Funções e qualidades necessárias para garantir a coordenação do projeto

O que faz um coordenador de projeto? Isso varia de acordo com a estrutura na qual ele está exercendo sua função. Ele pode estar envolvido no desenvolvimento de um contrato de serviço ou na coordenação de tarefas no dia a dia de uma empresa.

Considerando que a tendência atual em muitas empresas é a gestão horizontal, em que cada pessoa tem maior autonomia e poder de decisão, esse cargo pode realmente contribuir para uma melhor organização do trabalho?

Analisamos as responsabilidades dessa função e as qualidades que todo Coordenador de Projetos⋅a deve ter para garantir que os objetivos sejam atingidos.

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O que faz um coordenador de projeto?

Dependendo das especificidades do projeto, é claro que o escopo das funções desse cargo varia. No entanto, em geral, o coordenador de projetos é responsável pela organização das equipes e pela distribuição correta do trabalho para o bom desenvolvimento do projeto.

Basicamente, as funções da pessoa indicada como coordenador de projeto dependem de diferentes fatores:

• A natureza do projeto, ou seja, se é um projeto interno da empresa ou a prestação de serviços a um cliente.
• O tipo de projeto ou atividade econômica e o contexto em que ele deve ser realizado. Trata-se de desenvolvimento web, obras civis, campanha de marketing, etc.?
• A relevância do projeto, dependendo se ele faz parte de um projeto maior ou não.

Em projetos que contemplam diferentes etapas e requerem diferentes tipos de atividades, é muito comum que o Gerenciamento de Projetos designe várias pessoas para coordenar cada uma delas. Nesse sentido, enquanto o nível gerencial busca centralizar todas as ações, a função do Coordenador⋅a é garantir o cumprimento dos objetivos, metas e resultados em uma área específica.

Principais funções da coordenação do projeto

Como interlocutor entre a gerência ou o cliente e a equipe de trabalho, as funções do Coordenador de Projetos⋅a podem incluir:

1. Controlar a implementação do projeto 2.

Devido ao nível de poder executivo conferido por seu cargo, o objetivo final do Coordenador⋅a é garantir a execução do projeto. Para isso, ele deve tomar as decisões necessárias para garantir que esse objetivo seja alcançado.

Isso pode incluir a garantia de que

• os recursos alocados sejam adequados,
• a equipe seja competente e completa,
• a carga de trabalho seja distribuída de maneira consistente,
• as projeções em termos de cronograma de atividades sejam realistas, alcançáveis, mas igualmente ambiciosas e competitivas.

2. Garantir a comunicação entre as partes

Conforme mencionado acima, há projetos que envolvem diferentes fases ou escopos de trabalho. A principal função das diferentes pessoas que foram designadas como líderes de cada uma dessas fases é coordenar e alinhar, para que o projeto avance conforme planejado e não ocorram atrasos em nenhum dos departamentos.

Manter o controle de todas as atividades realizadas, sua rastreabilidade e status atual permite que cada coordenador transmita claramente ao restante dos departamentos o nível de progresso do projeto e delineie as ações futuras.

3. Representação da equipe

O coordenador do projeto⋅a é o líder da equipe, ou seja, aquele que emite as diretrizes a serem seguidas e garante que elas sejam devidamente cumpridas. Da mesma forma, ele deve garantir que transmita claramente a vontade do cliente ou da gerência para que isso seja possível.

Depois que a equipe tiver executado as atividades, a função do Coordenador⋅a é ser o porta-voz encarregado de apresentar o progresso do projeto e os resultados obtidos em cada etapa do projeto.

4. Gerenciamento de suporte

A gerência de uma empresa ou de um projeto é responsável pelos aspectos estratégicos, e não técnicos e operacionais propriamente ditos. Daí a importância de ter uma coordenação que seja a ponte entre as decisões que definem o futuro do projeto e as ações que garantem sua implementação.

Nesse sentido, o Coordenador⋅a deve atuar como o braço direito do Diretor e cuidar dos interesses do projeto, garantindo que o trabalho seja realizado.

Descrição do trabalho do coordenador do projeto: exemplos

Dependendo do tipo de projeto a ser desenvolvido, as tarefas atribuídas ao coordenador do projeto variam. Assim, as habilidades necessárias podem ter um escopo mais geral ou específico, dependendo do tamanho, do tipo e do setor de atividade do projeto.

Exemplo de coordenador de projeto de TI:

Exemplo: Coordenador de projeto para o desenvolvimento de um contrato entre a administração pública de um país e as Nações Unidas:

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Características de um bom coordenador de projetos

De maneira global e como em qualquer outra vaga a ser preenchida, as características fundamentais que a pessoa a ser recrutada deve ter baseiam-se na verificação de capacidades e qualidades relacionadas a: educação, experiência de trabalho, habilidades básicas e básicas.

No caso específico do Coordenador de Projetos, essas características incluem

No nível das habilidades técnicas:

• Experiência comprovada em outros tipos de projetos e cargos semelhantes (anos de experiência, realizações de cada um dos projetos coordenados, etc.).
• Ferramentas de software de gerenciamento de projetos.
• Conhecimento de diferentes metodologias de projeto.
• Alguma certificação ou diploma relacionado ao Gerenciamento de Projetos, como em Administração de Empresas ou Engenharia.

Em nível de habilidades interpessoais:

• Gerenciar eficazmente os recursos (humanos, financeiros, técnicos, etc.).
• Atribuir tarefas e distribuir o trabalho corretamente.
• Promover um bom ambiente de trabalho e saber como motivar a equipe de trabalho.
• Boa expressão oral e escrita.
• Trabalhar bem sob pressão.
• Ser capaz de coordenar grupos interdisciplinares e multiculturais.
• Ser capaz de demonstrar sua autonomia e poder de decisão.
• Saber ouvir ativa e assertivamente para facilitar a resolução de conflitos.

A coordenação de projetos é uma das áreas estratégicas do gerenciamento de projetos. Definir um perfil e designar a pessoa certa para adotá-lo é essencial para garantir sua utilidade e eficiência.