5 boas razões para fazer sua própria contabilidade
Quando se está começando um negócio, a contabilidade pode parecer inacessível, especialmente se você for alérgico a números. No entanto, fazer sua própria contabilidade não só oferece muitas vantagens competitivas, mas também se tornou muito acessível graças às ferramentas atuais, mesmo que você nunca tenha feito uma contabilidade na vida.
Fazer sua própria contabilidade não significa necessariamente prescindir de um contador credenciado. Na verdade, a contratação de um contador é obrigatória para certos tipos de negócios, como os comerciantes. Além disso, ter um contador credenciado pode ajudá-lo a otimizar sua situação fiscal e economizar muito dinheiro.
O que estamos falando aqui é de fazer você mesmo a "contabilidade". Isso é o que representa o histórico dos fluxos que passaram por sua empresa. Na realidade, você provavelmente já faz muito desse trabalho de entrada de dados todos os dias para acompanhar os pagamentos de seus clientes, acompanhar suas faturas ou monitorar as despesas de seus fornecedores.
Aqui estão 5 bons motivos para você mesmo fazer sua contabilidade:
1. Você economizará dinheiro
Um escritório de contabilidade cobra por dois tipos de serviço: consultoria e entrada de dados. Em média, você paga €2 por documento de fatura de compra ou venda inserido com seu pagamento. Conte o número de vendas e compras que você faz a cada ano e você terá uma ideia do custo da entrada de dados.
Entretanto, você provavelmente já insere essas informações no editor de faturas quando fatura seus clientes. Então, por que pagar ao seu contador para inserir essas informações uma segunda vez? O mesmo se aplica se você já estiver monitorando os pagamentos.
Usar um software que gere suas contas a partir do gerenciamento diário economizará o custo da dupla entrada de dados!
2. Você poderá acompanhar melhor a atividade da sua empresa
Você sabe quanto seus clientes lhe devem no momento em que está lendo isso? Quanto você deve aos seus fornecedores? Qual é o seu faturamento? Administrar uma empresa à vista pode funcionar, mas gera incerteza e estresse.
Mas a contabilidade é mais do que apenas uma exigência legal. É uma ferramenta real para dirigir seus negócios!
Quando você faz a sua própria contabilidade, naturalmente conhece os números do dia a dia e, portanto, tem uma visão mais clara do que está acontecendo. Você saberá rapidamente se pode ou não fazer um investimento ou fazer uma pausa. Isso lhe dá maior controle sobre suas despesas, o que, por sua vez, ajuda a melhorar sua lucratividade.
3. Você entenderá melhor a contabilidade
Há duas maneiras de aprender: começar com a teoria e depois praticar a aplicação na prática, ou começar com a prática e depois deduzir a teoria. Quando se está administrando uma empresa, é mais provável que seja o segundo desses dois métodos: aprender fazendo.
Mas a contabilidade é um conjunto de palavras complicadas para conceitos muito concretos e simples que você provavelmente já conhece.
Ao fazer sua própria contabilidade, você aprimorará naturalmente suas habilidades com o tempo e sem a necessidade de treinamento teórico. Como resultado, você será cada vez mais capaz de entender os conceitos contábeis e, portanto, sua própria administração.
Quanto mais você entender o significado dos números, mais fácil será compreender o impacto deles e, portanto, tomar as decisões corretas.
4. Suas contas estarão sempre atualizadas
Delegar toda a sua contabilidade a um terceiro não lhe dá o mesmo nível de capacidade de resposta. Quanto tempo você precisa para que seu contador lhe envie um demonstrativo financeiro? Seu contador nunca será capaz de processar suas faturas tão rapidamente quanto você.
Fazer a contabilidade por conta própria coloca você em uma situação de tempo real, de forma rápida e eficiente. Você será muito mais ágil. Não há mais estresse em esperar por documentos - você já os tem.
5. Você economizará tempo
Esse gerenciamento leve e diário não apenas o torna mais ágil, mas também significa que você é muito mais organizado.
Quanto tempo você gastou reunindo a papelada para o seu último balanço? Quantas idas e vindas você fez ao contador para obter todos os documentos que faltavam? Se você mesmo fizer a entrada de dados, suas contas estarão prontas para o balanço no final do ano fiscal.
Uma ferramenta de gerenciamento contábil de alto desempenho não só economizará seu tempo com as contas durante todo o ano, mas também significará dizer adeus ao "período fiscal". Tudo o que você precisa fazer é exportar seus dados e enviá-los à sua empresa de contabilidade. Menos estresse, mais paz de espírito.
Critérios a serem levados em conta ao escolher sua ferramenta de contabilidade
Fazer sua própria contabilidade pode ter sido complicado no passado, mas agora existem ferramentas para simplificar a tarefa. Em geral, elas são automáticas, portanto, você não precisa saber nada sobre lançamentos contábeis.
Para escolher o software de contabilidade que melhor atenda às suas necessidades, aqui está uma lista de etapas e critérios a serem considerados.
- Escolha o software que corresponda ao tamanho e ao setor de sua empresa.
- Determine o orçamento mensal que deseja gastar - nenhum software é 100% gratuito, mas você pode encontrar ofertas muito acessíveis.
- Liste os módulos de que você precisa: estimativas, faturas, contabilidade, painel de controle, IVA, etc... e, em especial, exportação de contabilidade, se você tiver um contador credenciado.
- Verifique a compatibilidade com outras ferramentas essenciais para sua empresa e com seu banco.
- Informe-se sobre a qualidade e a disponibilidade do atendimento ao cliente e a documentação disponível.
- Escolha entre um software 100% on-line (modo SaaS) ou um software a ser instalado em seu computador (nesse último caso, verifique a compatibilidade com Mac/PC).
- Interesse-se pelas funções multiusuário e multiconta, dependendo do número de pessoas ou atividades que deseja hospedar na mesma ferramenta.
Depois de definir seus critérios, você poderá comparar os softwares e escolher um ou dois para testar. É muito importante experimentar o software antes de tomar sua decisão final. Você usará sua ferramenta de contabilidade com muita regularidade, portanto, precisa se sentir confortável com ela. Isso permitirá que você teste a ergonomia, o design, o suporte ao cliente, o acesso às opções, a renderização dos seus documentos etc.
Um bom software de contabilidade que atenda às suas necessidades permitirá que você faça sua própria contabilidade com tranquilidade. Diga adeus às onerosas entradas duplas que estão fora de contato com a realidade e diga olá ao gerenciamento em tempo real e sem estresse. O que está esperando?
Artigo traduzido do francês