Por que você deve manter um registro de ativos fixos no convés

De acordo com o querido Sr. Wilson Mizner: "Se você contar todos os seus ativos, sempre terá lucro". Os ativos são relatados no balanço patrimonial de uma empresa e são comprados ou criados para aumentar o valor da empresa ou beneficiar as operações da empresa.

Um ativo é geralmente considerado como algo que pode gerar fluxo de caixa, reduzir despesas ou melhorar as vendas no futuro. É por isso que é essencial encontrar a ferramenta certa para ajudar a acompanhar os registros, como um registro de ativos fixos, especialmente se a sua empresa estiver crescendo. Você poderá determinar e calcular a depreciação para fins fiscais.

Leia para saber mais.

O que é um ativo fixo?

Um ativo fixo é uma ferramenta usada pelas empresas para gerar renda, aumentar a saúde financeira e o patrimônio da empresa e atrair e reter clientes.

Os ativos fixos geralmente são terrenos, edifícios, móveis, equipamentos de TI e outros. São ativos não circulantes registrados no balanço patrimonial para ver como foram depreciados ao longo do tempo.

O que é um registro de ativo fixo?

Um registro de ativos fixos, conhecido como registro de ativos fixos, é uma ferramenta contábil que reconhece todos os ativos fixos de uma empresa. Ele mantém uma lista dos vários ativos de propriedade de uma empresa e resume as despesas contábeis e de depreciação. As informações do registro são recentes para acompanhar as compras de ativos, suas alienações ou mudanças nas políticas relacionadas a ativos.

Nesse registro de ativos fixos, você normalmente encontrará detalhes sobre os ativos, como

• O que é (o tipo de ativo): você pode adicionar nomes de código aos itens e explicar brevemente o que eles são,
• a localização: onde o ativo está localizado nas instalações da empresa,
• o preço de sua compra: ou seja
• a data da compra do ativo: ou seja, quando o ativo pertence oficialmente à empresa como criação, pode ser considerado como outro valor
• vida útil do ativo dentro da empresa,
• o valor depreciado dos ativos após um determinado período,
• valor esperado no final de sua vida útil.

A lista de ativos é mantida para rastrear seu valor e depreciação em um período específico. Ela também simplifica a identificação dos itens na empresa, atribuindo um número ou código de identificação diferente a cada item.

Como preparar um registro de ativos fixos?

Diferentemente das grandes empresas, que têm a possibilidade de contratar ou ter equipes de auditores e contadores para lidar com seus ativos, a situação é diferente para as pequenas empresas.

As pequenas e médias empresas geralmente controlam seus ativos por conta própria ou de forma independente. Por exemplo, elas podem solicitar a ajuda de planilhas do Excel para controlar seus tipos de equipamentos, que teriam de ser criadas pelas próprias empresas.

Um registro de ativos fixos simplifica o registro de adições, alienações, reavaliações etc. Ele calcula imediatamente, por mês, os encargos de depreciação do ano, os saldos de impostos e consiste em um relatório diário automatizado. Também é vantajoso manter as informações do registro de ativos fixos atualizadas e em dia.

Quais são os diferentes tipos de registros de ativos fixos?

Há muitos fatores para os diferentes tipos de registros de ativos. Isso depende do tamanho da empresa e de suas operações. Seu tipo pode ser em papel, em formato de planilha, em software etc.

Por exemplo, as pequenas empresas geralmente têm um registro que contém os dados de todos os ativos e, nesse caso, ele é chamado de registro de ativos. No entanto, sempre há exceções, pois os ativos fixos que também são móveis podem ser incluídos.

As empresas maiores, por outro lado, tendem a ter até três tipos diferentes de registros de ativos, como TI e digital. Portanto, o tipo de registro afetará os dados de ativos que são armazenados.

Que tipo de dados podem ser encontrados em um registro de ativos?

Dados encontrados em um registro de ativos

• Descrição de um ativo: mais uma vez com uma visão geral do ativo.
• Data de compra: é a data em que a empresa comprou o ativo.
• Custo de compra: é o valor que a empresa gastou com o ativo.
• Localização dos ativos: é onde o ativo está situado nas instalações da empresa.
• Proprietário dos ativos: o proprietário ou a entidade sob a qual o ativo está. Pode ser uma pessoa ou um grupo de pessoas.
• O usuário dos ativos: é a pessoa que tem o direito de usar o ativo para suas tarefas.
• Código de barras ou número de série dos ativos: são as barras paralelas legíveis ou os números e caracteres que identificam o ativo. Isso facilita para as empresas encontrarem as informações do ativo.
• Cobertura de seguro: a apólice de seguro sob a qual o ativo está registrado.

Dados que podem ser encontrados em um registro de ativos de TI

Veja a seguir o que pode ser encontrado no registro de ativos de TI:

• Tipo de ativo: que é classificado como ativo de hardware ou de software. Hardware é maquinário, ferramentas, equipamentos, PCs, impressoras e acessórios relacionados. Por outro lado, o software consiste em programas de computador.
• Localização do ativo: no local, privado, público ou em nuvem híbrida, que usa uma combinação de servidores de nuvem pública e privada.
• Sistema operacional: o software que o computador usa para executar programas e realizar suas principais funções.
• Data de renovação da licença: a data em que a licença precisa ser renovada para continuar usando o programa. Geralmente, é necessário fazer isso para obter versões atualizadas dos serviços oferecidos.
• Data de início da licença: é a data em que os usuários têm acesso ao software.
• O usuário: a pessoa que usa o ativo.
• Cobertura de seguro cibernético: informações sobre a proteção do ativo contra violação de dados. O seguro é muito importante quando envolve números de contas, números de cartões de crédito.
• Um método de depreciação que foi usado: geralmente se aplica a hardware que diz respeito à diminuição do valor do ativo ao longo dos anos.

Dados que podem ser encontrados em um registro de ativos digitais

É tudo o que pode ser encontrado nos registros de ativos anteriores, só que em formato digital. Por exemplo, você terá:

• Cobertura de seguro digital: é a proteção do ativo.
• Formato do ativo: se os ativos estão nos formatos PNG, JPG ou TIFF
• Risco de preservação: são os riscos que os ativos podem enfrentar. Esses riscos podem ser, por exemplo, culturais, organizacionais e tecnológicos.
• Tipo de ativo digital: o ativo digital pode ser sonoro, visual ou gráfico.
• Valor estimado do ativo digital: é para ativos que podem ser usados fora da estrutura da empresa. Os ativos digitais também podem receber um valor atribuído pela empresa.

Benefícios dos registros de ativos fixos

Há muitos benefícios em possuir e manter a contagem dos ativos fixos:

• Informações completas fornecidas sobre o status do ativo, desde o histórico até a localização para trilha de auditoria,
• ajuda a atender e cumprir os requisitos estatutários, como IFRS, GRAP e SOX,
• garantem que o balanço patrimonial indique um valor preciso do ativo fixo,
• fornece uma referência precisa para garantir que o nível de seguro esteja correto e evitar qualquer pagamento a mais,
• simplifica a tarefa dos auditores e o processo de auditoria e verificação em geral,
• auxilia no cálculo da depreciação anual,
• evita o roubo de ativos,
• ajuda a evitar a duplicação de ativos,
• levantamento do valor contábil bruto e do valor líquido dos ativos,
• determinar o valor do negócio.

Agora que conhece os benefícios e quais são eles, você manterá seu registro de ativos fixos sob controle. Ou poderá enfrentar a ira da verificação cruzada da auditoria de ativos. Evite isso e aumente o valor de sua empresa.