Os princípios básicos do gerenciamento de projetos em 6 etapas
O gerenciamento eficiente de projetos requer bases sólidas sobre as quais se possa construir. Portanto, é essencial explicar antecipadamente todas as fases de um plano de projeto.
Mas qual é o melhor lugar para começar?
Hoje em dia, as empresas estão operando em um ambiente cada vez mais competitivo. Elas precisam trabalhar em projetos complexos e inovadores.
É possível levar em conta todos os elementos básicos que são importantes para a execução adequada de um projeto? Você é capaz de concluir todas as tarefas, levar em conta os orçamentos alocados e cumprir todos os prazos?
A resposta é sim!
No entanto, o planejamento e a conceitualização bem-sucedidos de um projeto exigem um método estruturado com precisão.
Neste artigo, explicamos como você pode usar as ferramentas certas para planejar as fases de um projeto. Esse processo envolve uma série de tarefas complexas. É por isso que também apresentaremos a você uma seleção de softwares essenciais de gerenciamento de projetos. Mas, primeiro, vamos conhecer os conceitos básicos do gerenciamento de projetos.
Definição: O que é gerenciamento de projetos?
O ciclo de vida de um projeto consiste em uma série de fases. Mas não se precipite em um projeto. Em primeiro lugar, você deve se familiarizar com a fase essencial do planejamento do projeto.
As tarefas do gerente de projeto:
- Identificar diferentes tarefas ,
- Hierarquizar as tarefas ,
- Definir a duração e os prazos das tarefas,
- Determinar custos e capacidade de pessoal,
- Planejar todas as etapas em detalhes.
Essa preparação exige um alto grau de precisão. No entanto, o gerente de projeto pode obter muitos benefícios com essa etapa.
Crie um plano de projeto em 6 etapas
1. Entenda o objetivo e os requisitos do projeto
É essencial entender o objetivo do projeto. Considerar isso de antemão minimiza o risco de tomar a direção errada durante o projeto.
O método:
Antes de qualquer planejamento, tenha clareza sobre o seguinte:
- os resultados esperados ,
- os prazos a serem cumpridos ,
- o orçamento disponível.
2. definir as tarefas do projeto
O sucesso do projeto depende, em grande parte, dessa importante fase.
💡 O método:
Aplicar uma estrutura de divisão de trabalho (WBS), também conhecida como estrutura de projeto. Isso garante que todas as tarefas sejam definidas com precisão e que nenhuma seja esquecida.
A estrutura analítica de trabalho no vídeo:
3. Organizar as tarefas
Depois de identificar todas as suas tarefas, é hora de uni-las para organizá-las. Isso é chamado de planejamento de tarefas.
Cada sequência de tarefas tem predecessores e sucessores. As tarefas são vinculadas umas às outras. Há quatro tipos de relacionamentos:
- Relação fim-início: A tarefa B não pode ser iniciada até que a tarefa A tenha sido concluída.
- Relacionamento de fim: a tarefa B só pode ser concluída depois que a tarefa A for concluída. Entretanto, não é absolutamente necessário esperar que A seja concluída antes de iniciar B.
- Relação entre início e início: a tarefa B só pode ser iniciada depois que a tarefa A tiver sido iniciada. Não é absolutamente necessário iniciar B ao mesmo tempo que A.
- Relação início-fim: a tarefa B só pode ser concluída depois que a tarefa A tiver sido iniciada.
Observe que o gerente de projeto pode fornecer vários cenários para o planejamento de tarefas. Dependendo do andamento do projeto e das dificuldades encontradas, a opção de um plano diferente permanece.
O método:
O planejamento de tarefas, especialmente para projetos complexos, geralmente é realizado usando o diagrama PERT ou o diagrama de rede de nós de eventos.
Esse diagrama é geralmente usado em paralelo ao gráfico de Gantt. Sua estrutura em rede revela as conexões e dependências entre as tarefas, bem como seu tempo de execução.
Na prática, uma tarefa é representada por uma seta cercada por dois nós. Esses nós representam as fases do projeto. Cada fase tem uma data mais antiga e uma mais recente.
A técnica de planejamento de rede e o gráfico de Gantt no vídeo:
4. estimar a duração de cada tarefa do projeto
Essa etapa crucial lhe dá uma visão geral correta de toda a duração do projeto.
Mas tenha cuidado, pois ela exige o envolvimento de todas as partes interessadas. Todos estão na melhor posição para estimar corretamente o tempo necessário para as tarefas que lhes dizem respeito.
Além disso, sempre leve em conta os diferentes prazos para otimizar seu cronograma. Por exemplo, por motivos legais, algumas tarefas devem ser concluídas até uma determinada data.
O método:
O gráfico PERT ajuda a determinar as datas mais cedo e mais tarde para cada tarefa. Com o método do caminho crítico, por outro lado, é possível determinar a duração de todo o projeto.
O método do caminho crítico no vídeo:
5. alocar recursos apropriados para cada tarefa
Você precisa decidir quem cuidará de cada tarefa. Para fazer isso, defina o tempo que cada pessoa envolvida no projeto precisa para concluir as tarefas.
Inclua também os prestadores de serviços externos. Leve em conta quaisquer restrições, como férias, feriados ou tempo para outras tarefas.
6. Crie um calendário
Uma vez concluídas as etapas anteriores, tudo o que você precisa fazer é criar seu calendário.
O método:
Com base no gráfico PERT, agora você pode criar o gráfico de Gantt.
Ele exibe as várias tarefas de um projeto em uma tabela usando barras horizontais. Elas são demarcadas por um início e um fim. Isso facilita a visualização do progresso de seu projeto.
O gráfico de Gantt também é uma boa ferramenta para visualizar os marcos. Os marcos são pontos-chave no ciclo de vida do projeto (fim de uma fase, evento importante, como o lançamento de um produto, balanço, etc.). Tenha cuidado, pois uma vez que um marco é ultrapassado, não há como voltar atrás.
Para projetos menores com gerenciamento de tempo simples, o gráfico de Gantt geralmente é usado diretamente. Nesse caso, o gráfico PERT é omitido.
Por que você deve criar um cronograma para um projeto?
Um cronograma de projeto geralmente é apresentado em forma de tabela ou gráfico e contém os dados mais importantes. Ele oferece às equipes uma visão geral e possibilita a estruturação de ideias com antecedência:
- estruturar as ideias com antecedência. Quais tarefas são realmente essenciais para a realização do projeto? Quais recursos precisam ser solicitados? Planejar um projeto significa organizar suas ideias.
- Acompanhar de perto o andamento do projeto. Os desvios devem ser reconhecidos durante o curso do projeto para que se possa reagir em tempo hábil.
- Promover a comunicação e a cooperação. Isso permite que todos reconheçam seu lugar no projeto e o impacto de seu trabalho no todo.
- Alocaros recursos certos de acordo com a duração das tarefas. Possíveis sobreposições podem ser identificadas para que os projetos sejam executados de forma mais realista.
Um exemplo de gerenciamento de projetos no Excel
Gráfico de Gantt no Excel
O planejamento de projetos com o Excel é perfeitamente possível. Além disso, a maioria das empresas já possui a famosa planilha eletrônica. Portanto, a tentação de usá-la é grande. Especialmente para elaborar o gráfico de Gantt.
Neste vídeo, você aprenderá como proceder.
Limitações do Excel para o planejamento de projetos
Embora o uso do Excel seja vantajoso à primeira vista, a ferramenta tem algumas limitações. Isso se aplica especialmente ao gerenciamento de grandes projetos. Eles geralmente passam por mudanças ao longo do tempo e exigem o envolvimento de muitos funcionários. Quais são as maiores limitações do Excel para o gerenciamento de projetos?
- Ele não é dinâmico. Por exemplo, a inclusão de novas tarefas requer etapas de trabalho adicionais.
- Não é colaborativo. Entre outras coisas, o Excel não permite que você convide equipes para trabalhar diretamente no gráfico de Gantt.
- Falta clareza e legibilidade.
Dependendo de suas necessidades, pode fazer sentido usar um software de gerenciamento de projetos.
Software de planejamento de trabalho: ideal para projetos colaborativos
Por que você deve usar um software de gerenciamento de projetos para criar seu cronograma?
- Eles levam em conta as diversas condições estruturais do projeto e facilitam a implementação das etapas listadas acima.
- Eles são versáteis e permitem garantir o acompanhamento do planejamento e reagir mais facilmente em caso de problemas.
- Elas facilitam o intercâmbio e a comunicação entre os participantes do projeto.
Mas qual ferramenta você deve escolher para atender às suas necessidades?
Vamos dar uma olhada mais de perto em alguns softwares testados e aprovados.
Sciforma: gerenciamento de portfólio de projetos facilitado
O Sciforma ajuda o Escritório de Gerenciamento de Projetos a gerenciar todo o ciclo do projeto.
Com esse software, você pode gerenciar um grande número de projetos complexos, tanto em nível operacional quanto estratégico.
Mais informações sobre o Sciforma:
- Planejamento de projetos perfeitamente controlado: gráfico de Gantt, gerenciamento de dependências, etc.
- Maior capacidade de resposta a problemas de planejamento.
- Alocação simplificada de recursos.
- Implementação rápida e gerenciamento fácil.
Sciforma
Agantty: software gratuito para gerenciamento de projetos e gráficos de Gantt
O Agantty é um software para criar planos de projetos na forma de gráficos de Gantt. Ele gerencia tarefas em listas ou grupos claramente organizados e simplifica a colaboração. Seus dados estão seguros com o Agantty. O programa é compatível com o GDPR e tem certificação ISO 27001.
Mais informações sobre o Agantty:
- Absolutamente gratuito.
- Fácil para iniciantes.
- Número ilimitado de projetos, tarefas e membros da equipe.
- Segurança de dados: certificados ISO 27001 e GDPR.
Sem mais surpresas desagradáveis graças ao gerenciamento de projetos
Há muitas variáveis a serem consideradas no planejamento de um projeto. Portanto, é preciso garantir que você aplique rigorosamente o método de gerenciamento de projetos necessário.
É por isso que recomendamos o uso de um software que o oriente de forma inteligente em seus processos. Isso evita problemas de programação, recursos e orçamento difíceis de prever.
Além disso, essas ferramentas de software vão além de uma simples ferramenta de planejamento de tarefas. Elas abrangem o gerenciamento de projetos como um todo. Gerenciamento do ciclo de vida do projeto, rastreamento de KPIs, intercâmbio colaborativo, compartilhamento de documentos, etc.
Graças a essas ferramentas, não há mais surpresas desagradáveis para o gerente de projetos.
Então, como você planeja seus projetos? Que software você usa? Conte-nos sobre suas experiências nos comentários.
Artigo traduzido do alemão