Como um projeto colaborativo pode ajudá-lo a expandir seus negócios
Você já se perguntou se existe uma maneira de obter o máximo das informações que está colocando em um projeto? Bem, certamente existe! Liderar um projeto colaborativo com outras pessoas pode trazer mais informações, bem como informações ou percepções melhores do que as que você poderia ter encontrado sozinho. Um único indivíduo não sabe tudo, e é por isso que a participação de outras pessoas com conhecimentos de base diferentes para contribuir com suas ideias pode oferecer perspectivas diferentes ao seu projeto geral.
Para esse fim específico, explicaremos o que é o gerenciamento colaborativo de projetos e como você pode se beneficiar com seu uso.
O que é um projeto colaborativo?
O gerenciamento col aborativo de projetos concentra-se na ideia de que as equipes têm a responsabilidade pelo planejamento, controle, monitoramento e coordenação dos projetos em que estão envolvidas para garantir o sucesso desses projetos.
Um projeto colaborativo é um projeto que envolve todos os membros da equipe. Isso significa que todo o trabalho é aberto e transparente, e que todos podem contribuir com suas ideias sobre todos os aspectos do projeto. Cada pessoa tem a oportunidade de ser ouvida, independentemente de suas ideias serem aceitas ou não. A ideia é que não há limites quando se trata de oferecer insights, pois todas as ideias serão discutidas em profundidade, não importa o quanto sejam improváveis.
A diferença entre o gerenciamento colaborativo de projetos e o gerenciamento tradicional de projetos
A principal diferença entre os dois é que o gerenciamento colaborativo de projetos se concentra em uma estrutura de equipe em que a equipe é responsável por gerenciar o projeto, enquanto no gerenciamento tradicional de projetos o gerente de projetos é o único responsável por gerenciar a equipe.
Tradicionalmente, um gerente de projeto é quem apresenta as ideias para o projeto e, em seguida, reúne-se com a equipe para informar e atribuir tarefas. Nesse ponto, o gerente de projeto será responsável por garantir que a equipe permaneça no caminho certo para que o projeto possa ser concluído dentro do prazo. Nesse contexto, não há colaboração entre os membros da equipe, o que torna o gerenciamento de tarefas mais desafiador para uma equipe.
O que torna os projetos colaborativos eficientes?
O objetivo da colaboração é reunir as pessoas certas para atingir um objetivo comum. Por meio do gerenciamento de projetos colaborativos, novas ferramentas foram criadas para gerenciar essa situação, já que a tecnologia permitiu que as equipes trabalhassem juntas de forma mais eficiente para alcançar o desempenho ideal em uma empresa.
Para colaborar de forma eficiente, uma equipe deve ser composta por uma variedade de formações profissionais que permitam integrar suas habilidades e conhecimentos. Isso proporciona ao projeto várias percepções em um só lugar, criando fluxos de trabalho melhores.
Os benefícios de usar uma ferramenta colaborativa
Com a evolução da tecnologia, a mentalidade das empresas mudou. As rápidas mudanças no mercado exigem uma resposta mais rápida ao desenvolvimento de produtos e serviços. As empresas estão continuamente buscando maneiras de se manterem relevantes em seu setor. Elas entendem que a adaptação a essas mudanças é importante para obter resultados eficazes e um ambiente de trabalho mais confortável. Alguns dos motivos pelos quais podemos precisar dessas ferramentas incluem:
- A colaboração eficaz exige a seleção do software comercial mais adequado, pois nem todos os softwares têm recursos de colaboração.
- As ferramentas tradicionais, como planilhas, processadores de texto ou PowerPoint, não permitem que se trabalhe simultaneamente em um documento compartilhado.
- Independentemente de o software estar sendo executado em uma rede local, as configurações de leitura/gravação normalmente limitam o acesso para fazer entradas a apenas uma pessoa de cada vez.
- Assim, é impossível interagir ou fazer brainstorming, pois é preciso esperar até que ninguém esteja trabalhando naquele documento específico ou talvez seja necessário salvar uma cópia dele e trabalhar em sua própria plataforma.
À medida que as empresas crescem, as equipes podem estar dispersas em vários locais, o que pode dificultar a colaboração. Essas pessoas podem ter um conjunto distinto de habilidades, pois podem estar em outro departamento ou simplesmente ter experiências diferentes. Dito isso, pode ser muito útil ter uma equipe de pessoas com diversas formações, mas também pode ser muito difícil de organizar sem o uso de ferramentas de colaboração. Essas ferramentas podem reunir uma equipe que pode não estar necessariamente localizada no mesmo escritório ou até mesmo no mesmo país. Algumas dessas ferramentas de gerenciamento de projetos podem incluir recursos de mensagens, como mensagens instantâneas ou videoconferência, permitindo que os colegas conversem instantaneamente, independentemente de sua localização.
A tecnologia permite que as pessoas trabalhem juntas por meio da integração de muitos programas de software de colaboração disponíveis on-line. Essas ferramentas de colaboração possibilitam uma comunicação eficaz não apenas dentro de uma equipe, mas também entre diferentes departamentos e aumentam a eficiência do trabalho, pois o fluxo de informações e ideias é transmitido por toda a empresa.
Quem se beneficia com isso?
Essas ferramentas de colaboração foram inovadas para empresas de todos os tamanhos:
- PMEs
- Autônomos
- Organizações sem fins lucrativos
- Grandes empresas
Todas elas podem se beneficiar dos programas de software colaborativo. Nessas empresas, há muitas áreas que precisam de uma ferramenta para gerenciar o fluxo de trabalho de toda a organização. Essas ferramentas são particularmente benéficas para funcionários, parceiros, investidores e clientes, pois dão suporte a muitos processos importantes de uma empresa.
Software de projeto colaborativo
As ferramentas de projetos colaborativos on-line permitem que os funcionários trabalhem juntos em um só lugar. Centralize e atualize seus documentos, tarefas, calendários e discussões em tempo real e tenha acesso em qualquer lugar aos dados armazenados. Isso fornecerá à sua equipe as ferramentas para atingir o objetivo desejado de forma eficiente e colaborativa.
A variedade de softwares de colaboração está aumentando rapidamente, assim como a dificuldade de escolher a solução certa. Compare os recursos, as vantagens e as desvantagens para garantir que você possa identificar o software mais adequado para a sua empresa.
Descubra essas soluções de software de colaboração abaixo e explore mais em appvizer.com:
Wrike
O Wrike é um software de gerenciamento de projetos colaborativo on-line baseado na Web que substitui a plataforma de mensagens que você usa. O Wrike ajuda você a estruturar equipes e a programar trabalhos e atividades para aumentar a eficiência.
O software avançado de gerenciamento de trabalho permite agilizar o fluxo de trabalho, aumentar a clareza e melhorar o processo de planejamento. Alguns dos outros recursos incluem:
- Atualizações de status em tempo real mostram as alterações feitas no momento em que ocorreram,
- A colaboração entre equipes possibilita que os membros da equipe trabalhem simultaneamente,
- O gerenciamento de recursos e carga de trabalho permite o armazenamento e o gerenciamento de todas as informações relacionadas ao trabalho,
- Os gráficos de Gantt fornecem aos membros da equipe recursos de controle de tempo para garantir que não haja atrasos.
Wrike
Proggio
O Proggio é uma solução de software de gerenciamento de projetos projetada para pessoas que trabalham juntas para atingir um alto nível de desempenho. Usando um mapa de projeto dinâmico em vez de um gráfico de Gantt, o Proggio oferece uma linha do tempo com clareza e recursos visuais surpreendentes.
O Proggio é uma solução de colaboração que utiliza ferramentas gráficas para planejamento, programação, coordenação e muito mais. Alguns dos outros recursos incluem:
- Solução de gerenciamento de fluxo de trabalho com várias visualizações - permite que você conclua o trabalho com confiança e dentro do prazo,
- Atualização automática da visualização do portfólio de projetos com uma exibição abrangente,
- Um plano de projeto que pode ser visualizado em um dispositivo móvel,
- A integração do Jira vincula toda a organização.
Proggio
Wimi
O Wimi é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda a manter sua equipe organizada e mais eficiente. A Wimi é mais do que um software típico de gerenciamento de projetos, pois permite que as pessoas acompanhem em que estão trabalhando. Com serviços de e-mail e mensagens, arquivos e unidades, tarefas, calendários e videoconferências, o Wimi permite que toda a equipe colabore sem problemas e trabalhe de forma mais inteligente nos projetos. Por meio da política avançada de direitos de usuário do Wimi, também é possível fornecer aos clientes acesso a dados específicos e compartilhá-los.
O Wimi permite organizar tarefas e equipes, colaborar efetivamente com outras pessoas e garantir que todas as suas informações estejam em um só lugar. Alguns dos outros recursos incluem:
- Forte colaboração em um ambiente de equipe com espaços de trabalho completos e abrangentes,
- Use o Wimi Drive para sincronizar arquivos e pastas em seu desktop, on-line ou off-line,
- Não há limite para o número de convidados que você deseja convidar,
- Discussões, arquivos, tarefas e eventos são indexados automaticamente para que você possa manter as informações prontamente disponíveis quando precisar delas.
Há muitas outras ferramentas disponíveis para ajudá-lo a otimizar a organização da sua empresa: confira-as em nosso guia de software on-line.
Dicas finais para o sucesso de seus projetos
- Coloque novos projetos em sua ferramenta de colaboração. Isso garante que todos os tópicos relacionados ao trabalho sejam mantidos em um local central.
- A maioria das ferramentas de colaboração tem uma maneira de pedir feedback aos colegas, marcando-os na plataforma de colaboração. Use isso para obter insights estratégicos adicionais sobre as tarefas em que está trabalhando.
- Não há colaboração eficaz quando você está muito sobrecarregado pela carga de trabalho. Use o software de colaboração para garantir que as tarefas sejam distribuídas igualmente entre todos os membros da equipe.
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