8 regras de ouro para um bom gerenciamento contábil
A contabilidade nem sempre tem uma boa reputação entre os empreendedores. Às vezes, ela é vista como uma tarefa tediosa e demorada que não agrega muito aos negócios. Mas pense novamente! Interessar-se por contabilidade é essencial para qualquer empresário.
Quando se trata de gerenciar suas contas, os empreendedores têm várias opções: Eles podem fazer isso sozinhos, podem terceirizar todo o processo para uma empresa de contabilidade física ou on-line, podem fazer parte da contabilidade internamente e terceirizar parte para um contador, ou podem contratar um contador interno.
Seja qual for a escolha dos empreendedores, eles precisam se fazer as perguntas certas. Como podem maximizar a utilidade de suas contas? Como devem se organizar? Que ferramentas devem usar? Aqui estão 8 regras de ouro de boas práticas para gerenciar suas contas.
1. Aprenda sobre contabilidade
A contabilidade oferece uma visão geral abrangente de suas finanças, permite antecipar as necessidades de caixa, fazer previsões orçamentárias e, acima de tudo, cumprir suas obrigações contábeis, fiscais, previdenciárias e legais.
Que obrigações contábeis você tem?
Suas obrigações contábeis dependem do seu regime tributário:
- regime tributário real normal,
- sistema de tributação real simplificado,
- sistema de declaração controlada.
O regime tributário depende de seu faturamento e de seus negócios. Quanto maior for seu faturamento, maiores serão suas obrigações contábeis. Por exemplo, se você estiver sujeito ao regime tributário real normal, deverá manter contas de competência, com base em suas contas a receber e a pagar, enquanto as contas de caixa são baseadas em suas receitas e despesas.
Por que o treinamento é essencial?
O treinamento em contabilidade permitirá que você compreenda e cumpra todas as suas obrigações contábeis. Isso economiza seu tempo na gestão da empresa e lhe dá uma melhor compreensão do seu fluxo de caixa.
Ao fazer um curso de contabilidade, você ganha maior visibilidade. Há vários recursos disponíveis para treinamento, inclusive MOOCs on-line e sites como o compta-facile, além de cursos presenciais oferecidos por organizações públicas e privadas.
2. Escolha o software de contabilidade ideal para você
Escolher o software certo para gerenciar sua contabilidade é fundamental. Não se trata de escolher o "melhor" software de contabilidade, mas de escolher aquele que se adapta ao seu negócio. Faça sua escolha com base em dois critérios:
Seu setor de negócios
Existem pacotes de software de contabilidade especializados em determinadas áreas de negócios (catering, varejo, etc.). Esses pacotes de software oferecem módulos adicionais. Por exemplo, para um restaurante, o software de contabilidade oferecerá um módulo para gerenciar estoques e compras.
O tamanho de sua empresa
O tipo de software e o custo dependerão do tamanho de sua empresa. Se a sua empresa for muito pequena, você deve optar por um software simples com as funções básicas: produção de orçamentos/faturas e declarações de IVA. Se for uma PME, precisará de um software mais abrangente que integre todo o processo contábil. Por fim, se for uma empresa de grande porte, seu software de contabilidade se tornará um ERP (Enterprise Resource Planning ), permitindo que você gerencie toda a empresa, não apenas a parte contábil.
Não tenha pressa ao fazer essa escolha e não hesite em comparar, testar e obter informações de sua rede.
3. Seja organizado
Você precisa lidar com suas contas diariamente. Não espere até o último momento para apresentar suas declarações mensais, trimestrais e anuais. E não espere até o último momento para enviar os documentos ao seu contador se estiver terceirizando a contabilidade. Para fazer isso, elabore um cronograma de todas as tarefas contábeis a serem realizadas durante o ano para que você não seja pego despreparado alguns dias antes de um prazo importante.
Você também deve arquivar cuidadosamente todos os seus documentos contábeis (estimativas, faturas, pedidos de reembolso de despesas, comprovantes de transferências, contracheques etc.) para que possa encontrá-los rapidamente, se necessário, e para que tenha uma visão geral clara das suas informações contábeis.
4. Monitore os desenvolvimentos contábeis
A contabilidade está sujeita a mudanças legais. É importante que todos os empreendedores se mantenham a par dessas mudanças para que possam gerenciar suas contas adequadamente. Em primeiro lugar, isso permitirá que você cumpra a lei e as novas obrigações contábeis, mas também permitirá que você esteja atento às oportunidades de otimização contábil e fiscal, como novos subsídios para empresários ou isenções fiscais.
Há várias maneiras de fazer isso. Comece acompanhando as notícias: os principais desenvolvimentos jurídicos são cobertos pela mídia. Você também pode acompanhar a mídia especializada no seu setor de negócios, que reunirá todas as informações de que você precisa. Por fim, você também pode acompanhar a mídia especializada em contabilidade ou blogs de contadores.
Se você tiver um contador credenciado, saiba que ele tem o dever de informar e aconselhar (fonte: Código de ética para contadores credenciados), ou seja, se houver mudanças legais que afetem sua empresa, ele deverá informá-lo.
5. Opte por uma contabilidade sincera e honesta
Essa regra pode parecer engraçada, mas não caia na tentação. Não transfira despesas pessoais para sua conta comercial. Tampouco tente sonegar o IVA ou recorrer ao trabalho clandestino.
Por um lado, você se expõe a penalidades das autoridades fiscais que podem chegar a prisão e multa nos casos mais graves. Essas penalidades colocarão em risco sua empresa e sua sobrevivência. Por outro lado, uma contabilidade honesta facilitará o trabalho de seu contador , que não precisará procurar justificativas para uma despesa suspeita. Seu contador, portanto, gastará menos tempo com seu arquivo, o que terá um impacto em seus honorários, e também estará mais disponível para serviços de consultoria.
6. Automatize sua contabilidade
Aproveite as vantagens dos desenvolvimentos tecnológicos para economizar tempo em sua contabilidade. Já se foram os dias de lápis e papel para gerenciar suas contas. Você pode gerenciar muitos aspectos da sua empresa on-line, conectando-os ao seu software de contabilidade:
- Relatórios de despesas on-line
- Banco on-line
- Gerenciamento de folha de pagamento on-line
- Seguro de saúde on-line
A automação da contabilidade proporciona maior confiabilidade e elimina tarefas demoradas em que você agrega pouco valor. Ao desmaterializar todos esses elementos, você pode armazenar facilmente todos os seus documentos e evidências de apoio on-line. Não espere mais, economize tempo agora.
7. Transforme sua contabilidade em uma ferramenta de gerenciamento
A vantagem de uma contabilidade limpa e rigorosa é que ela fornece muitos números interessantes sobre a saúde financeira da sua empresa. Dê um passo adiante e pare de pensar em suas contas como uma obrigação contábil e pense nelas como uma oportunidade para sua empresa. Sua contabilidade pode ajudá-lo a obter informações cruciais:
Os KPIs de sua empresa
Volume de negócios, lucro, margem, EBITDA (lucro operacional bruto), custos de pessoal e despesas de marketing: essa lista não exaustiva mostra a quantidade de informações que a contabilidade pode fornecer. Sua contabilidade deve ajudá-lo a adotar uma "abordagem científica do seu negócio".
Previsões financeiras
Suas contas reúnem todas as informações necessárias para produzir uma previsão financeira. Isso é útil não apenas para sua empresa, mas também para seus investidores, se houver algum, e para seu banco.
Necessidades de caixa
Quais itens de despesa precisam ser reduzidos? Você precisa de dinheiro a curto ou longo prazo? Todas essas informações podem ser encontradas em sua contabilidade. Use as informações em seu poder para se familiarizar com a força vital de qualquer empreendedor: suas finanças.
8. Chame um contador credenciado
Não é obrigatório ter um contador credenciado. Não há nenhuma exigência legal para que empresas de qualquer porte tenham um. Você pode fazer sua contabilidade internamente. Entretanto, a função de um contador vai além de simplesmente manter a contabilidade. Ele é um parceiro privilegiado que pode ser muito útil para ajudar sua empresa a crescer sem problemas. Um contador credenciado pode ajudá-lo de várias maneiras:
Ele economiza seu tempo
O contador credenciado e os contadores de sua empresa são especialistas em suas áreas. A terceirização da contabilidade economiza seu precioso tempo. Como especialistas, eles serão mais eficientes no manuseio de suas contas e lhe darão tranquilidade no gerenciamento de seus negócios.
Apoio em momentos importantes de sua empresa
Um contador credenciado tem habilidades multidisciplinares e pode oferecer um apoio importante durante períodos importantes da sua empresa: abertura de empresa, aquisição, liquidação ou compra. Quer se trate de questões contábeis, jurídicas, trabalhistas ou tributárias, um contador credenciado pode aconselhá-lo ou encaminhá-lo a um especialista.
Ele aumenta a sua credibilidade junto aos seus contatos
O contador credenciado é o "avalista" de suas contas. Dessa forma, ele lhe dá credibilidade quando você solicita financiamento do seu banco ou de investidores. Eles elaboram os documentos legais necessários: balanços e previsões financeiras.
Concluindo, seja rigoroso, mantenha-se a par dos desenvolvimentos legais e aproveite as inovações para automatizar sua contabilidade. Mude a maneira como você encara sua contabilidade e use-a para obter maior visibilidade e tranquilidade no gerenciamento de sua empresa.
Artigo traduzido do francês