O que é estoque de MRO e como gerenciá-lo? Melhor guia e dicas
Há um tipo especial de inventário sem fins lucrativos que as empresas precisam manter para produzir e estocar produtos acabados. O estoque de manutenção, reparo e operações (MRO) é usado para manter os equipamentos e as operações otimizados o tempo todo. Sem os suprimentos de MRO, as máquinas podem ter mais dificuldades técnicas, mau funcionamento e quebras.
É importante otimizar o processo de gerenciamento do estoque de MRO com um custo mínimo para garantir o retorno sobre o investimento e o lucro da empresa. Então, o que é o estoque de MRO e por que ele é importante?
Neste artigo, forneceremos a você o melhor guia, explicando o significado do estoque MRO, sua importância para a empresa, suas práticas recomendadas e, principalmente, como gerenciar o estoque MRO.
Qual é o significado de MRO?
Definição
MRO significa manutenção, reparo e operações. O estoque de MRO inclui todos os materiais ou suprimentos necessários para fabricar os produtos acabados no estágio de produção. Portanto, esses custos podem estar relacionados a peças de reposição, serviços técnicos, reposição de estoque etc. Normalmente, esse estoque de MRO é controlado pelo departamento de manutenção da organização.
O estoque de MRO dá suporte aos processos de produção da empresa e, por natureza, está disperso em muitos departamentos diferentes. A manutenção e o reparo podem, de fato, envolver vários departamentos da empresa e, geralmente, são despesas únicas, às vezes imprevisíveis.
Além disso, como os produtos e serviços de manutenção são extremamente variados, a empresa normalmente usa muitos fornecedores diferentes. Essa dispersão e essa ampla variedade de produtos e serviços, portanto, tornam a centralização e a visibilidade dos gastos com MRO particularmente difíceis.
Embora as empresas não obtenham lucro com o estoque de MRO, ele é necessário para produzir bens e serviços. Esse estoque de MRO requer reabastecimento sistemático e, portanto, seu próprio custo para manter um estoque saudável.
Sem os suprimentos de MRO, as empresas não podem realizar manutenção, reparos ou diagnósticos nas operações internas. O estoque de MRO evita o mau funcionamento dos equipamentos para que sua equipe possa manter um fluxo de trabalho tranquilo.
Compras indiretas
As compras indiretas (as chamadas compras que não são de produção) e, em particular, os itens de MRO, geralmente são objeto de gerenciamento descentralizado, causando muitos custos e inúmeras perdas financeiras.
Cada vez mais empresas estão percebendo a necessidade de recuperar o controle desses custos, que representam custos ocultos significativos. Em um esforço para otimizar a estratégia de compras a fim de melhorar o desempenho geral de uma empresa, é fundamental analisar o caso específico de MRO .
Exemplos
Os artigos comuns de MRO incluem:
- Suprimentos de manutenção , como suprimentos de reparo, são os equipamentos de MRO mais usados, com uma taxa de uso de 70%, de acordo com o Peerless Research Group;
- Equipamentos de proteção individual (EPI), como luvas, óculos de segurança, máscaras, chapéus... também são tipos importantes de equipamentos para proteger os funcionários;
- Equipamentos industriais, como ferramentas manuais, máquinas, fornos, óleos, válvulas, engrenagens,..;
- Materiais de escritório, como canetas, lápis, cadernos, papéis..;
- Produtos de limpeza, como escovas, desinfetantes, latas de lixo..;
- Outros tipos de equipamentos técnicos, como computadores ou laptops, scanners, aparelhos de fax,...
Por que o inventário de MRO é importante?
A importância do estoque de manutenção, reparo e operação fica evidente quando se discutem os vários custos diretos e indiretos que as empresas precisam assumir se não garantirem a manutenção desses materiais no estoque.
Interrupção do processo de produção
Os itens de MRO mantêm as linhas de produção operacionais para que as empresas possam continuar a produzir bens. Se esses suprimentos se esgotarem no estoque, todas as atividades de fabricação deverão ser interrompidas, o que significa que todos os funcionários deverão ficar de prontidão. Durante esse período, a empresa deve pagar seus funcionários pendentes, bem como os custos de remessa acelerada para obter o estoque de MRO o mais rápido possível.
Mesmo depois que os materiais chegam, os técnicos podem levar dias ou semanas para consertar as máquinas, o que resulta em outro custo. Durante esse tempo, a empresa está perdendo vendas em potencial devido ao tempo de inatividade, o que tem um impacto significativo em seus resultados.
Portanto, as organizações devem monitorar ativamente a manutenção de seus itens de MRO para garantir que eles ainda sejam suficientes para suportar as operações de estoque atuais.
Excesso de estoque
Manter um estoque excessivo de MRO em mãos resultará em custos de armazenamento inflacionados. No entanto, muitas empresas precisam cometer esse erro em um esforço para evitar o estoque de MRO.
De fato, o armazenamento de muitos produtos pode desorganizar as salas de manutenção, dificultando a navegação e o estoque de determinados materiais. Quando os suprimentos não são encontrados, os gerentes podem precisar pedir mais, sabendo que já têm mais em mãos.
Para evitar isso, as empresas devem manter um estoque organizado com registros precisos dos produtos no local para evitar pedidos excessivos.
Redução da produtividade
Além dos eventos de estoque, a má gestão do estoque de MRO pode afetar as operações diárias. Portanto, pode ter um impacto negativo sobre os vários setores da empresa e gerar custos adicionais imprevistos. Estudos mostram que os técnicos de manutenção gastam até 25% de seu tempo para encontrar peças. Embora isso só aumente o tempo de inatividade em alguns minutos, qualquer recorrência diminuirá drasticamente a produtividade.
Os trabalhadores de manutenção podem evitar isso mantendo seu próprio registro de inventário de MRO separado, que mostra onde as ferramentas e os materiais estão localizados para facilitar a recuperação.
Somente as empresas que conseguem manter diligentemente o inventário de MRO podem agir em tempo hábil. Para garantir que todos os itens de MRO estejam disponíveis quando forem necessários, pode ser útil adotar sistemas e softwares de manutenção para monitorar, gerenciar e controlar o inventário de MRO, mas também ter um espaço apropriado para armazenar os equipamentos.
Na verdade, não se trata apenas de escolher as ferramentas e os equipamentos certos para o trabalho; trata-se também de gerenciar esses recursos da melhor forma possível e armazená-los de maneira ordenada, para que estejam sempre disponíveis quando necessário e para evitar longos períodos de inatividade. Porque uma boa gestão de estoque de MRO é essencial para o gerenciamento eficaz dos processos de itens de MRO.
O que é gerenciamento de inventário de MRO?
Definição
Quando falamos de gerenciamento de estoque de MRO, não estamos falando de produtos acabados. Trata-se do inventário de matérias-primas ou produtos semiacabados. O gerenciamento de inventário de MRO é o planejamento e a implementação de um método para maximizar a lucratividade e reduzir os custos.
Um bom gerenciamento de itens de estoque de MRO consiste em ter a quantidade certa no momento certo. Se o estoque não for grande o suficiente, ele é chamado de falta de estoque, o que corre o risco de interromper a produção. Um excesso de estoque, por outro lado, é caro, sem mencionar que há o risco de depreciação do estoque.
Portanto, uma boa gestão de estoque de MRO consiste em encontrar esse equilíbrio que ajudará as empresas a maximizar o lucro e minimizar os custos. A previsão e o planejamento são ferramentas eficazes no serviço de gerenciamento de estoque de MRO.
Componentes
O gerenciamento de estoque de MRO tem muitos componentes. Aqui estão seus 4 componentes principais:
- Determinar os suprimentos e materiais que precisam ser estocados e suas características
- Estocar o inventário, saber como organizar o estoque para se adaptar às necessidades da empresa.
- Identificar os itens e as quantidades, selecionar o equipamento e rastrear as informações do pedido
- Verificar, acompanhar e controlar o processo de manutenção, reparo e estoque operacional
Como gerenciar o estoque de MRO?
Entre os custos indiretos, a categoria MRO (Manutenção, Reparo e Operação) é uma das mais difíceis de centralizar. Esses custos dispersos em muitos departamentos comerciais e em vários fornecedores geralmente dificultam o gerenciamento. Para melhorar o gerenciamento dos custos de MRO, três eixos estratégicos devem ser colocados em prática como prioridade. A adoção de soluções de compras digitais é um dos principais eixos que precisam ser implementados.
Racionalização de fornecedores
A multiplicidade de compras centralizadas para manutenção e reparo é, de fato, um dos principais fatores de desperdício de tempo e dinheiro.
Reduzir o catálogo a um número limitado de fornecedores possibilitará a centralização dos custos, a obtenção de melhor visibilidade, mas também a criação de parcerias que resultem em taxas preferenciais.
A ideia é, portanto, selecionar um mínimo de fornecedores, favorecendo aqueles que oferecem uma ampla gama de produtos e serviços.
Reduzir custos desnecessários
Podemos terceirizar a responsabilidade pelo estoque, por exemplo, por meio da implementação de programas VMI (Vendor Managed Inventory). Graças a esses programas, o gerenciamento dos itens de estoque de MRO não é mais assumido pelo comprador, mas confiado aos fornecedores. Portanto, as compras são feitas somente quando necessário, para um melhor controle das despesas e processos de comprasimplificados .
Adoção de soluções de compras digitais
Os sistemas de compras eletrônicas (compras on-line) são agora essenciais para aumentar drasticamente a visibilidade geral, facilitar os processos e centralizar as compras. Para os itens de estoque de MRO, fazer compras por meio de Punch-Outs é uma das melhores soluções. Graças a essas interfaces acessíveis on-line, os compradores têm acesso em tempo real às ofertas dos fornecedores. As compras são feitas em poucos cliques e automaticamente centralizadas.
Práticas recomendadas de gerenciamento de estoque de MRO
As empresas podem evitar problemas decorrentes de uma má gestão de estoque de MRO (manutenção, reparo, operação) considerando as melhores práticas de controle.
Estabelecer indicadores-chave de desempenho para a gestão de MRO
As organizações podem monitorar efetivamente seu inventário de MRO estabelecendo referências mensuráveis ou indicadores-chave de desempenho (KPIs). Os indicadores-chave de desempenho quantificam vários elementos de desempenho para que os gerentes possam determinar quando intervir.
Embora as empresas possam estabelecer quantos KPIs acharem necessário, todas as empresas devem monitorar:
- Desempenho do fornecedor
- Taxa de rotatividade do estoque de MRO
- Custos de manutenção, reparo e operação
- Porcentagem de MRO do orçamento de compras
- Pedidos urgentes para pedidos de taxa de reabastecimento
- Frequência de inventário
- Inventário total
- O ciclo de vida do estoque
Treinar a equipe em compras e gerenciamento da cadeia de suprimentos
Um sistema de gerenciamento de MRO (manutenção, reparo, operação) é tão eficaz quanto os funcionários que o operam. Portanto, as empresas devem priorizar o treinamento da equipe sobre como adquirir itens de MRO e gerenciar a cadeia de suprimentos.
O treinamento deve abranger a aquisição de itens de estoque de MRO e a interação com funcionários de diferentes departamentos. Isso cria um ambiente de trabalho saudável e harmonioso em que os funcionários entendem sua função. Quando surgirem problemas ou for necessário treinamento adicional, os supervisores poderão organizar workshops especiais.
Localize o estoque de MRO em um local central
Os departamentos que operam de forma independente tendem a duplicar os pedidos de compra, resultando em excesso de itens de estoque de MRO e custos de aquisição. Ao manter os registros de inventário em um local centralizado, as empresas podem melhorar o controle e a eficiência de seus itens de inventário de MRO.
Implementação de sistemas de gerenciamento
As empresas podem otimizar a comunicação interna e a troca de dados implementando sistemas de gerenciamento e pedidos de itens de estoque de MRO. Essas soluções automatizam as tarefas padrão de estoque, como contagem de ciclos e aquisição, garantindo que as empresas tenham o mínimo de produtos no local.
O software também estabelece uma interface centralizada, na qual os funcionários da empresa podem acessar os dados do estoque de MRO. As soluções avançadas de pedidos até mesmo conectam as empresas aos seus fornecedores para facilitar o abastecimento. Esse recurso amplia a visibilidade da cadeia de suprimentos e permite que os gerentes monitorem o desempenho dos fornecedores.
Considere o uso de serviços de gerenciamento de estoque gerenciados por fornecedores
Algumas empresas não têm funcionários suficientes para se dedicar ao gerenciamento e às compras de estoque de MRO, enquanto outras preferem deixá-lo nas mãos de empresas especializadas nesse departamento. Em ambos os casos, as organizações podem usar serviços de terceiros para melhorar o gerenciamento de seus itens de MRO.
Ao deixar esse processo nas mãos de empresas com experiência, as empresas podem experimentar maior produtividade e maior eficiência operacional.
Artigo traduzido do inglês