Hot desking: 5 vantagens dos espaços de trabalho flexíveis na empresa

Considerando que as pessoas passam grande parte de suas vidas no escritório, é natural imaginar que os esforços dos empregadores para contribuir com o conforto de seus funcionários estejam concentrados em oferecer espaços de trabalho satisfatórios.

Hot desking, trabalho híbrido e trabalho flexível são modelos que testam o local de trabalho e sua capacidade de oferecer aos funcionários as condições necessárias para que eles se envolvam com o trabalho e gerem melhores resultados.

Enquanto projetos nacionais, como a semana de trabalho de quatro dias, estão sendo endossados pelo governo, as empresas na Espanha continuam a se concentrar no design dos escritórios e nos espaços de trabalho compartilhados como medidas para melhorar a saúde e a produtividade dos funcionários.

Continue conosco e descubra o que é o hot desking neste artigo. Além disso, como garantir que sua implementação em sua empresa proporcione as vantagens necessárias para que seu negócio continue a ser uma referência de qualidade, bem-estar e sucesso.

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O que é uma hot desk?

Origem do conceito

A origem desse conceito remonta ao século XVI, quando, na Marinha dos EUA, mais de um membro da tripulação era designado para uma cama a bordo de um submarino. Isso era conhecido como "hot racking" e tinha o objetivo de otimizar o espaço físico disponível.

☝️ Era quente porque a cama permanecia "aquecida" quando o novo ocupante chegava para usá-la.

Em um contexto moderno de local de trabalho, o termo surgiu na década de 1990 e começou a ser aplicado em centros de negócios, pois as estações de trabalho individuais se tornaram desnecessárias.

Definição em inglês de hot desking

Uma hot desk é definida como uma mesa disponibilizada aos trabalhadores sob a premissa de usá-la quando for necessário e em um modelo de trabalho rotativo.

Nesse sentido, o conceito de hot desking designa a prática de implementar mesas compartilhadas no escritório, em vez de atribuí-las individual ou permanentemente, ou seja, em troca de pertencerem a um determinado funcionário.

Também é conhecido como "hot desking" ou "hot table" quando nos referimos ao fato de não haver mesas fixas e imóveis.

Hot desking: vantagens e desvantagens

O aumento do valor dos aluguéis é um fenômeno que vem ocorrendo há algum tempo e tende a se intensificar à medida que as cidades se tornam mais densas.

Felizmente, da mesma forma, os avanços tecnológicos permitiram que as empresas exigissem cada vez menos a presença física de seus funcionários, compensando, até certo ponto, a necessidade crescente de espaço e instalações para escritórios.

Por isso, não é de surpreender que métodos como o hot desking estejam sendo implementados nas empresas como uma estratégia de economia de custos. Mas essa não é a única vantagem que esse modelo oferece. Se implementado corretamente, ele pode trazer muitos outros benefícios.

Vantagens do hot desking

Um estudo realizado pela Steelcase e pela Ipsos sobre comportamentos no trabalho revelou que apenas 13% dos trabalhadores em todo o mundo estão satisfeitos com seu espaço de trabalho. O que chama a atenção nesse número, de acordo com o estudo, é a relação entre a satisfação com o local de trabalho e o grau de comprometimento das pessoas com suas missões.

Por isso, é importante considerar novos modelos que contribuam para melhorar a maneira como os funcionários se sentem quando estão no escritório. Nesse sentido, alguns dos benefícios que o hot desking poderia oferecer para essa finalidade são os seguintes

Níveis mais altos de criatividade 2.

Um espaço de trabalho bem projetado, acolhedor, confortável e limpo torna-se o cenário ideal para incentivar a inspiração das pessoas que trabalham nele.

Os novos escritórios da Boehringer Ingelheim em Connecticut são a prova de como espaços de trabalho espaçosos e modernos podem promover o bem-estar e a colaboração.

2. Ambientes de trabalho mais agradáveis

Um sistema de hot desking bem gerenciado ajuda a manter o escritório mais limpo e libera espaço. As mesas minimalistas, onde não há mais uma abundância de itens pessoais, bem como uma área maior disponível para salas de descanso ou recreação, tornam-se a norma.

3. Economia significativa de custos

Considerando que cerca de 40% do espaço do escritório permanece vazio durante o dia de trabalho, a opção por um modelo eficiente em termos de espaço é apenas lógica. A consequência lógica? Uma redução nos custos operacionais de até 30% (fonte: Verdict, mídia inglesa).

4. Melhor rede de contatos

Ter que mudar de uma posição no escritório para outra significa necessariamente descobrir novos colegas e suas posições e formas de trabalho. Isso promove a criação de conexões entre colegas da mesma empresa que, por não fazerem parte da mesma equipe, nunca teriam se encontrado antes.

5. Modernização e transformação dos negócios

O mundo do trabalho teve que se adaptar rapidamente às mudanças nas demandas do mercado. Modelos como hot desking ou coworking incentivam a transformação digital das empresas, graças ao fato de serem apoiados por ferramentas automatizadas e implementáveis na nuvem.

Possíveis desafios do modelo de hot desking

É possível que, se o hot desking não for implementado corretamente, ele possa se tornar uma faca de dois gumes para as empresas que optarem por ele. Em contraste com as vantagens que ele oferece, aqui estão alguns dos desafios que ele traz:

1. Aumento da logística na gestão empresarial. Como nesse modelo os trabalhadores assumem a posição que melhor lhes convém quando chegam, é necessária mais logística no nível gerencial para garantir que o trabalho seja bem organizado e que o funcionamento das equipes não seja afetado.
2. Desconexão entre o trabalhador e o local de trabalho. Como o escritório é um local onde as pessoas passam um número considerável de horas por dia e um espaço no qual se desenvolvem profissional e pessoalmente, é normal que elas sintam a necessidade de um espaço personalizável. Os espaços de trabalho flexíveis, ao contrário, eliminam essa possibilidade e tendem a tornar os escritórios espaços impessoais com os quais as pessoas não se sentem conectadas.
3. Prejudicial à comunicação. Ao contrário de uma possível melhoria em termos de rede de negócios, o hot desking pode estar prejudicando a comunicação. Com a realidade das equipes tendo que se dividir e se espalhar pelo escritório, a comunicação entre as equipes pode ser prejudicada e isso pode se refletir, a longo prazo, no resultado final.
4. Desigualdade no local de trabalho. Quando as regras não são aplicadas a todos os membros de uma organização da mesma forma, isso cria um senso de diferenciação e favoritismo que geralmente não é apreciado pelos funcionários.
5. Falta de concentração. Em locais de trabalho abertos, embora a oportunidade de conversar com colegas diferentes possa fortalecer os laços da equipe, o ruído gerado pela conversa constante pode ser uma grande fonte de distração.

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Como o modelo de hot desking pode ser implementado com sucesso nas empresas espanholas de teletrabalho?

Hoje, muito mais do que antes, os trabalhadores estão se conscientizando de seu contexto de trabalho. Isso os leva a exigir melhores condições contratuais e maior qualidade no ambiente físico.

É por isso que as empresas devem ser capazes de oferecer o bem-estar necessário para atrair os melhores talentos e permitir que se mantenham competitivas.

Aqui estão alguns aspectos a serem considerados se você estiver explorando a possibilidade de implementar um modelo de hot desking na sua empresa.

• Design de interiores. Preste atenção especial ao design dos espaços para garantir que eles sejam agradáveis, claros e bem organizados. Da mesma forma, certifique-se de alocar áreas que as pessoas possam usar de acordo com o trabalho que têm a fazer (em grupos ou individualmente, por exemplo).
• Não negligencie a privacidade. Mesmo em empresas cujos espaços de trabalho são abertos e compartilhados, é importante reservar lugares onde as pessoas possam:
  • Trabalhar sem distrações,
  • fazer chamadas telefônicas ou de vídeo sem serem interrompidas,
  • realizar reuniões.
• Organizar e coordenar o trabalho face a face. Se você está pensando em introduzir essa modalidade em sua empresa, talvez seja porque não tem espaço suficiente para acomodar toda a sua equipe ao mesmo tempo. Crie um calendário e organize o trabalho presencial de seus funcionários, sugerindo alguns dias de presença por equipe.
• Implemente ferramentas adaptadas. Para garantir a continuidade das atividades e o bom trabalho em equipe, não deixe de incluir em seu plano de trabalho flexível ferramentas colaborativas como:
  • Gerenciadores de tarefas e projetos,
  • ferramentas de comunicação,
  • software de trabalho colaborativo.
• Sensibilize os funcionários para a mudança. Além dos aspectos técnicos e operacionais, tenha em mente que, no início, algumas pessoas podem não querer fazer parte de um ambiente de trabalho flexível. Isso exigirá apoio e explicações sobre os motivos da implementação e os benefícios desse modelo.

Como você viu, transformar a maneira como as organizações trabalham requer mudanças não apenas em termos da configuração do espaço físico, mas também em termos da cultura empresarial e da mentalidade das pessoas. Para que você não precise se privar de novas propostas que podem revolucionar seus negócios, certifique-se de tomar as medidas necessárias para aproveitá-las ao máximo.