Como proteger a produtividade na era das videoconferências

Você acorda energizado e motivado para verificar todas as coisas que precisa riscar da sua lista de tarefas ao final de algumas reuniões. Então, uma a uma, perguntas rápidas e reuniões de coordenação preenchem seu calendário, todos os dias. Em um piscar de olhos, já está escuro lá fora - e a lista de tarefas que você tinha pela manhã fica intocada, acumulando prioridades mais urgentes.

Para muitos de nós, como o WFH (Work From Home) se tornou apenas "trabalho", esse ciclo frustrante pode parecer impossível de ser quebrado.

É fácil culpar nosso aplicativo de videoconferência, no qual clicamos com frequência. Mas, à medida que nossos dias ficam mais longos, nossas agendas ficam mais cheias e não conseguimos enxergar o fundo do poço, é hora de questionar a verdadeira fonte de nossa batalha pela produtividade.

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Há realmente clareza do outro lado do telefone?

Nossas agendas estão sempre cheias de reuniões, algumas com pautas claras, outras um pouco menos focadas. Mas como muitas empresas estão se adaptando ao trabalho com uma equipe distribuída, é mais fácil do que nunca sentir-se sempre alguns passos atrás. Infelizmente, esse medo de ficar profissionalmente isolado geralmente se materializa na forma de muitas e muitas reuniões de coordenação. Em videoconferências. Acorrentados.

Mas antes de agendar mais uma chamada, você precisa se perguntar: 'O que eu realmente espero ganhar com essa chamada? Para muitos, a resposta é uma das seguintes:

Manter-se atualizado com as informações

Tendo perdido o ritmo ao qual estamos acostumados no escritório, é fácil sentir ansiedade em relação ao andamento de um projeto que você está gerenciando ou em relação a um cliente para o qual seu medo passa discretamente.

Em uma tentativa de simular o "passe em sua mesa para uma pergunta rápida", estão se tornando comuns as inofensivas chamadas de coordenação de 15 minutos para manter-se atualizado.

"Preencher a lacuna

Não temos mais o conforto de um escritório compartilhado para consolidar todas as decisões tomadas, o conhecimento acumulado e o progresso alcançado.

Se você não tiver um local de trabalho digital comum e compartilhado com uma fonte de informações centralizada, você e sua equipe frequentemente terão que procurar dados. Isso ocorre porque nossas ferramentas - sejam elas CRM, ERP ou outras - permanecem lamentavelmente desconectadas umas das outras - e, muitas vezes, também dos membros da equipe.

É por isso que estamos organizando mais videoconferências para preencher as lacunas de informações.

Se passarmos os primeiros 10 minutos de uma chamada apenas nos colocando na mesma página, compartilhando dados e reconciliando as lacunas de informações, as reuniões se tornarão menos voltadas para o progresso e mais para atualizações repetitivas.

E quando elas são encadeadas, é ainda pior.

Garantindo a estabilidade

Seria uma injustiça abordar esse tópico ignorando o fato de que a maioria de nós sente falta de nossos colegas. Gostamos de conversar, de compartilhar o que estamos fazendo e, especialmente em um momento em que você perdeu a chance de ter uma conversa no meio do corredor com alguém que não seja seu colega de quarto, muitos agendam chamadas apenas para se reconectar.

Chamadas são para pessoas, ferramentas são para dados

Para planejamento e brainstorming em larga escala, nada substitui uma boa reunião estratégica.

Mas se você se reúne para compartilhar dados, colaborar em tópicos específicos de negócios ou apenas "fazer uma pergunta rápida", você tem um problema de ferramentas ou de plataforma, não um problema de videoconferência.

Quando você gasta muito tempo indo e voltando para o Zoom pelos motivos acima (acompanhamento, estabilidade ou preenchimento de lacunas), você está abusando de uma ferramenta e ignorando todo o resto.

A transmissão de informações básicas em chamadas durante todo o dia esgota você e sua equipe, não deixando nada para brainstorming criativo, planejamento de projetos e outras iniciativas em que as chamadas podem agregar um valor substancial.

Para ser definido ao fazer uma chamada de vídeo: a transparência vale para os dois lados

À medida que nos acostumamos com as normas do trabalho inteligente, percebemos que as coisas ainda estão sendo feitas, os projetos ainda estão avançando e o céu ainda não caiu - um ritmo diário normal se formará.

Calendários transparentes. Proteger seu ativo mais valioso (sua equipe) da fadiga das chamadas de vídeo é uma alta prioridade e pode ser muito difícil nesses tempos de "sempre na hora certa". Ao estabelecer um precedente de expectativas realistas e de aceitação em relação aos "horários de folga" necessários, você dá à sua equipe a chance de aparecer totalmente carregada.

Aqui, na monday.com, incentivamos as pessoas a colocar "tempo para a família" em seus calendários - e respeitamos esses limites. Definir essas expectativas com antecedência nos ajudou a evitar problemas de produtividade devido à videoconferência.

Defina por que precisamos fazer uma videoconferência: os mesmos princípios ainda se aplicam

Algumas videoconferências precisam existir - em alguns casos, não há alternativa para o tipo de criatividade e energia que uma reunião com outras pessoas pode proporcionar. Mas, dada a nossa nova realidade de WFH, ela está ultrapassada.

Portanto, antes de planejar instintivamente outra reunião pelo Zoom, considere estes dois pontos:

SIM para a chamada: sincronização de quadros gerais, reuniões semanais de progresso, reuniões em que é necessário fazer progresso como um grupo, projetos de equipe que exigem colaboração não coberta por ferramentas

NÃO à chamada: Compartilhamento de dados, sincronização e atualizações de status, colaboração na edição de documentos ou alterações de design, "uma pergunta rápida", reuniões durante as horas bloqueadas do calendário.

Permita que suas ferramentas ajudem

Contar com a videoconferência para responder a todas as perguntas gasta energia mental para esclarecer e sincronizar, em vez de agregar valor colaborativo e criativo real. Ao identificar as funções que podem ser resolvidas com ferramentas, e não com pessoas, os processos de toda a organização podem se tornar mais fáceis e você pode parar de ficar pulando de uma chamada para outra.

Permita que suas ferramentas ajudem

Ao confiar na videoconferência para responder a todas as perguntas, a energia mental é gasta para esclarecer e sincronizar, em vez de agregar valor colaborativo e criativo real. Ao identificar as funções que podem ser resolvidas com ferramentas, e não com pessoas, os processos de toda a organização podem se tornar mais fáceis e você pode parar de ficar pulando de uma chamada para outra.

Se você acha que sua organização não tem ferramentas que possam desempenhar essas funções, talvez tenha um problema de ferramentas, não de chamadas. Ao fazer uma análise crítica das ferramentas que sua organização está usando, há alguns aspectos essenciais que devem estar em primeiro plano:

• Flexibilidade. A ferramenta pode ser usada para uma variedade de fluxos de trabalho ou processos e para várias equipes?
• Integração. Se é aqui que todos precisam se sentir confiantes para controlar as informações, elas precisam funcionar bem com todas as outras ferramentas que a sua equipe está usando.
• Transparência. Permitir que todos na organização acessem as informações de que precisam dá a eles autonomia para fazer o que precisam, sem precisar de uma ligação de 30 minutos.

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Olhando para o futuro

Os hábitos e as estruturas que estão sendo criados neste momento têm o potencial de definir a cultura e os processos corporativos nos próximos anos. Ao estabelecer limites claros e contar com as ferramentas certas, você pode usar esse tempo para criar um fluxo de trabalho mais ideal em sua organização.

Portanto, use o Zoom com responsabilidade.