Como realizar uma boa reunião de abertura de projeto interno

Uma reunião inicial de projeto é uma reunião de lançamento antes do início de um projeto. Essas reuniões ajudam a apresentar os membros da equipe, definir metas e tornar a cooperação transparente. É claro, desde que a reunião seja realizada corretamente.

Essa reunião deve definir os principais elementos do projeto e outras atividades de planejamento. Ela apresenta os membros da equipe do projeto e o cliente ao projeto e oferece uma oportunidade de discutir a função de cada membro da equipe. Outros elementos-chave do projeto que envolvem o cliente também podem ser discutidos nessa reunião (cronograma, frequência e formato dos relatórios de progresso, etc.).

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Qual é o objetivo de uma reunião de início de projeto?

O principal objetivo de uma reunião inicial do projeto é definir as funções e as contribuições esperadas de várias partes interessadas.

Ela também tenta esclarecer os riscos e problemas que podem surgir, especialmente aqueles que podem afetar o cronograma do projeto e a satisfação do cliente. Esse é exatamente o momento em que as partes interessadas podem informar diretamente sobre qualquer assistência que possam precisar durante a implementação do projeto.

Qual deve ser a duração de uma reunião de kick do projeto?

Caso o gerente não possa organizar uma reunião para todos os membros da equipe, pelo menos um representante de cada unidade deve ser convidado.

Não é incomum que os gerentes realizem várias reuniões iniciais, tanto internas para os funcionários quanto externas, juntamente com o cliente. A duração ideal da reunião é de uma hora, e não é necessário prolongá-la, pois a atenção dos participantes se dissipará.

6 Principais etapas a serem seguidas durante uma reunião de lançamento de projeto

#1. Conhecer uns aos outros

Apresente-se e peça aos participantes que façam o mesmo. Isso é importante, especialmente quando os especialistas não se conhecem. O que posso dizer? Informações básicas:

• primeiro nome,
• sobrenome,
• função na empresa.

A função de cada um no projeto será esclarecida posteriormente.

#2. Agenda da reunião

Se você não quiser desperdiçar o tempo de ninguém, é melhor definir a pauta da reunião inicial do projeto e decidir desde o início em que ordem você discutirá o projeto, quando fará perguntas etc. Reuniões desse tipo não são monólogos. É necessário o envolvimento de toda a equipe.

Dica: mantenha um registro da reunião. Normalmente, o gerente de projeto ou, com menos frequência, a parte que iniciou a reunião ou os patrocinadores do projeto, deve certificar-se de que todos os principais pensamentos, perguntas, respostas, tarefas e ideias sejam registrados. Também é chamado de relatório de reunião, ata de reunião ou relatório de contato. O documento pode ter um formato absolutamente aleatório, mas o principal é que seja fácil de perceber, conciso e compreensível.

#3. Núcleo do projeto e metas da equipe

Para garantir que todos os participantes estejam familiarizados com os detalhes do projeto, é aconselhável apresentar um resumo do projeto e mencionar as metas do projeto. É importante que os funcionários entendam por que farão um determinado trabalho. Você terá especialistas de diferentes áreas, portanto, é necessário especificar :

• metas comuns,
• metas por área,
• metas por grupo, etc.

Descreva o resultado que você está esperando.

#4. Descrição das etapas do projeto

Divida o projeto em várias etapas, cada uma das quais deve ter seu próprio resultado e uma data exata de conclusão. Relate os processos que podem ser executados em paralelo para organizar o trabalho mais eficiente de todos os membros da equipe.

Dessa forma, você evita situações em que um funcionário tenha esperado o fim de um processo anterior e não tenha começado a trabalhar, perdendo muito tempo.

Dica: estabeleça pontos de controle a serem relatados por cada funcionário. Isso pode incluir o seguinte:

• status de implementação do projeto,
• cumprimento do cronograma,
• adesão ao orçamento estabelecido,
• atmosfera de trabalho na equipe,
• um resumo do resultado do trabalho realizado,
• problemas que surgiram no decorrer da implementação do projeto,
• riscos potenciais.

#5. Função e responsabilidade de cada membro da equipe

Um dos principais objetivos da reunião inicial é explicar detalhadamente quem faz o quê, em quais grupos os funcionários se unem e como eles trabalham uns com os outros.

Não se esqueça de anotar os contatos de cada membro da equipee dizer como eles podem se comunicar entre si. Para algumas pessoas, é importante ter acesso constante à correspondência.

Dica: se você usar um software especial baseado em nuvem para gerenciar projetos, notifique todos os participantes no início ou decida em conjunto qual ferramenta será usada para o gerenciamento do projeto, a comunicação e a troca de informações.

#5. Avaliação do desempenho da equipe

Determine como você avaliará o desempenho de seus funcionários. Explique quais tarefas são primárias e quais podem ser adiadas, se necessário.

#6. Planejamento de reuniões de acompanhamento

Ao definir um cronograma para reuniões futuras, você pode lembrar aos funcionários que há prazos claros a serem seguidos.

Dica: no final de uma reunião de início de projeto, deixe um tempo para perguntas. Depois disso, edite a ata da reunião listando todas as etapas e envie-a por e-mail a todos os participantes e envolvidos no projeto (gerentes, colegas, executores etc.). Não se esqueça de pedir a seus colegas ou clientes que leiam os detalhes da ata da reunião no e-mail e, se necessário, comentem ou complementem.

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Em resumo

Você precisa se concentrar não tanto em organizar uma reunião bonita e correta em todos os sentidos, mas em ser capaz de executar todas as diretrizes da reunião inicial do projeto que deseja aprovar:

• Se você concordou com as comunicações, realize reuniões regularmente, mantenha o horário e o formato definidos.
• Se você concordou com as funções no projeto, exija que as novas responsabilidades sejam cumpridas e dê a elas a autoridade necessária.
• Se o formato e a frequência dos relatórios foram aprovados, garanta que eles sejam enviados.

Você precisa que as regras que foram ditas funcionem e que o projeto comece imediatamente e traga os resultados esperados.