Quando a contabilidade da folha de pagamento se torna uma brincadeira de criança!

Quando você faz sua própria contabilidade, a contabilidade da folha de pagamento pode rapidamente se tornar uma verdadeira dor de cabeça. Entre levar em conta os salários brutos, as contribuições do empregado e as contribuições do empregador, você tem a impressão de que precisa ser um prodígio em matemática para fazer o exercício sem erros?

Mas a lógica por trás de tudo isso é bastante simples.

Como você registra uma folha de pagamento ? Quando devo usar a conta 425 ? Qual é a diferença entre as contas 421 e 641 ? Todas essas perguntas, e muitas outras, logo deixarão de ter segredos para você, graças ao nosso artigo que detalha o processo passo a passo.

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O que é a contabilidade da folha de pagamento e da previdência social?

A contabilidade da folha de pagamento é definida como o registro de entradas em várias contas para movimentos financeiros relacionados aos salários dos funcionários da empresa.

Isso é feito por meio do livro de registro da folha de pagamento, do diário OD (diário de operações diversas) ou das folhas de pagamento.

Como regra geral, é realizado mensalmente, após a folha de pagamento.

Os registros em questão são:

• salários brutos a pagar
• os vários encargos do empregado
• todas as contribuições do empregador.

☝️ A contabilização da folha de pagamento é uma operação obrigatória para a maioria das organizações e contribui para o gerenciamento claro e transparente do processamento de salários. Ela pode ser feita em etapas.

Vamos dar uma olhada nessas diferentes fases, por meio de um tutorial simples e abrangente sobre o cálculo da folha de pagamento.

#1 Contabilização de adiantamentos

Antes de mais nada, você deve estar ciente de que os funcionários têm a opção de solicitar um adiantamento do salário. Se esse for o caso, o registro desses adiantamentos é a primeira etapa do processo.

Isso envolve a entrada de :

• débito da conta 425 (Pessoal - Adiantamentos e pagamentos por conta) pelo valor total dos adiantamentos,
• creditar a conta 5121, na conta 512 Bancos, com o mesmo valor.

#2 Registro de salários brutos

Em seguida, vem o registro dos salários e subsídios brutos. Isso é feito debitando-se a conta 641 Remuneração da equipe. O valor total deve corresponder à soma dos salários e subsídios do período.

Você pode ser mais específico e discriminar esses diferentes encargos. Nesse caso, o lançamento contábil é feito nas seguintes contas:

• para salário básico: conta 6411 Remuneração do pessoal - Salários, ordenados,
• para pagamento de férias: conta 6412 Remuneração do pessoal - pagamento de férias,
• para vários bônus e gratificações: conta 6413 Remuneração do pessoal - Bônus e gratificações,
• para outros abonos e benefícios: conta 6414 Remuneração do pessoal - Abonos e benefícios diversos.

Ao mesmo tempo, a conta 421 Pessoal - Remuneração devida deve ser creditada com o valor desses salários e subsídios brutos. Esse registro prova que o empregador deve pagar essas quantias ao empregado.

Lançamento na conta 641: salário bruto ou líquido?

Essa primeira etapa envolve o lançamento do salário bruto, antes da dedução dos encargos da folha de pagamento.

De fato, a soma em questão não corresponde realmente ao que será pago ao empregado, já que um determinado número de contribuições deve ser deduzido. Essas contribuições são conhecidas como impostos sobre a folha de pagamento.

#3 Registro dos custos da folha de pagamento

As contribuições para a seguridade social, as deduções fiscais e outras deduções dos salários dos funcionários devem, portanto, ser debitadas na conta 421 Pessoal - Remuneração devida, conforme descrito acima. Esse procedimento reduz o valor que a empresa deve realmente pagar aos funcionários.

Ao mesmo tempo, os custos da folha de pagamento são creditados nas diversas contas dos órgãos de seguridade social:

• URSSAF (Previdência Social e seguro-desemprego): conta 431 Previdência Social,
• para seguradoras mútuas: conta 4 373 Seguradoras mútuas,
• para fundos de aposentadoria e previdência: conta 4373 Caisse de retraite et de prévoyance,
• para outros custos de folha de pagamento: conta 4378 Outros órgãos de seguridade social.

É também nessa etapa que você deve creditar :

• objeções, se houver: conta 427 Pessoal-Oposições,
• imposto de renda: conta 4421 Imposto retido na fonte,
• quaisquer adiantamentos e pagamentos em conta mencionados acima: conta 425 Pessoal - Adiantamentos e pagamentos em conta.

Aqui também é possível entrar em mais detalhes subdividindo determinadas contas. Por exemplo, é possível usar uma conta 43731 para registrar as contribuições para um fundo de pensão e uma conta 43732 para um segundo fundo de pensão.

Para economizar tempo nesse exercício, muitas empresas optam por combinar o registro dos salários brutos e dos encargos da folha de pagamento em um único lançamento, conhecido como lançamento na folha de pagamento ou OD da folha de pagamento.

#4 Registro das contribuições dos empregadores

Assim como o empregado, o empregador é obrigado a pagar um determinado número de encargos. Eles são registrados no débito, com uma entrada de crédito correspondente nas contas dos órgãos de previdência social.

Você também pode usar subdivisões aqui, mas o padrão usual é o seguinte:

• Para as contribuições dos empregadores para a URSSAF e o seguro-desemprego:
  • débito da conta 6451 (Contribuições para a URSSAF) para o total bruto das contribuições para a seguridade social,
  • creditar a conta 431 (Seguridade social) no mesmo valor.
    
    
• Para outras contribuições do empregador, como contribuições para fundos de previdência ou pensões:
  • debitar as contas 645 associadas pelo total das contribuições para a seguridade social,
  • creditar as contas 437 correspondentes pelo mesmo valor.

#5 Contabilização de pagamentos de salários líquidos

Em seguida, chega o momento de pagar os salários líquidos dos funcionários, pagar os órgãos de seguridade social e devolver ao Estado o imposto deduzido na fonte.

Essas operações devem ser contabilizadas.

Para pagar os salários líquidos :

• debitar a conta 421 (Remuneração de pessoal devida) pelo total pago ao empregado.
  
  A soma corresponde ao seguinte cálculo:

• conta de crédito 512 Bancos.

#6 Contabilização do pagamento de contribuições para a seguridade social

Os pagamentos a órgãos de seguridade social correspondem à soma de :

• contribuições do empregado devidas aos órgãos de seguridade social,
• contribuições do empregador para a seguridade social.

Para fins contábeis, esse valor é registrado:

• a débito das 43 contas relevantes,
• como um crédito na conta 512 Bancos.

#7 Pagamento do imposto retido na fonte

Finalmente, o empregador deve pagar o valor do imposto retido na fonte ao Tesouro.

Em termos contábeis, a soma é registrada:

• débito na conta 4421 Imposto retido na fonte sobre o imposto de renda na fonte,
• crédito na conta 512 Bancos.

Exemplo de cálculo da folha de pagamento

Para ajudá-lo a ver as coisas com mais clareza, aqui está um exemplo de cálculo da folha de pagamento.

Ele mostra as três partes principais levadas em conta neste exercício, ou seja, salários, contribuições do empregado e contribuições do empregador.

É necessário usar um software para o cálculo da folha de pagamento?

A teoria é muito boa, mas, na prática, o cálculo da folha de pagamento exige muito rigor (não há espaço para erros!) e, às vezes, pode consumir muito tempo. Além de ser inevitável, o uso de software torna o trabalho muito mais fácil.

🛠️ As seguintes ferramentas estão disponíveis:

• Software de folha de pagamento. Isso inclui todos os dados relacionados aos contracheques dos funcionários. E a boa notícia é que muitas vezes é possível exportar essas informações para sua solução de contabilidade.
  
  
• Software de contabilidade. Há um grande número de ferramentas de contabilidade disponíveis, e algumas são perfeitamente adequadas às necessidades de VSEs e PMEs.
  O Sage Business Cloud Compta é uma delas. Ele permite que você simplesmente exporte as entradas em questão para a interface, de modo a limitar os erros de entrada de dados. A verificação e a validação dessas entradas são automatizadas ao máximo, economizando um tempo precioso. Por fim, todas as informações e documentos contábeis são centralizados em um único local para facilitar o acesso de outros membros da empresa e do contador.

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Resumo da contabilidade da folha de pagamento

A contabilidade da folha de pagamento é uma tarefa exigente, mas também é regular, pois é realizada todos os meses.

Ela envolve fazer lançamentos em várias contas para :

• salários brutos
• contribuições patronais e de seguridade social
• pagamento de salários líquidos e contribuições para a seguridade social,
• pagamento do imposto retido na fonte.

Mas se você seguir cuidadosamente as etapas descritas acima e se equipar com o software certo, todo o processo será uma brincadeira de criança!