital integrado à solução para armazenar seus documentos com valor de prova
• o registro de data e hora das assinaturas e dos documentos certifica a data e a hora da emissão

O valor legal dos documentos assinados eletronicamente é, portanto, indiscutível

Os requisitos de segurança são muito altos:

• A solução da Yousign é certificada pela eIDAS e pela ETSI, dois certificados de conformidade que atestam um alto nível de segurança em nível europeu e internacional,
• A Yousign também está na lista AINSSI de provedores de serviços confiáveis recomendados pelo governo francês,
• a solução é francesa e hospeda dados na França, em total conformidade com as obrigações da DGMP.

É certamente por causa dessas muitas qualidades que empresas e organizações como Konbini, AON, Allianz, Viessmann e muitas outras usam a Yousign para assinar eletronicamente contratos de RH ou documentos financeiros, acelerando sua transformação digital.