O que é e como funciona a estrutura de um departamento de contabilidade?

Para ter sucesso e gerenciar corretamente qualquer coisa, tudo precisa de um pouco de organização e estrutura para quem faz o quê e quando. Isso evita a repetição de tarefas e informações incorretas que podem levar a relatórios financeiros ruins e a outras penalidades legais.

O que nos levou à questão de como e o que era necessário? Como a contabilidade, um trabalho que exige muita precisão, não deve ser encarada com leviandade, algo precisava ser feito. Portanto, uma estrutura de departamento de contabilidade foi criada. Você aprenderá como ele funciona e sua importância em uma empresa.

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O que é um departamento de contabilidade?

Um departamento de contabilidade é a divisão de uma empresa que lida com todos os aspectos da contabilidade, desde a preparação de demonstrações financeiras, manutenção do livro contábil, folha de pagamento até pagamentos de contas e clientes etc.

Para simplificar, eles gerenciam o aspecto econômico global da empresa. Além disso, ele não só se concentra na conformidade com as exigências legais, mas também é extremamente importante para ajudar a controlar as receitas e as despesas da empresa.

Qual é a estrutura de um departamento de contabilidade?

Não importa se a empresa é pequena ou grande, um departamento de contabilidade será necessário. E, como existem diferentes tipos de contabilidade, que exigem mais de um membro da equipe, não é de surpreender que eles tenham que se organizar em uma estrutura para facilitar seu gerenciamento. Veja abaixo uma imagem que representa as principais funções incluídas em um departamento de contabilidade:

• O diretor de operações (CFO) está no topo do departamento. Ele é o líder da equipe de contabilidade. Ele planeja, gerencia e executa todas as atividades financeiras da empresa, desde investimentos e capital até receitas e despesas. Além disso, ele se reporta diretamente ao proprietário da empresa ou ao diretor de operações (CEO) , oferecendo orientação financeira estratégica para quaisquer mudanças necessárias e está no controle da manutenção do relacionamento com as partes interessadas e parcerias.

• O controlador financeiro é responsável pelo registro contábil e financeiro da empresa, certificando-se de que todos os dados registrados sejam precisos. Seu cargo geralmente envolve lidar com seguros e relatórios. Ele supervisiona a contabilidade geral, prepara os demonstrativos financeiros, garantindo que sigam o princípio GAAP, se for uma empresa de capital aberto, e que tudo seja feito dentro do prazo. Eles até mesmo criam contas bancárias, cuidam para que os pagamentos sejam feitos e recebidos dos clientes. Além disso, eles intervêm quando o CFO e o proprietário não têm tempo ou não podem mais monitorar a contabilidade.

• Gerente de tesouraria: A função do gerente de tesouraria é analisar as necessidades de financiamento, supervisionar o fluxo de caixa, os investimentos, as receitas e as despesas de uma empresa. Obviamente, seu objetivo é manter as finanças da empresa em ordem para evitar riscos, como falência ou dívidas.

• Gerente de contabilidade: Sua responsabilidade é supervisionar todas as operações do departamento de contabilidade, lidar com e relatar todas as transações financeiras e garantir que os requisitos legais sejam cumpridos pelos funcionários da contabilidade. Ele sugere e impõe métodos corretos e o uso de políticas contábeis.

• Contador: ocupa uma posição vital no departamento de contabilidade porque, na verdade, lida com a supervisão de todos os dados financeiros ao preparar contas e declarações de impostos, monitorar as despesas e os orçamentos da empresa. Eles auditam e analisam o desempenho financeiro para evitar riscos potenciais, reduzir custos e aumentar os lucros da empresa.

O que o departamento de contabilidade faz?

O departamento de contabilidade é importante para qualquer empresa porque é responsável pela supervisão, como registro e relatório do fluxo de caixa da empresa, pagamentos de bens e serviços. O departamento compreende 5 funções, que são

• Contas a receber (AR): Lida com o dinheiro que entra na empresa, conhecido como recebimentos de caixa. É uma conta de ativo no balanço patrimonial, que é o saldo devido a uma empresa por bens ou serviços que ela enviou e que foram recebidos pelo destinatário, mas ainda não foram pagos. Eles garantem que o cliente esteja ciente do valor devido enviando-lhe a fatura.

• Contas a pagar (CP): ao contrário das contas a receber, é o dinheiro que a empresa deve a seus credores, fornecedores, por produtos ou serviços recebidos em um determinado período. Dito isso, embora possa prejudicar seu bolso, é o fluxo de caixa que sai da empresa, denominado desembolsos de caixa. O contas a pagar é representado como o saldo de contas a pagar no balanço patrimonial, mas logo poderá se transformar e pesar nas seções de passivo circulante. Ele também representa a situação de crédito da empresa. Se o PA aumentar, a empresa está creditando e não pagando em dinheiro, mas, por outro lado, se diminuir, a empresa está no controle de suas despesas e está lidando com suas dívidas mais rapidamente do que está creditando.

  Por exemplo, uma empresa recebe produtos ou serviços de fornecedores ou vendedores. O fornecedor e o vendedor fornecerão uma fatura para a empresa e a enviarão.

  O departamento de contas a pagar recebe a fatura como um crédito de US$ 1.000 na seção de contas a pagar do balanço patrimonial e um débito de US$ 1.000 para os bens e serviços, seguindo para a demonstração de resultados. Isso, de fato, adere ao processo de contabilidade de exercício, pois a empresa levou em conta a despesa, embora nenhum dinheiro tenha sido enviado ainda.

• Folha de pagamento: Essa função na contabilidade é o cálculo, o registro e o estudo da folha de pagamento do funcionário, dos ganhos, dos salários brutos, dos vencimentos, das comissões, dos bônus e outros. É a remuneração que uma empresa é obrigada a pagar a seus funcionários.

  Nessa função, também é possível que as informações em termos de horas de trabalho sejam transmitidas pelo departamento de recursos humanos para serem processadas e analisadas.

• Controles financeiros: verifica se tudo, como os relatórios financeiros, está funcionando bem e se os níveis estabelecidos e os objetivos propostos em relação a vendas, ganhos, excedentes etc. estão sendo cumpridos sem alterações significativas.

• Relatórios financeiros: divulgam dados financeiros por meio de demonstrações financeiras às partes interessadas, para que elas tenham uma ideia da situação financeira e da posição da empresa. É uma parte essencial da contabilidade para empresas que desejam, por exemplo, expandir e precisam de investidores para investir em sua empresa. Os investidores ou credores saberão se vale a pena ou não, de acordo com a estabilidade de suas finanças.

  Além disso, é simplesmente exigido por lei para confirmar se você está pagando seus impostos.

• Orçamento: O departamento de contabilidade garante que nenhum outro departamento esteja gastando demais e que todos estejam dentro do orçamento, acompanhando as despesas da empresa.

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Como administrar um departamento de contabilidade eficaz?

É claro que a saúde de uma empresa depende de um departamento de contabilidade organizado e saudável. Portanto, se você deseja administrar uma empresa positiva, aqui estão algumas soluções que podem ser aplicadas.

Conciliação de contas: É importante ser pontual com sua reconciliação de contas. Como esse é um processo demorado, você pode usar ferramentas de software para automatizar algumas de suas tarefas. Como você gasta e recebe constantemente ao longo do ano, essa etapa é importante porque ajuda a manter o controle de suas entradas e saídas e certifica que não há erros e que tanto os créditos quanto os débitos correspondem. Isso é muito útil para verificar a posição financeira de sua empresa.

Pagamentos de impostos: parece óbvio, mas deve ser dito. Você deve pagar seus impostos em dia, ou pode correr o risco de ser multado ou auditado. Acredite em nós, uma auditoria nunca é agradável.

Pesquisa: é muito importante saber se sua empresa está seguindo as práticas, regras e regulamentos mais recentes.

Procedimentos de corte: A aplicação de procedimentos definidos dá ao seu departamento de contabilidade tempo para se preparar para o fim do período, ou seja, o fim dos relatórios financeiros. Isso aumenta a eficiência e a rapidez.

Simplifique os relatórios: Assim, todos os envolvidos no departamento podem ver todos os dados e transações existentes para a elaboração de relatórios adequados. Por sua vez, a auditoria seria muito mais clara.

Reorganize a equipe do seu departamento periodicamente: As empresas geralmente se concentram em expandir a empresa, ganhar dinheiro, mas se esquecem da equipe que está por trás de toda a gestão de despesas e receitas. Não se esqueça de quem está por trás de seu sucesso financeiro. Da mesma forma que você procura atualizar a posição financeira da sua empresa, o departamento de contabilidade deve dispor das ferramentas e dos aparelhos mais recentes para realizar seu trabalho. Entre em contato com eles regularmente.

Esperamos que você se sinta inspirado a ter um departamento de contabilidade algum dia ou use dicas para ajudar seu departamento de contabilidade a ser bem-sucedido, pois ele é muito importante para a troca de bens e serviços, receitas e despesas das empresas.