Gerenciamento de projetos: etapas e ferramentas para acompanhar seu projeto
Você planeja ao máximo seus projetos desde o início? Você segue as etapas corretas de gerenciamento de projetos para manter o controle de tudo? Você é capaz de estimar a quantidade certa de recursos necessários para cada tarefa?
A coordenação das atividades e o monitoramento do progresso são duas etapas fundamentais para o sucesso.
Se quiser ter uma visão de 360° do seu projeto, a equação é simples: método + comunicação e habilidades interpessoais + pragmatismo!
4 etapas a seguir para ter sucesso em seu projeto
Etapa 0: Aplicação das práticas recomendadas de gerenciamento de projetos
Primeiro, lembremos que, para gerenciar um projeto com eficácia e garantir seu acompanhamento, é fundamental
- realizar um estudo preliminar para planejar o projeto
- tentar antecipar possíveis contingências, listando os critérios de gerenciamento de riscos
- demonstrar liderança e gerenciar sua equipe, inspirando-se em métodos de trabalho colaborativos, como os métodos ágeis ou Scrum
- mantenha o controle, em todos os níveis
O gerenciamento de projetos abrange tanto a organização quanto o planejamento do projeto, desde a ideia até o acompanhamento.
Os lados estratégico e operacional são levados em conta, estimados e planejados. As principais etapas a serem seguidas são:
Etapa 1: Definição dos objetivos do projeto
Para executar um projeto, é preciso ter uma visão clara de onde se quer chegar. Defina o escopo do projeto usando uma estrutura piramidal, desde o objetivo principal até as menores subtarefas , como segue:
- os resultados mais importantes do projeto
- as subdivisões do projeto em subconjuntos para obter estimativas mais precisas e reatividade
- as tarefas necessárias para atingir cada entregável e subentregável
Depois de fazer isso, você terá uma ideia mais clara dos principais marcos e da entidade do projeto em si.
Etapa 2: Análise e estimativa das cargas de trabalho das tarefas
Depois de definir todas as etapas até a conclusão do projeto, você precisa estimar o tempo necessário para concluí-las: o prazo a ser cumprido e o fluxo lógico. Tudo isso é possível graças à definição de:
- priorização das tarefas
- avaliação de sua interdependência
- seu planejamento ao longo do tempo
- antecipação de fatores de risco
Etapa 3: Alocação dos recursos necessários
Esta etapa é crucial; quanto mais precisa for a sua análise, menos surpresas desagradáveis você terá. Para cada tarefa, você precisa definir as necessidades relacionadas a:
- recursos humanos (funcionários)
- recursos financeiros (orçamento)
- recursos materiais (ferramentas)
Etapa 4: Acompanhamento do projeto
Para evitar o efeito túnel, você precisa acompanhar cada fase do seu projeto. Em termos simples, adote o método lean. Você será capaz de enfrentar os problemas à medida que eles surgirem e reagir rapidamente:
- visualizando os objetivos alcançados ou atrasados, o progresso real em comparação com as previsões
- comunicando-se com todas as partes interessadas, seja a equipe interna do projeto ou seus parceiros, clientes e fornecedores
- sugerindo ações corretivas, se necessário
Por que e como fazer o acompanhamento de seu projeto?
Ao gerenciar adequadamente suas tarefas e seu acompanhamento, você poderá
- medir o progresso operacional em comparação com as previsões, o orçamento alocado, a disponibilidade de recursos materiais e humanos
- antecipar, ver e corrigir lacunas em tempo real, reduzindo assim as restrições de recursos e os atrasos
Para conseguir isso, o gerente de projeto pode contar com:
- nas especificações, elaboradas durante a definição dos objetivos e dos resultados
- no planejamento do projeto, que especifica as ações ao longo do tempo
- painéis e diagramas, que representam graficamente os objetivos alcançados, o que ainda precisa ser feito, os sucessos e os problemas encontrados
- reuniões regulares de acompanhamento, para obter feedback concreto da equipe do projeto sobre o progresso e os obstáculos
- Software de planejamento ou gerenciamento de projetos
Ferramentas de monitoramento de projetos
Como visto resumidamente acima, aqui estão as principais ferramentas:
As especificações
Sua finalidade é ter por escrito todas as solicitações do cliente ou da gerência (projetos internos). É um ponto de referência para os objetivos a serem alcançados.
Portanto, fornece uma estrutura para o monitoramento:
- prazos
- despesas e alocação de custos
- a conformidade com os objetivos de qualidade definidos
Relatórios
Estamos vivendo na era da desmaterialização; o gerenciamento de projetos não pode ignorar isso. Especialmente quando se trata de projetos com equipes em campo, os relatórios em papel não são mais uma solução adequada.
Com um software como o Kizeo Forms, suas equipes móveis inserem seus relatórios e progresso em tempo real. A interface também permite exportar e analisar esses dados, para um monitoramento ideal e geolocalizado, independentemente do seu setor de atividade.
Reuniões de acompanhamento
O método ágil favorece o planejamento de curto prazo e, consequentemente, reuniões presenciais rápidas, mas regulares, para definir tarefas e ações corretivas primárias .
Essa estratégia de gerenciamento de projetos de ciclo curto reduzo efeito túnel e proporciona melhor visibilidade e capacidade de resposta a eventos inesperados. Todos os participantes do projeto sabem quem está fazendo o quê e onde estão todos.
Painel de controle
O painel é uma ferramenta proativa e metodológica para monitorar seus projetos de perto. Ele permite que você veja instantaneamente todos os principais dados, objetivos, riscos, recursos e antecipe possíveis problemas.
A longo prazo, ele também serve como uma ferramenta de relatório para entender as áreas de progresso da gerência.
Para usá-lo e escolher indicadores-chave de desempenho (KPIs) realistas, mensuráveis e oportunos, faça a si mesmo as perguntas certas, por exemplo:
- Os prazos de conclusão ou entrega do projeto serão respeitados?
- O orçamento alocado foi excedido?
- O andamento do projeto é satisfatório?
- Os recursos estão sendo usados conforme acordado?
Os KPIs, como lacuna de duração, lacuna de orçamento, são essenciais para a execução de um projeto. Eles o ajudam a avaliar uma situação em um determinado momento e a tomar uma decisão apropriada.
Uma ferramenta como o RationalPlan é essencial para gerenciar painéis e KPIs de forma otimizada. Além disso, graças às suas funções colaborativas, toda a equipe terá acesso ao mesmo banco de dados, evitando quaisquer silos de informações.
O gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt é outra ferramenta de visualização popular. Em particular, ele permite que você
- planejar
- acompanhar
- analisar
as atividades e a carga de trabalho de cada membro da sua equipe.
Como? Apresentando o progresso das tarefas em um gráfico, com a lista de atividades (no eixo y) e as unidades de tempo (no eixo x).
Cada uma de suas tarefas pode ser vinculada a:
- recursos (recursos humanos ou materiais)
- dependências (com outras tarefas)
- datas (datas de início e término e duração das tarefas)
Um exemplo de um gráfico de Gantt no Monday.com
O quadro Kanban
Amplamente usado em métodos ágeis, ele permite a representação do fluxo de trabalho (progresso do processamento de tarefas), com base no princípio de notas adesivas em uma tabela. O status de cada tarefa muda de "programado" para "em andamento" e, finalmente, para "concluído".
Um quadro Kanban no Wrike
Software de gerenciamento de projetos
O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que o auxilia na tomada de decisões e na antecipação.
Um acompanhamento com o Excel é certamente uma opção para projetos pequenos. Por outro lado, as soluções em nuvem têm a vantagem de permitir o monitoramento em tempo real, independentemente do prazo, do orçamento, da complexidade ou do número de participantes.
A comunicação também é facilitada. Usando uma abordagem colaborativa, o trabalho em equipe é aliviado, com as tarefas de todos bem definidas e acessíveis.
Entre outros exemplos, o Monday.com é uma ferramenta intuitiva de gerenciamento de projetos. Ele fornece painéis altamente visuais, com gráfico de Gantt e quadro Kanban, para monitorar o progresso do projeto, estimar a carga de trabalho e avaliar continuamente o orçamento.
Painel de controle do Monday.com
Além disso, as soluções de gerenciamento de projetos, como o Wrike, permitem monitorar os prazos e as dependências da sua equipe para obter uma visão real da situação.
Horário do Wrike
Benefícios do software de gerenciamento de projetos
Os benefícios do software de gerenciamento personalizado são inúmeros, entre eles
- uma economia de tempo incomensurável no faturamento,
- a centralização das informações inseridas por meio do compartilhamento do mesmo espaço de trabalho colaborativo, para aumentar a produtividade,
- o fornecimento do mesmo nível de informações, para melhor visibilidade e trabalho em equipe,
- a redução do tempo gasto para analisar o status do projeto
Monitore seu projeto de perto
O sucesso de um projeto depende do controle do tempo, do orçamento e dos recursos disponíveis.
O gerenciamento estratégico (ou monitoramento) também envolve a capitalização do conhecimento da sua equipe de projeto e o monitoramento rigoroso, para facilitar a recuperação em caso de problemas.
Os benefícios são óbvios: economia de tempo, economia financeira, competitividade, produtividade, satisfação do cliente, mas também a satisfação de seus funcionários. Tudo isso leva à motivação e ao reforço do compromisso... para poder continuar planejando projetos com eficiência!
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