Marcos do projeto: gerenciamento de projetos para o andamento de seus projetos

A maioria dos projetos não chega ao fim por causa de um gerenciamento de projetos mal organizado. Os marcos do projeto são ferramentas de agendamento eficazes cujo objetivo é evitar o gerenciamento desastrado de um projeto. Os marcos do projeto também são essenciais para marcar o tempo necessário para que um projeto seja concluído no prazo.

Mas o que são exatamente marcos de projeto? Qual é a diferença com os entregáveis ou tarefas simples? Quais são os melhores procedimentos para definir marcos em um projeto? Quais são os pontos cruciais em um roteiro em que um marco de projeto deve ser adicionado? Como explicar os marcos aos clientes, partes interessadas e interessados?

Continue lendo para descobrir tudo o que você precisa saber sobre os marcos do projeto.

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Marco do projeto: definição

Um marco de projeto tem a função de um marco e, portanto, um ponto de referência no caminho para a conclusão de um projeto. Ele pode ser colocado no final, no início e durante o curso de um projeto. Ou pode ser colocado no final de uma fase específica.

O marco do projeto é colocado como um espaço reservado quando a equipe tiver concluído uma das fases de planejamento ou produção no roteiro de um projeto.

Ele também pode assumir uma segunda função: ser usado como um espaço reservado para marcar um evento significativo no roteiro de um projeto.

Os marcos do projeto são cruciais para determinar a velocidade de cruzeiro de um projeto, garantindo que os prazos e o roteiro definido sejam cumpridos.

Os marcos do projeto também são ferramentas poderosas de agendamento. Na verdade, eles oferecem uma clara vantagem comparativa: a subdivisão de um projeto longo e complexo em fases menores, permitindo que ele seja concluído de forma mais precisa e organizada.

Em resumo, um marco de projeto especifica os objetivos que o projeto deve atingir em uma data predeterminada. Ele corresponde a um ponto preciso na abscissa de conclusão de um projeto e não a um período de tempo dilatado. Ele define os objetivos do que deve ser alcançado, não a estratégia ou o método para atingir a meta.

O cronograma com marcos do projeto

Os marcos do projeto são a base de uma metodologia de gerenciamento cuja finalidade é calcular o tempo necessário para que um projeto seja bem-sucedido. É por isso que eles são elementos-chave durante o desenvolvimento de um projeto. Encontramos esses marcos em sistemas de planejamento, como o Método do Caminho Crítico, no qual os marcos são agrupados em categorias principais.

Graças aos marcos do projeto, a equipe que trabalha no projeto pode contabilizar o nível de progresso, pois a segmentação em intervalos ou etapas menores proporciona melhor controle.

Eles podem então ser interconectados por meio do mesmo processo usado para as tarefas. Como são interdependentes, pode acontecer de a equipe ficar paralisada: no roteiro, uma tarefa não está concluída e, portanto, não pode passar para a próxima etapa indicada pelo marco do projeto.

Se você criar um canal comum entre a tarefa e o marco do projeto, não criará novamente um impasse, em que a equipe fica presa esperando que outra tarefa seja concluída.

Quando definir um marco?

Os marcos do projeto acompanham o progresso de um projeto, seguindo uma divisão cuidadosa em fases. Cada marco de projeto divide o ponto final de uma fase do ponto inicial de outra fase.

Normalmente, encontramos quatro fases no gerenciamento de projetos:

• início,
• planejamento,
• implementação,
• encerramento.

Mas quando é o melhor momento para definir os marcos do projeto?

A resposta não é tão complexa quanto se imagina: quando todas as tarefas dessa fase do projeto tiverem sido concluídas.

Por exemplo, a definição do roteiro geralmente é a última etapa da fase de início de um projeto. Nesse caso, podemos inserir um marco de projeto para simbolizar a transição da fase de iniciação para a fase de planejamento.

No entanto, cada equipe pode decidir o momento mais propício para inserir um marco de projeto, depois de analisar as diferentes variantes que regem um projeto. Por esse motivo, é aconselhável consultar os profissionais da área e outras equipes da sua empresa. A realização de um breve curso de treinamento pode ser a chave para uma compreensão ideal dos marcos do projeto.

Os marcos do projeto podem ser associados a um fato temporal, e não à escolha de uma tarefa ou tarefa específica.

Portanto, surge a pergunta: existem marcos de projeto que não estão vinculados às diferentes fases do projeto? Em resumo, a resposta é sim.

Você tem total liberdade para escolher e colocar quantos marcos de projeto considerar necessários para o êxito e o sucesso do seu projeto.

Tradicionalmente, os marcos do projeto são usados para dividir os projetos em fases, mas essas ferramentas de agendamento podem ser usadas para identificar uma tarefa importante, uma entrega ou outra.

Acompanhamento do progresso com marcos de projeto

O elemento essencial do planejamento de projetos pode ser resumido em uma ação simples: monitorar e acompanhar o progresso de um projeto em tempo real. Portanto, os marcos do projeto têm a função de ser o metrônomo do progresso de um projeto. O cálculo dos marcos de projeto concluídos permite determinar em quanto tempo será possível concluir o projeto.

Os marcos do projeto são úteis na comunicação com as partes interessadas. Essas últimas, na verdade, não querem um relatório milimétrico detalhado do andamento do projeto. Eles estão interessados em um relatório geral sobre a posição atual do projeto em relação ao roteiro estabelecido. Os marcos do projeto se prestam bem a isso, pois ilustram os principais estágios que foram concluídos e os relacionam ao objetivo final.

Quando estiver apresentando o relatório durante a reunião com as partes interessadas, é mais fácil e intuitivo mostrar a elas

• os marcos concluídos durante o mês
• os marcos que serão concluídos no próximo mês
• os marcos que foram concluídos no prazo
• os marcos que foram concluídos, mas sofreram atrasos devido a problemas encontrados ao longo do caminho.

Marcos do projeto: cuidado com os falsos sinônimos

Agora que já explicamos o que são marcos de projeto, vamos tentar esclarecer alguns métodos que se assemelham a marcos de projeto, mas não são exatamente a mesma coisa.

Os marcos do projeto não correspondem a:

• Entregáveis: Embora os marcos do projeto possam coincidir com a produção de entregáveis, eles não são exatamente a mesma coisa. As entregas são definidas como o resultado do trabalho concluído, enquanto os marcos do projeto nada mais são do que um ponto específico no tempo que especifica o progresso do projeto em direção à meta final.
• Meta: apesar de suas muitas semelhanças, as metas são a projeção de objetivos que devem ser alcançados no futuro. Os marcos do projeto, por outro lado, quantificam o progresso feito até um ponto específico no tempo e funcionam como estágios intermediários no caminho para a meta final.
• Estágios: Novamente, a semelhança pode ser enganosa. Entretanto, os marcos do projeto são os pontos inicial e final da linha reta representada por uma fase. Um projeto pode ser dividido em várias fases para marcar os diferentes momentos de realização. Os marcos do projeto marcam o momento em que passamos de uma fase para a próxima. Portanto, é possível que vários marcos do projeto coexistam em uma fase.

Explicar as diferenças nem sempre é fácil, uma vez que os marcos do projeto viajam junto com o conceito de entregáveis, metas e fases. No entanto, o conceito a ser retido é o seguinte: os marcos do projeto são versáteis e podem analisar os diferentes momentos de um projeto. Sua finalidade é comunicar à equipe e ao resto da empresa o progresso que foi feito e, acima de tudo, apontar o caminho para o sucesso final do projeto.

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Trabalho em equipe para concluir os marcos do projeto

As equipes de projeto operam da melhor forma possível quando trabalham em sincronia.

Dar aos gerentes de projeto, às equipes e às partes interessadas a oportunidade de se comunicarem na mesma plataforma garante um trabalho uniforme com o mesmo objetivo. Gerenciar um projeto a partir de um sistema operacional compartilhado permite um planejamento rápido do projeto. De fato, é possível planejar os marcos do projeto usando modelos pré-formatados e uma interface de arrastar e soltar intuitiva e fácil de usar. Também é possível definir cronogramas visuais por meio de gráficos de Gantt, que ajudam a coordenar o trabalho e a receber notificações constantes sobre o progresso da equipe a partir de uma plataforma única e completa.

Pronto para definir o primeiro marco de seu projeto? Escreva nos comentários sobre sua experiência de gerenciamento com marcos.