Escrituração contábil por partidas dobradas: o método mais usado na contabilidade

A contabilidade geral segue regras muito específicas com relação aos lançamentos contábeis de dupla entrada nos livros. Entre esses princípios, a escrituração contábil por partidas dobradas é um dos mais importantes a serem respeitados ao fazer lançamentos contábeis. Na verdade, é "A Regra" por excelência a ser seguida e que garante o equilíbrio do seu sistema contábil ao refletir o registro regular dos lançamentos nas contas.

Ela se baseia nas noções de dar e receber , ou, em outras palavras, débito e crédito , que podem ser encontradas em seu extrato bancário. À primeira vista, esse sistema de dar e receber pode estar em desacordo com sua contabilidade. Não entre em pânico! A regra das partidas dobradas baseia-se em uma abordagem clara e direta, razão pela qual é um dos procedimentos mais fáceis de entender e aplicar na contabilidade.

Neste artigo, revelaremos os segredos da contabilidade de partidas dobradas.

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Qual é o princípio da escrituração contábil de partidas dobradas?

Para entender o mecanismo da escrituração contábil de partidas dobradas, é preciso compreender as diretrizes por trás da análise contábil.

O objetivo da escrituração contábil é apresentar uma imagem verdadeira e precisa da empresa por meio da manutenção de suas contas. Para isso, cada transação deve ser inserida e registrada. Essa contabilidade é dividida em livros subsidiários nos quais são registrados os diferentes fluxos da empresa.

Esses livros têm duas colunas para registrar os valores:

• uma coluna de débito,
• uma coluna de crédito.

Ao contrário do extrato bancário, o débito registra as entradas de dinheiro na empresa (por exemplo, o recebimento de um pagamento de um cliente) e o crédito registra as saídas de dinheiro (por exemplo, o pagamento feito a um fornecedor).

Portanto, há valores a serem inseridos em duas colunas para cada transação... duas colunas que devem ser idênticas em termos de valores.

Escrituração contábil de dupla entrada

Origem

A contabilidade de partidas dobradas se espalhou pelas cidades mercantis da Itália no século XV, mas encontrou seu epicentro principalmente no que hoje é lembrado como as repúblicas marítimas, ou seja, Gênova e Veneza. Foi especialmente na Sereníssima que os mercados da época criaram o método de partidas dobradas em resposta ao desenvolvimento florentino de seu comércio.

Foi Luca Paciolo quem escreveu o primeiro tratado sobre partidas dobradas, teorizando uma prática que todos os comerciantes venezianos usavam e praticavam. Esse tratado foi publicado em 1494 em Veneza com o título "La Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita ". E, até hoje, é considerado o trabalho mais antigo e completo sobre escrituração contábil de dupla entrada.

Definição

O método de partidas dobradas consiste no fato de que uma transação é sempre registrada duas vezes nos registros contábeis, seja no livro-razão , no plano de contas , na conta de lucros e perdas ou no balanço patrimonial , seja no débito ou no crédito.

De fato, um lançamento contábil consiste em :

• uma ou mais linhas de lançamento de débito, e
• uma ou mais linhas de crédito.

No final de cada lançamento, o total de débitos deve ser igual ao total de créditos, e somente nessa situação de equilíbrio podemos dizer que o balanço patrimonial está "equilibrado".

Sem esse equilíbrio, o lançamento contábil está desequilibrado, assim como sua contabilidade geral. O número de contas contábeis e, portanto, o número de linhas contábeis em seu livro-razão, não importa. Obviamente, sempre haverá pelo menos duas.

O conceito de dar e receber

Toda transação econômica ou financeira deve ser registrada nos livros da empresa seguindo uma divisão em duas colunas:

• débito : responde à pergunta "Como os recursos da empresa são usados?", ou seja, usa
• débito : responde à pergunta "De onde vêm os recursos da empresa?", ou seja, as fontes

Para registrar os lançamentos contábeis corretos, essas duas perguntas devem sempre ser feitas para cada operação.

Portanto, se nossa empresa decidiu comprar matérias-primas, usando o dinheiro da tesouraria, devemos nos fazer as duas perguntas acima para o aspecto econômico e financeiro.

Como comprei matérias-primas, no livro de compras os valores gastos serão registrados no débito, cuidando assim do aspecto econômico da transação.

Na caixa registradora, registrarei o valor no débito, porque os recursos são provenientes do caixa, cuidando assim do aspecto financeiro.

No caso de minha empresa ter vendido alguns produtos, coletando imediatamente os recursos da venda, a situação será a seguinte:

No livro-razão do banco, registrarei o valor equivalente ao produto da venda no débito, pois estou utilizando esses recursos, depositando-os em minha conta bancária (aspecto financeiro).

O valor ganho é proveniente da venda de recursos produzidos pela minha empresa. Então, registrarei o valor em débito no livro de vendas (aspecto financeiro).

Exemplo de contabilidade de dupla entrada

Suponha que a empresa X compre uma máquina-ferramenta em 19/02/2018 da empresa Y por 1.200 euros, incluindo o IVA (IVA de 200 euros). Ela paga pela máquina no mesmo dia por meio de cheque bancário.

Nesse exemplo, há duas transações separadas:

• A aquisição do maquinário pela empresa X,
• O desembolso do preço do maquinário para pagar a empresa Y.

Entretanto, não haverá duas linhas de lançamentos contábeis, mas quatro.

Registro dos lançamentos contábeis

Veja a seguir como registrar a compra do equipamento no diário da empresa X

É assim que a transação é registrada na tesouraria da empresa X

A fatura e o pagamento são dois lançamentos contábeis diferentes, portanto, a cada vez, é necessário fazer um lançamento que afeta contas diferentes em meu balanço patrimonial.

A cada vez, uma transação afeta pelo menos duas contas por lançamento contábil. Esse é o princípio da escrituração contábil de partidas dobradas.

Vamos agora dar outro exemplo que ilustrará melhor o conceito de dar e receber.

Nossa empresa fez uma venda em 1/03/2020 no valor total de €2.500, aceitando como método de pagamento uma transferência diferida por 60 dias.

Portanto, temos que registrar essa transação.

Em 1º de março, ocorre o primeiro registro e as contas envolvidas são

• mercadorias/vendas
• contas a receber de clientes

A primeira é uma conta de lucros e perdas e representa os resultados de nossa venda. Como ela é, portanto, considerada uma fonte, marcaremos os 2.500 euros na coluna de crédito.

A segunda é uma conta financeira e, como ela indica como usamos os recursos, registraremos os 2.500 euros na coluna de débito.

Mercadorias c/vendas

Contas a receber de clientes

Depois de 60 dias, o cliente faz o pagamento e, então, as contas afetadas serão as seguintes

• contas a receber do cliente
• conta bancária

Como o cliente efetuou o pagamento, o valor de 2.500 representa uma fonte no registro de contas a receber, portanto, marcarei esse valor na coluna de crédito e equilibrarei essa conta. Dessa forma, o registro de crédito será equilibrado porque não tenho mais contas a receber de clientes.

Como o pagamento do cliente foi feito, encontrarei o valor na conta corrente da empresa. Portanto, a transação deve ser registrada no livro-razão do banco, sob o título de Ter, porque ela nos informa como utilizei os recursos da empresa.

Contas a receber de clientes

Banco c/c

Dessa forma, registramos o pagamento de EUR 2500 em favor de nossa empresa:

no nível financeiro, por meio do livro caixa, na coluna de débito.

Quais são os dois métodos de contabilidade de dupla entrada?

A contabilidade de partidas dobradas abrange as duas principais abordagens contábeis, ou seja, :

• Contabilidade de exercício ;
• Contabilidade baseada em caixa .

Seu domínio é, portanto, indispensável para todos aqueles que desejam se dedicar à contabilidade. Além disso, não requer nenhum esforço especial. Tendo compreendido os princípios orientadores e assimilado a metodologia a ser seguida, o contador pode garantir a conformidade de todos os documentos sujeitos a essa convenção contábil.

Contabilidade de exercício

Praticamente todas as empresas existentes estão sujeitas à contabilidade de exercício. Ela é aplicada a todas as formas de empresas. Somente profissionais e estruturas sob o esquema de negócios sem fins lucrativos não são obrigados a seguir essa abordagem contábil. Na prática, entretanto, eles sempre optam por esse método, como veremos a seguir.

De acordo com o princípio contábil de acumulação, as transações são registradas em dois estágios. A primeira vez que uma transação deve ser registrada no registro de compras ou vendas é quando a empresa :

• Contrai uma dívida;
• Adquire uma conta a receber.

Posteriormente, o contador deve registrar a transação uma segunda vez quando o pagamento finalmente ocorrer. Em cada etapa, ele deve creditar e debitar as contas correspondentes. Da mesma forma, ele é responsável por manter o saldo. Nesse sentido, a dupla entrada é necessária. Aqui, o objetivo é novamente :

• Garantir a transparência das contas;
• Garantir a rastreabilidade das transações.

Contabilidade baseada em caixa

A contabilidade de caixa se concentra nos fluxos de caixa após os compromissos recebidos ou concedidos pela empresa. Portanto, uma transação é registrada em uma única operação quando o cliente paga o valor total devido à instituição ou quando ocorre um desembolso.

Isso pode sugerir que não há necessidade de escrituração contábil de partidas dobradas. No entanto, a escrituração contábil de partidas dobradas também é essencial nesse caso. Os débitos e créditos devem ser registrados. O principal objetivo dessa medida é fornecer um mínimo de informações sobre as transações que ocorreram. Por outro lado, ela também facilitará a preparação de várias demonstrações financeiras, como balanços patrimoniais.

Deve-se lembrar que a contabilidade de caixa é destinada a :

• Empresas sem fins lucrativos;
• Consultores;
• Pessoas que exercem uma profissão liberal regulamentada.

Ela concede aos beneficiários a possibilidade de simplificar a contabilidade . Como cada transação só será registrada quando a fatura for paga, ela permite que eles se beneficiem de uma economia de tempo considerável.

No entanto, os usuários desse sistema específico preferem adotar a contabilidade por partidas dobradas, o que simplifica muito a análise das contas no caso de uma auditoria fiscal.

Da mesma forma, eles também podem se beneficiar do uso do método de partidas dobradas. De fato, eles poderão dissecar suas contas com mais detalhes.

Poderão identificar:

• Os principais itens de despesa;
• As principais fontes de receita.

Método de dupla entrada VS Método de entrada simples

O método de lote simples

O método de consignação simples baseia-se em uma única conta para todas as transações: isso envolve o raciocínio em termos de receita e despesa e o estabelecimento de um saldo total. Cada transação é numerada em ordem cronológica e registrada em uma tabela de 6 colunas com data, detalhe e valor.

Para estabelecer uma conta parcial simples, basta somar os valores de despesas e receitas do ano para determinar o lucro.

Escrituração contábil de dupla entrada e contabilidade simples comparadas

Vantagens da escrituração contábil de dupla entrada

O método de partidas dobradas é muito mais eficaz do que o método simples. De fato, ele permite

• Registrar transações que são diferidas ao longo do tempo, como empréstimos ou provisões.
• Verificar permanentemente se as contas a receber são iguais às contas a pagar. Em outras palavras, o total do que a empresa deve é perfeitamente igual ao total do que a empresa possui. Dessa forma, uma receita ou despesa está sempre associada ao método de financiamento correspondente.
• Apresentação de um quadro mais preciso dos ativos e das finanças da empresa

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Escrituração contábil de dupla entrada usando software de contabilidade

A maioria dos programas de software de contabilidade informa um lançamento não balanceado (não equilibrado) no momento do registro. Eles também oferecem uma contrapartida automática para fluxos de tesouraria. Nesse caso, esses programas equilibram a receita por meio da conta que está associada ao lançamento bancário.

Mas esse não é o caso de outros livros contábeis. E a contrapartida que é usada para equilibrar a conta, de acordo com os princípios de partidas dobradas, deve ser inserida manualmente.

Se um lançamento não balanceado for forçado, o software de contabilidade deverá atribuir a diferença, por padrão, a uma conta identificada como conta suspensa. Mas nem todos os softwares de contabilidade fazem isso. Nesse caso, o desequilíbrio só pode ser visto estudando-se e verificando-se manualmente todos os lançamentos contábeis, item por item.

É claro que, como você pode imaginar, esse é um trabalho demorado e tedioso. Portanto, é melhor registrar entradas equilibradas, desde o início e o tempo todo!