Contabilidade de produtividade 101: tudo o que você precisa saber
A contabilidade analítica tradicional não atende mais às suas necessidades atuais? Como maximizar o lucro agora e no futuro? A contabilidade de produção é a solução para você!
A contabilidade de produção estabelece as bases para uma abordagem simplificada da contabilidade operacional, mas, além disso, é mais uma abordagem analítica e sistêmica para esclarecer as decisões usando os preceitos da Teoria das Restrições.
Neste artigo, você aprenderá mais sobre a definição de contabilidade de produtividade e a teoria das restrições, como calcular e medir o desempenho da produtividade na contabilidade, como lidar com gargalos e algumas dicas para melhorar os índices de contabilidade de produtividade.
O que é a contabilidade de produtividade?
A contabilidade de produtividade surgiu na década de 1980, com a Teoria das Restrições, iniciada por Eliyahu M. GOLDRATT e democratizada por seu famoso livro "A Meta" e muitos outros.
O gerenciamento por restrições parte do princípio de que o fluxo de dinheiro gerado por uma estrutura industrial ou comercial é limitado por um único fator: a restrição principal, geralmente identificada por um gargalo próximo ou diretamente na entrada do recurso restrito.
Existe uma oposição muito forte entre a contabilidade gerencial tradicional e a contabilidade de rendimento. A primeira não faz distinção entre os recursos do sistema, enquanto a segunda concentra toda a sua atenção neles, e é exatamente isso que permite a mudança de escala de lucratividade sem financiamento e sem demissões, pelo contrário.
Outra crítica à contabilidade analítica clássica é o uso de indicadores gerenciais cuja natureza, periodicidade ou frequência de publicação não é compatível com o gerenciamento de atividades, que também deve ser mais ágil.
Além disso, os indicadores gerenciais tradicionais não são facilmente compreendidos por não especialistas. A maioria das equipes operacionais, muitas vezes com treinamento técnico, não sabe como fazer a conexão entre esses indicadores muito teóricos e abstratos que lhes são familiares.
A pesquisa para obter o rendimento máximo leva à busca de novos caminhos de crescimento para aumentar as vendas, uma abordagem teoricamente ilimitada.
Como se calculam os índices contábeis de produtividade?
Taxa de transferência (T)
É calculado subtraindo-se dos recebimentos ou receitas de vendas os custos totalmente variáveis em termos contábeis. Os custos totalmente variáveis podem ser simplificados para o custo de material porque a mão de obra agora é remunerada por um valor (relativamente) fixo durante o período de tempo, geralmente o mês, portanto, um custo constante e independente da atividade, e pode ser considerado como parte dos custos comerciais.
Tudo o que você precisa fazer é seguir esta fórmula:
Contabilização da produção = Total de receitas de vendas - Custos diretos de material
Despesas operacionais (OE)
As despesas operacionais são todos os custos, exceto os custos totalmente variáveis mencionados anteriormente no cálculo da taxa de transferência, necessários para operar e manter o sistema de produção. Os custos operacionais são considerados custos fixos, embora possam ter características variáveis
Investimentos ou estoque
É o montante de dinheiro investido no sistema para transformá-lo em rendimento. Isso inclui matérias-primas armazenadas que aguardam processamento em produtos vendáveis, bem como a manutenção da capacidade/capacidade de produzir mais unidades.
Lucro líquido
O lucro líquido é definido como produção - OE ou receita de vendas - custos variáveis totais - OE
Retorno sobre o investimento (ROI)
O ROI é a relação entre o lucro líquido (NP) e os investimentos.
ROI = Lucro líquido / Investimento
O que é a teoria das restrições?
A teoria das restrições é uma filosofia de negócios proposta pela primeira vez em 1984 pelo Dr. Eliyahu M. Goldratt. Em seu romance The Goal, Goldratt sugere que a produtividade de qualquer sistema é prejudicada por limitações ou gargalos que retardam alguns processos importantes.
Sua Teoria das Restrições oferece um procedimento de cinco etapas projetado para melhorar a eficiência, a produtividade e a lucratividade, gerenciando ou contornando essas restrições, aumentando assim a capacidade de todo o sistema.
A Teoria das Restrições de Goldratt adota uma abordagem lógica para a solução de problemas e se baseia em dados financeiros mensuráveis para determinar as metas. As três métricas que chamam sua atenção são
- rendimento, geralmente definido em termos de vendas,
- custos operacionais,
- e estoque.
Ele sugere que, seguindo seu processo de cinco etapas, o rendimento pode aumentar enquanto as despesas operacionais e o estoque diminuem, tornando toda a operação mais lucrativa.
Etapa 1: Identificar a restrição (o gargalo)
Existe necessariamente uma restrição que limita o desempenho do sistema, sem a qual esse sistema seria capaz de operar com desempenho infinito. O que impede o sistema, a organização, o processo ou a empresa de atingir seus fins, sua meta? Qual é o elo fraco dessa cadeia?
A noção de gargalo/restrição é fundamental porque esse recurso específico limita o rendimento de todo o sistema e determina seu volume de negócios e nível de estoque. O objetivo da primeira etapa é identificar o recurso de gargalo para melhor explorá-lo. Quer saber como lidar com esse gargalo? Continue lendo!
Etapa 2: Explorar a restrição; melhorar o uso de sua capacidade
A restrição determina o desempenho, o rendimento, as vendas e a receita de todo o sistema. Explorar a restrição significa usar a capacidade total desse recurso para atingir a meta, que geralmente é "obter lucro agora e no futuro" ("A meta", Goldratt).
Uma hora perdida em um gargalo é uma hora desperdiçada em todo o sistema. Portanto, o gargalo é valioso e a qualidade de sua operação é fundamental. Qualquer coisa que interfira na maximização do rendimento do gargalo deve ser melhorada.
Etapa 3: subordinar todos os processos à coerção
A restrição determina o rendimento de todo o processo. Produzir mais a montante do que o gargalo pode absorver apenas aumenta a quantidade pendente na frente do gargalo. Os recursos a jusante do gargalo têm capacidade excessiva em comparação com o gargalo e, na maioria das vezes, são encontrados em espera.
Não usar a capacidade total do gargalo é um desperdício sem sentido. Considerando a realidade e os preceitos da Teoria das Restrições, o fluxo ideal é aquele que flui suavemente pelo processo, cujos recursos estão sincronizados com o ritmo mais lento, o do gargalo.
No entanto, é grande a tentação de fazer com que os recursos não gargalo trabalhem em sua capacidade máxima, para não "deixar operadores ou máquinas desocupados". Para forçar a sincronização, garantir o uso ideal do gargalo e regular a atividade de outros recursos, é usado o princípio Drum - Buffer - Rope (DBR).
Etapa 4: aumentar a capacidade da restrição, se for o caso
Uma vez esgotadas todas as iniciativas para explorar melhor o gargalo sem investimentos e se a capacidade recuperada ainda não for suficiente, é necessário considerar o aumento da capacidade. As diferentes alavancas possíveis são:
- Recrutar pessoal, se isso aumentar o rendimento,
- Investir em uma capacidade adicional: máquinas, equipamentos, estações de trabalho..,
- Substituir máquinas, equipamentos etc. por gerações mais recentes e mais potentes, outras tecnologias..,
- Subcontratar a capacidade que está faltando,
- Completar a capacidade com meios mais antigos e mais simples...
As soluções devem ser escolhidas com cuidado, pois algumas são relativamente inflexíveis; o financiamento ou o recrutamento vincula a empresa por um determinado período, a adição de capacidades só produz esses efeitos após um determinado período, a subcontratação pode acarretar riscos etc.
Etapa 5: Recomeçar na etapa 1 se a restrição tiver mudado
Quando o gargalo "pula", aparece uma nova restrição. Geralmente, é o recurso com a capacidade mais limitada logo após o gargalo que, por sua vez, se torna o gargalo. Portanto, é apropriado retomar o processo a partir da etapa 1.
Ao encadear os ciclos, mantemos a melhoria contínua. No jargão da ToC, a melhoria contínua é chamada de POOGI (Process Of OnGoing Improvement, processo de melhoria contínua).
Como medir o desempenho do rendimento na contabilidade?
Para medir o desempenho da taxa de transferência na contabilidade, calculamos os índices e depois interpretamos esses resultados.
A maior atenção deve ser dada à maximização da passagem dos produtos que geram mais lucro. A tomada de decisões é então baseada no rendimento gerado por minuto de restrição. Quanto maior o T/min, melhor.
A chave para uma análise por meio da contabilidade da produtividade é o volume de negócios por minuto de gargalo. Como esse último é o recurso restrito que determina a taxa de transferência de todo o sistema e, portanto, a venda, a exploração máxima da capacidade limitada do gargalo é uma obsessão da Teoria das Restrições. A quantidade importante é o tempo de passagem de um produto pelo gargalo.
Vamos dar o exemplo de uma fábrica que tem dois tipos de produtos A e B:
- O produto A é vendido por US$ 100, leva dez minutos para sair do gargalo, o que coloca o valor do faturamento de um minuto do gargalo em 100/10 = US$ 10.
- O produto B é vendido por US$ 60 e requer 4 minutos do gargalo, ou seja, US$ 15 de rotatividade por minuto.
Como o gargalo tem uma capacidade limitada, a empresa gera mais lucro maximizando a produção do produto B ao custo dos produtos A.
O que fazemos com os gargalos na contabilidade de produtividade?
Diante de uma grande demanda ou de um período de trabalho de grande intensidade, a produtividade deve ser aumentada. Entretanto, se for mal gerenciada, pode ser a fonte de um gargalo, ou seja, uma desaceleração acentuada ou até mesmo uma parada repentina de toda a cadeia de produção. A causa geralmente são os meios de trabalho inadequados. Não se preocupe com o gargalo na contabilização do rendimento, nossa solução é identificar o recurso de gargalo e, em seguida, explorá-lo de forma eficiente.
Então, como explorá-lo? Se o desempenho do recurso restrito puder ser monitorado por meio do indicador TRS, as técnicas de análise e aprimoramento da produtividade encontrarão seu uso.
Entre os indutores de desperdício, encontraremos mudanças intempestivas de série/planejamento e/ou programação, mudanças de série mais longas do que o necessário, indisponibilidade de materiais, ferramentas ou pessoal, avarias etc. A qualidade deve ser garantida ou filtrada antes do gargalo, para evitar o desperdício de capacidade valiosa no processamento de itens que não podem ser usados no final da cadeia devido à não conformidade.
Aprimore a cadeia de produção
Quando a linha de produção começa a ficar mais lenta, é essencial identificar a área onde isso está ocorrendo para encontrar a causa. Caso contrário, nenhuma medida será eficaz, inclusive investimentos pesados em novas máquinas.
É analisando os fatores responsáveis pelo tempo de inatividade (mudança no tempo de produção, mudanças na produção etc.) e coletando dados (quebras, manutenção de máquinas, falta de matérias-primas etc.) que você poderá determinar o problema, conhecer sua frequência e sua gravidade.
Na maioria das vezes, a causa será os processos de fabricação e não as próprias máquinas. A solução mais eficaz será, então, investir em treinamento para que os funcionários sejam mais versáteis.
Use ferramentas de planejamento
Para evitar gargalos, o melhor método é suavizar as cargas de trabalho, adaptando-as de acordo com os recursos disponíveis, ou seja, humanos e materiais. O software de programação é uma ferramenta que otimiza a sincronização dos processos, resultando em um melhor controle da cadeia de produção. Com essa ferramenta, você produzirá no prazo, evitando o excesso de estoque e a perda de tempo.
Simplifique o gerenciamento dos negócios
Um software de gerenciamento de negócios que permite coordenar melhor as ações da empresa, independentemente do tamanho e do setor de atividade: gerenciamento de estoque, sistema de contabilidade, RH, ... De fato, ele é capaz de gerenciar todos os processos de vendas, compras, estoque, logística, produção e contabilidade.
Como resultado, a transmissão de informações é mais eficiente entre os departamentos, especialmente porque elas são atualizadas em tempo real. Assim, você terá uma visão transversal que facilitará sua tomada de decisões.
Dicas para melhorar seus índices contábeis de produtividade (TAR)
Mantenha um controle rígido sobre os custos fixos e variáveis da sua empresa para aumentar o fluxo de caixa e os lucros.
Faça um plano e garanta um monitoramento rigoroso das despesas
Você precisa avaliar onde sua empresa está agora e onde gostaria que ela chegasse. Um bom roteiro é essencial para prever despesas e eventos imprevistos durante o ano. Para planejar o futuro, você deve primeiro entender seus custos históricos e, portanto, compilar esses dados de forma eficaz e eficiente.
Compare-se com o restante do setor
Comece com critérios que sejam significativos para sua empresa e comparáveis aos usados por seus concorrentes. Se você perceber que está gastando mais em determinadas categorias, precisará examinar as causas e tomar as medidas adequadas para aproximar esses custos da média do setor.
Gerencie os custos variáveis
Estabeleça o histórico das despesas variáveis de sua empresa e calcule o que elas representam em termos de porcentagem das vendas. As porcentagens históricas fornecem uma boa indicação dos possíveis custos futuros e servem como referência para garantir que esses custos permaneçam proporcionais às vendas.
Limitar os custos fixos
Os custos fixos da empresa podem estar sujeitos a uma certa tolerância, pois geralmente são recorrentes e representam relacionamentos de longa data com os fornecedores. No entanto, você deve examinar periodicamente o mercado para verificar se é possível obter um preço melhor em outro lugar.
Investir em tecnologia
Explore novas tecnologias que possam ajudar sua empresa a aumentar a eficiência e a produtividade e a reduzir custos. Muitas empresas, por exemplo, usam sistemas de computação em nuvem, em vez de equipamentos internos, cuja aquisição e manutenção costumam ser mais caras.
Em conclusão, o que é chamado de análise contábil de rendimento ajuda a empresa a tomar decisões com base no impacto sobre os indicadores da teoria das restrições . Assim, qualquer aumento no OE e/ou no investimento deve levar a um aumento proporcional no rendimento. Por outro lado, qualquer redução no OE e/ou no investimento não deve levar a uma redução na produtividade.
Artigo traduzido do inglês