O livro de associados: um documento essencial de uma associação
Para fundar uma corporação (Spa, Srl, Sas...) ou uma simples associação, é essencial criar um arquivo contendo vários documentos obrigatórios da empresa e manter registros contábeis. Entre os livros obrigatórios, uma empresa deve apresentar o Livro de Atas do Conselho de Administração e as Atas da Assembleia de Acionistas e o Registro de Membros. Além disso, dependendo do que for especificado no contrato social da associação, outros livros, como o do Conselho Fiscal, podem ser estabelecidos. Nosso artigo de hoje se concentra no terceiro desses documentos sociais obrigatórios: o registro de membros.
O que é um livro de registro de associados? Como ele é elaborado? Quais informações devem ser mencionadas? Quais são as diferenças em relação ao livro de voluntários?
Você encontrará a resposta para essas perguntas em nosso artigo.
O registro de associados: definição
A elaboração do livro de registro de membros é uma das formalidades para a criação de uma associação. Ele é usado para detalhar o valor das contribuições, em dinheiro ou de outra forma, subscritas e pagas por cada membro e o número de ações recebidas em troca. Essa lista permite, portanto, identificar todos os parceiros da associação.
É imperativo que as informações fornecidas no livro de membros sejam certificadas como estando de acordo com a realidade das várias subscrições feitas pelos membros e associados da sociedade.
O valor total das contribuições deve ser remetido ao banco; esse valor é chamado de depósito de capital no banco. O depositário dos fundos deve divulgar e disponibilizar a cada acionista o livro de acionistas.
N.B. Mesmo que a empresa tenha apenas um acionista, o livro de acionistas ainda é um documento obrigatório a ser fornecido. A única diferença em relação a uma corporação com vários acionistas é que o registro de acionistas será uma lista com um único nome.
O registro de acionistas: estrutura
Vejamos especificamente o que o Artigo 2421 do Código Civil estabelece para o registro de acionistas.
A empresa deve manter:
"O registro de acionistas, no qual o número de ações, os sobrenomes e nomes dos detentores de ações registradas, transferências e ônus relacionados a elas e pagamentos efetuados devem ser indicados separadamente para cada classe.
Assim, as principais informações que o registro de acionistas deve conter são as seguintes:
- Natureza do documento ("livro de acionistas");
- Nome da empresa, forma da empresa (Spa, Srl, Sas), endereço da sede social
- Valor do capital social da associação (o capital social mínimo para associações é de apenas um euro);
- Valor nominal das ações da associação;
- Valor do capital social integralizado da empresa;
- Número de ações subscritas por cada acionista da associação;
- Nome, sobrenome, endereço de cada acionista (pessoa física) ou forma jurídica, nome da empresa, valor do capital social, cidade e número de registro da empresa;
- Valor das contribuições em dinheiro pagas por cada acionista (ou avaliação de suas contribuições pagas de outra forma);
- Resumo do número total de ações subscritas no capital social, o valor total das contribuições e o valor total dos pagamentos efetuados;
- Data, local de criação e número de cópias do registro de membros da associação.
Além disso, seria aconselhável ter um documento separado que comprove o pagamento da taxa anual de associação, mostrando a data de pagamento da taxa para cada ano.
Depois de compilado de acordo com essas regras, o livro de registro de associados deve ser certificado pelos sócios fundadores da associação.
O livro de acionistas: como preenchê-lo
Quem preenche o registro de associados?
Há três maneiras de elaborar o registro de membros de uma associação ou corporação:
- Opção 1: a pessoa que redige o contrato social é responsável por redigir o registro de membros da associação. O registro de membros geralmente é encontrado anexado ao contrato social.
- 2ª possibilidade: a pessoa que redige o contrato social elabora a lista de subscritores de ações e a incorpora diretamente ao contrato social, no artigo "capital social". Entretanto, na prática, muitos registros exigem que a lista de subscritores seja fornecida em um documento separado.
- 3ª possibilidade: a lista de subscritores de ações é elaborada pelo banco, como um anexo ao certificado de depósito de fundos (remessa após o depósito do capital social no banco).
Pequena dica: mesmo que você possa optar por um SAS de capital variável, isso não o isenta de elaborar um registro de acionistas que inclua os membros fundadores.
Os parâmetros a serem respeitados na elaboração do livro de acionistas
Como já repetimos várias vezes, o registro de acionistas é um documento obrigatório que toda empresa deve ter. No que diz respeito à sua elaboração, são aceitos tanto o formato em papel quanto o digitalizado. De fato, é muito importante enfatizar que esse documento deve ser mantido na sede da entidade e estar sempre disponível para aqueles que desejarem consultá-lo.
De fato, a lista de membros indica as pessoas físicas que podem se beneficiar de direitos e deveres específicos de acordo com a taxa de associação.
Normalmente, o endosso do livro de registro de associados não é necessário. No entanto, é um procedimento adicional a ser considerado caso se queira ter uma garantia de que o livro é referente à entidade e que os dados são imutáveis, definitivos pelo simples fato de serem coletados em um meio previamente validado.
O livro de associados: como se tornar um associado?
Para se tornar membro de uma associação, o procedimento é mais simples do que se imagina.
Três etapas básicas devem ser seguidas para se tornar um membro pleno de uma associação:
- O associado deve preencher uma solicitação de admissão. Normalmente, essa solicitação pode ser solicitada diretamente à associação ou você pode encontrar formulários on-line.
- A diretoria é responsável por avaliar o pedido do associado em potencial e pode decidir se o aceita ou rejeita.
- Uma vez tomada a decisão da diretoria, o solicitante se torna um novo membro da associação em todos os aspectos. Ele deve, então, fornecer seus dados pessoais (nome, sobrenome, qualificação, data de nascimento, residência, data de admissão, regularidade no pagamento das anuidades etc.) para serem registrados no livro de associados.
É tarefa da associação manter o livro de registro de associados atualizado, real e com datas precisas na associação.
O processo administrativo descrito é comum a todas as associações. Entretanto, recomendamos que você verifique os estatutos da associação da qual deseja se tornar membro. De fato, algumas associações podem ter um processo especial de aceitação/rejeição para o candidato e os direitos/deveres do membro também podem variar de empresa para empresa.
O registro de membros: qual é a sua importância?
O registro de acionistas é um dos documentos corporativos obrigatórios mais importantes. Na verdade, ele desempenha uma função dupla:
- o registro de membros desempenha um papel importante na gestão da natureza democrática da vida associativa
- o registro de membros é importante para provar a existência da vida da associação
- para terceiros (Ag. Entrate, Guardia di Finanza, SIAE, etc.)
- para a regulamentação interna dos poderes. De fato, o livro de membros serve para verificar quem é realmente um membro e quem não é. Por exemplo, as associações organizam festas somente para membros e, no caso de uma inspeção, elas devem ser capazes de mostrar aos inspetores que as pessoas presentes na festa são realmente membros.
Diferenças entre o registro de membros e o registro de voluntários
O registro de membros e o registro de voluntários são dois documentos sociais distintos com propósitos diferentes.
O registro de membros é uma prova oficial de filiação a uma empresa ou associação e fornece a cada membro um conjunto de direitos e deveres relacionados à vida associativa da entidade. Além disso, o registro de membros é essencial para calcular quóruns em reuniões e para identificar quem goza dos direitos de membro.
O livro de voluntários ou registro de voluntários, por outro lado, é o equivalente ao livro de membros, mas para uma organização sem fins lucrativos.
O livro de voluntários é elaborado principalmente para fins de seguro, para identificar a lista de voluntários permanentes e não ocasionais da organização. O registro, na verdade, será a prova para a companhia de seguros de que a pessoa em questão é paga pela associação. Dessa forma, cada membro terá uma apólice de seguro dentro do escopo do trabalho realizado para a organização sem fins lucrativos.
O livro de membros precisa ser carimbado?
Para algumas categorias de associações, o livro de membros não está sujeito a autenticação. Isso significa que ele não precisa ser autenticado por um funcionário público (notário, secretário municipal).
As associações que se enquadram nessa exceção são as seguintes:
- Associações esportivas,
- Associações culturais ou associações de promoção social, e
- Órgãos do Terceiro Setor
O registro de membros pode, portanto, ser feito em folhas "soltas" assinadas pelo Presidente da Assembleia Geral ou pelo Conselho de Administração e pelo Secretário.
E na ausência de um livro de membros?
De acordo com a decisão nº 8/2011 do CTP de Pisa,
"a participação formal na associação e a aparente regularidade de seus estatutos não são, por si só, suficientes para a admissão no regime fiscal favorável."
Por esse motivo, as empresas devem ter um registro de membros para demonstrar que a vida associativa respeita os princípios democráticos e, acima de tudo, que a associação não é temporária com o único propósito de se beneficiar ocasionalmente dos serviços de isenção fiscal mencionados na sentença acima mencionada.
Se a Agência da Receita realizar uma avaliação e verificar que há falta de vida associativa, as penalidades para a empresa são as seguintes
- a agência da Receita Federal não permite qualquer receita no âmbito da receita institucional
- a associação está novamente sujeita à tributação normal
Agora você tem todas as informações no registro de membros. Portanto, se você fundou uma associação e não manteve um registro de associados, agora é a hora de fazê-lo para se beneficiar das taxas fornecidas pelo estado.
Se, por outro lado, quiser se tornar um associado de uma organização, agora você sabe o procedimento a seguir.
Se você tiver alguma pergunta ou dúvida sobre o assunto, não hesite em escrevê-la nos comentários.
Artigo traduzido do italiano