Revolucione seu gerenciamento lean com o Obeya!

Obeya é japonês e pode ser traduzido como "sala grande" ou "sala grande", mas em nossa parte do mundo ele se refere principalmente a um método inovador de gerenciamento de projetos ou gerenciamento enxuto. Mas o que é exatamente o Obeya? Como o método funciona e ele é adequado para você?

"Obeya " ou, às vezes, "Obeya de Obeya" é o nome do método ágil de gerenciamento de projetos desenvolvido por Takeshi Uchiyamada durante seu período como CEO da Toyota.

Em parte devido a essa gloriosa ideia, Takeshi Uchiyamada é hoje considerado, com razão, um luminar do empreendedorismo e o criador do famoso Toyota Prius. Graças a esse método, a empresa conseguiu reduzir enormemente o tempo de desenvolvimento de um novo veículo, de uma média de 36 meses para apenas 12 meses. E tudo isso por meio da produção enxuta e da boa organização do trabalho!

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Obeya: Definição

O que é exatamente o Obeya?

A base do método Obeya é que todos os líderes de equipe cujas equipes estão trabalhando em um projeto se reúnem regularmente em uma sala para tomar decisões importantes.

À primeira vista, essa não é necessariamente uma inovação revolucionária, mas o que torna a técnica especial é a sala e os participantes.

Os participantes

Os participantes (geralmente chamados de "pessoas" na documentação) devem ser tomadores de decisão de todos os diferentes grupos que fazem parte da equipe do produto para criar um intercâmbio ideal.

O objetivo

O objetivo do Obeya é explicar a todos os membros da equipe, rapidamente e com o máximo de detalhes necessário, o que está sendo feito, por que e como. Em todas as decisões, é dada atenção à garantia de valor agregado para o cliente final (controle e aprimoramento da meta).

O processo

O aspecto especial da sala é que uma sala Obeya é reservada apenas para UM projeto.

As paredes podem ser usadas para visualizar todas as informações importantes para o projeto e a sala deve estar sempre acessível. Dessa forma, os membros do projeto podem atualizar seus conhecimentos a qualquer momento ou adicionar novas informações que devem ser discutidas na próxima reunião (gerenciamento visual).

Originalmente, essa era uma sala real coberta de post-its e pôsteres. Hoje, é claro, já existem soluções e ferramentas digitais que tornam a visualização do progresso ainda mais rápida e fácil.

Por que o Obeya?

À medida que a digitalização avança e o ritmo da inovação no mundo VUCA se acelera, as equipes que trabalham em um projeto estão se tornando cada vez mais interdisciplinares.
Há alguns anos, a construção de um carro exigia principalmente engenheiros e mecânicos, mas hoje, por exemplo:

• designers de UX,
• desenvolvedores de aplicativos,
• técnicos de áudio,
• designers de produtos,
• e cientistas da computação.

Isso pode facilmente levar à chamada mentalidade de silo . Isso significa que cada equipe produz sua parte do produto e, no final, você tenta juntar tudo como um quebra-cabeça. Se houver problemas, o projeto terá de ser revisado novamente para remover o obstáculo.

O Obeya otimiza a comunicação. Por exemplo, pode acontecer com o nosso carro que o designer do produto planeje um capô muito plano por motivos visuais. Entretanto, o motor a ser instalado seria grande demais para esse projeto. São realizadas reuniões regulares para que ambas as equipes não percam muito tempo. Dessa forma, é possível chegar a um meio-termo ou seguir um caminho diferente em um estágio inicial, e o obstáculo não surge em primeiro lugar.

Isso evita o desperdício e as equipes só fazem o trabalho que é importante para o produto final e , em última análise, para o cliente (isso também é conhecido como gerenciamento LEAN ). O cliente não está interessado nos processos e problemas internos, mas apenas na qualidade e no preço do produto final.

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Como o Obeya é organizado?

Programação

A primeira coisa a ser esclarecida é a frequência das reuniões. Algumas equipes preferem se reunir uma vez por mês, outras se reúnem todos os dias.

Dependendo da equipe e das circunstâncias, deve ser decidido em conjunto quando as reuniões devem ocorrer. Isso também pode mudar ao longo do projeto, com reuniões mais frequentes sendo necessárias no início e nos estágios finais do projeto e menos no meio.

Preparação da sala

Para uma reunião produtiva, tudo o que for necessário para a visualização do projeto deve estar disponível na sala. Por exemplo:

• Quadros brancos,
• flipboards,
• post-its,
• marcadores e canetas,
• Mesas, de preferência mesas altas,
• projetores ou telas,
• fonte de alimentação, adaptadores, etc.

Se você optar por uma forma digital do Obeya , precisará de outras soluções de acordo:

• Software de colaboração, lousa digital ou alguma forma de visualização de projeto digital baseada em novas mídias;
• Software de bate-papo por vídeo para as reuniões on-line;
• Hardware (laptops com microfones funcionais).

É claro que a sala também pode ser usada pelos grupos individuais como um espaço de trabalho ou pode funcionar como uma sala de workshop.

Preparação da reunião

O objetivo da reunião do Obeya é obter respostas rápidas e fáceis para as perguntas que as equipes do projeto não conseguem resolver sozinhas. Portanto, é essencial uma boa preparação com tópicos ou cartões de projeto (Clear Project Data). O progresso mais importante do projeto deve ser compartilhado da forma mais rápida e breve possível. Isso permite que os membros de outras equipes façam perguntas ou compartilhem informações se acharem que são relevantes para o tópico.

Entretanto, não é desejável compartilhar detalhes ou falar longamente sobre a abordagem. Antes de um líder de equipe abordar a solução de um problema no Obeya, ele deve ter certeza de que não pode resolvê-lo internamente na equipe ou com a ajuda de um e-mail para um colega. No início de um projeto, essas são geralmente questões orçamentárias se um material ou serviço for mais caro do que o esperado. Afinal, é o gerente de projeto ou o patrocinador do projeto que precisa decidir se ainda é possível realocar o orçamento.

Realização

Etapa 1:

A reunião começa com uma breve atualização do status, nada deve ser repetido ou atualizado, pois o ideal é que a documentação esteja disponívelnas paredes da sala (ou na ferramenta digital).

Existem vários métodos de visualização de projetos; você pode usar um quadro Scrum ligeiramente adaptado, um quadro Kanban ou desenvolver seu próprio conceito. O ciclo PDCA, um processo de gerenciamento e sistema de visualização baseado em quatro fases, é usado com muita frequência. Isso permite que as tarefas sejam divididas em uma fase de planejamento, uma fase de execução, uma fase de verificação e uma fase de ação.

Etapa 2:

Quando todos os gerentes de projeto se reúnem com as principais partes interessadas no Obeya, eles devem apresentar seus problemas e, se possível, até propor várias opções de solução . A equipe ou a pessoa responsável pode então decidir qual opção escolher.

Etapa 3:

O objetivo do Obeya é garantir a colaboração entre departamentos e simplificar os processos de tomada de decisão. Ele pode ser visto como uma espécie de estágio intermediário entre os métodos de trabalho hierárquicos e ágeis . Isso ocorre porque as equipes podem trabalhar de forma auto-organizada e usar métodos ágeis e, caso encontrem problemas que não consigam resolver sozinhas, a ajuda é disponibilizada para elas.

Agora você sabe todas as informações necessárias para introduzir seu próprio espaço Obeya. Você conhece alguma outra boa dica para trabalhar de forma otimizada com espaços de projeto? Compartilhe-as nos comentários!