Caça às faturas, o ponto negro em sua gestão de negócios

Todas as empresas registradas na França estão sujeitas ao Código Tributário Geral. Embora algumas empresas não estejam sujeitas às mesmas obrigações devido ao seu tamanho, a contabilidade de exercício se aplica ao maior número de empresas, pois abrange atividades que geram lucros industriais e comerciais.

Essas normas exigem que as empresas mantenham uma contabilidade rigorosa, listando seus lucros e perdas em um determinado período. Como diretor de uma empresa, você é obrigado a manter todos os seus registros de pagamento por pelo menos 6 anos!

Para muitas empresas, essa é uma obrigação restritiva, mas, ainda assim, é vital para o desenvolvimento de seus negócios. Portanto, preste muita atenção ao restante deste artigo!

Ver todos os software Contabilidade

O que a lei diz sobre o registro de faturas?

A legislação francesa exige que as empresas mantenham a chamada contabilidade de exercício. Também conhecida como contabilidade de débito ou contabilidade de "contas a receber e a pagar", isso envolve o registro de faturas e a manutenção de todos os comprovantes de pagamento.

Os lançamentos devem ser feitos em dois estágios: primeiro, quando a receita é obtida e as dívidas são incorridas, e depois quando as transações são pagas.

Quais são as vantagens da contabilidade de exercício?

Ao registrar os direitos (contas a receber) e as obrigações (contas a pagar) com muita precisão em dois estágios, a contabilidade de exercício dá às empresas uma visão muito concreta de seus negócios e ativos.

A contabilidade de compromissos também envolve o registro de contas de terceiros. Uma letra é atribuída a um ou mais valores para obter indicadores significativos dos movimentos atuais.

Por fim, ela permite que as receitas e despesas sejam vinculadas ao período contábil em questão (também conhecido como corte). Graças a essa reconciliação, o contador pode determinar o valor das provisões, despesas acumuladas e receitas a serem recebidas, faturas vencidas e pendentes, etc.

Por quanto tempo você deve manter seus documentos de apoio?

A legislação fiscal exige que você guarde todos os comprovantes de pagamento que confirmam a precisão das declarações fiscais por um período de 6 anos.

O período de tempo que você deve manter esses documentos contábeis pode variar de acordo com suas transações:

• Os documentos de suporte relacionados à depreciação devem ser mantidos por um período de 6 anos a partir do final do período de depreciação.
  
• As faturas relacionadas a um cliente ou fornecedor devem ser mantidas por 10 anos a partir do final do ano fiscal.

Por que é essencial manter suas faturas?

Para evitar atrasos nos pagamentos

Mais de um terço dos empresários franceses são pagos após 30 dias ou até mesmo após 60 dias.

Esses atrasos de pagamento são um verdadeiro freio ao desenvolvimento de sua empresa, pois a privam de seus recursos de caixa.

As empresas de pequeno e médio porte são as mais afetadas por esse problema, que às vezes leva à interrupção total das atividades.

Para evitar atrasos nos pagamentos, é essencial manter um registro de todas as suas faturas. Em primeiro lugar, isso lhe dá um registro por escrito das penalidades por atraso de pagamento a serem aplicadas, uma vez que isso deve estar estipulado no documento.

Por fim, isso permite que você fique de olho no tempo necessário para coletar ou desembolsar suas transações. Assim, você pode acompanhar os pagamentos atrasados com seus clientes.

Para evitar fraudes

Embora alguns casos de fraude fiscal sejam o resultado de um simples descuido ou negligência, outros geralmente são o resultado de uma ocultação projetada para fraudar o fisco, embelezar as contas ou beneficiar terceiros. As consequências financeiras e jurídicas de tais ações são de longo alcance.

Portanto, é fundamental que sua empresa guarde todos os documentos comprobatórios que possam esclarecer esse tipo de situação.

Para justificar seus direitos de IVA

Em termos fiscais, somente a fatura pode justificar seu direito de cobrar e deduzir o IVA. Portanto, é fundamental manter todos os documentos comprobatórios quando você apresentar suas declarações de IVA ou quando for auditado para fins fiscais.

Quais são as penalidades se você não guardar suas faturas?

A lei estipula que a não conservação das faturas resultará em penalidades severas, que podem levar à falência de sua empresa, principalmente se ela não tiver recursos financeiros substanciais.

Se você não puder apresentar as faturas de seus clientes, poderá ser aplicada uma multa de 50% do valor da fatura. No que diz respeito às faturas de fornecedores, a não apresentação dos documentos comprobatórios pode resultar na rejeição das deduções de despesas, resultando em um lucro adicional.

Ver todos os software Contabilidade

Que ferramentas devo usar para pesquisar e armazenar faturas?

Atualmente, há uma grande variedade de softwares de gerenciamento de negócios que podem simplificar a maioria das tarefas administrativas.

Como o Alan para seguro de funcionários, o Payfit para gerenciamento de RH ou o Slack para suas comunicações internas, existem soluções digitais para gerenciar as finanças da sua empresa. Hoje, a digitalização não deve mais ser vista como uma possibilidade, mas como uma oportunidade real.

Mas quais recursos você deve levar em conta ao escolher seu software de gerenciamento contábil?

Em primeiro lugar, você precisa ter certeza de que essa nova adoção permitirá que você economize tempo e aumente a produtividade. Mesmo que isso signifique fazer algumas mudanças em seus hábitos de trabalho no início, ele deve simplificar suas tarefas, e não torná-las mais complexas.

Para obter o máximo de valor agregado, recomendamos que você escolha um software que combine os seguintes recursos:

• Pesquisa e importação automatizadas de suas faturas de compra e venda diretamente por meio de sua (s) caixa(s) de correio.
  
• Pesquisa e importação automatizadas de suas faturas de compra para suas áreas de clientes.
  
• A capacidade de digitalizar suas faturas em papel e enviá-las diretamente para sua nova ferramenta de gerenciamento por meio de um endereço de e-mail dedicado.
  
• Entrada automática de informações de seus documentos contábeis (data, valor sem IVA, IVA, número da fatura, etc.).
  
• Um aplicativo móvel para gerenciar seus relatórios de despesas.
  
• Armazenamento seguro de seus comprovantes contábeis durante o período legal e preservação garantida com valor de prova.
  
• Uma interface intuitiva e abrangente que lhe permite visualizar seu fluxo de caixa 24 horas por dia, 7 dias por semana.
  
• Uma série de outras funções posteriores, desde o gerenciamento de seus lançamentos até a exportação do razão geral para o seu contador.

A ferramenta iPaidThat, por exemplo, engloba todas essas funções e é uma ilustração perfeita da eficácia de uma solução que simplifica o gerenciamento de seus negócios. Chega de procurar faturas no final do ano fiscal e um melhor relacionamento com seu contador.

Em conclusão, a digitalização oferece soluções abrangentes e práticas para otimizar o gerenciamento contábil e reduzir os prazos de pagamento. A digitalização não é mais uma opção, mas uma oportunidade que deve ser aproveitada se você quiser expandir seus negócios.

Artigo patrocinado. Os colaboradores especialistas são autores independentes da equipe editorial do appvizer. Seus comentários e posições são próprios.