5 erros comuns de gerenciamento de projetos e como evitá-los

Por que os projetos fracassam? Um projeto pode dar errado por vários motivos. Cada projeto, seja ele grande ou pequeno, tem partes móveis que podem fazer ou desfazer toda uma iniciativa. Em geral, não é uma grande catástrofe que faz descarrilar um projeto que, de outra forma, seria viável. Em muitos casos, pequenos passos em falso e erros ingênuos podem fazer com que as equipes se esforcem para concluir uma iniciativa que já foi promissora.

Então, quais são os principais erros que os gerentes de projeto cometem? Desde o planejamento de recursos até o escopo do projeto e o gerenciamento de riscos, os gerentes de projeto têm muito a considerar quando se trata de planejamento e execução.

Neste artigo, revelaremos os cinco principais erros que matam os projetos e como evitá-los desde o início.

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1. O planejamento deficiente de recursos destrói os resultados do projeto

Seus recursos são vitais e, na maioria das vezes, limitados. O gerenciamento estratégico de recursos não é apenas crucial para a saúde de um projeto, mas também para a saúde de uma organização. As empresas geralmente competem por recursos (pessoas, dinheiro, equipamentos, etc.), portanto, os gerentes de projeto devem ser estratégicos em seus esforços de alocação.

O planejamento deficiente de recursos ocorre quando os gerentes de projeto não conseguem ver o panorama geral. Aqui estão apenas alguns dos problemas que as equipes podem enfrentar com um processo de planejamento de recursos ineficiente.

• Cargas de trabalho desequilibradas (ou seja, um membro da equipe está com 95% da capacidade, enquanto outro está com 30%, como resultado da alocação excessiva desse funcionário específico. Isso também pode levar ao esgotamento e à rotatividade de funcionários)
• Recursos indisponíveis (os prazos são afetados se a disponibilidade de recursos não for considerada adequadamente)
• Orçamentos estourados (o custo de horas extras, contratados externos e outras despesas imprevistas podem se acumular com um processo de gerenciamento de recursos deficiente).

Como melhorar o planejamento de recursos:

Encontre uma ferramenta que permita planejar recursos com recursos como gráficos de Gantt, calendários de equipe, painéis de controle e muito mais. Na maioria das vezes, o mau gerenciamento de recursos é um sintoma de baixa visibilidade das cargas de trabalho, disponibilidade e muito mais.

Não é possível planejar o que não se pode ver, portanto, ilumine as cargas de trabalho e a largura de banda da equipe com uma ferramenta de gerenciamento de projetos focada em recursos.

2. Não ter um plano de gerenciamento de riscos é uma receita para o desastre

Conforme observado pelo PMI, quando se trata de planos de gerenciamento de riscos, apenas 27% das empresas afirmam que "sempre" têm um plano em vigor. Considerando todos os aspectos, isso é muito baixo. Especialmente quando pensamos nas coisas que, em nossa vida normal, muitas vezes dão errado.

Por exemplo, você pode sair mais cedo do que o normal se souber que tem uma entrevista de emprego ou uma apresentação importante logo pela manhã. O risco de atraso no trânsito ou no transporte é muito alto. Da mesma forma, muitas pessoas têm um fundo de emergência para o caso de perda do emprego ou doença. Elas não estão esperando ou antecipando esse tipo de interrupção, mas têm um plano para seguir em frente caso isso ocorra. Esse também é um exemplo de gerenciamento de riscos

O mesmo deve se aplicar ao gerenciamento de projetos. Considere a lei de Murphy e presuma que tudo o que pode dar errado dará errado - portanto, planeje-se para isso.

Como criar um plano de gerenciamento de riscos:

Avalie os riscos do projeto desde o início. Identifique os riscos do projeto e elabore um plano de resposta aos riscos. Dessa forma, você pode minimizar qualquer confusão de última hora e mudanças dispendiosas. No caso de surgirem problemas, há um protocolo documentado sobre como a equipe irá se movimentar e traçar um novo curso.

Uma ferramenta de gerenciamento de projetos com gerenciamento de documentos robusto e baseado em nuvem pode abrigar essa documentação, criando uma "fonte única de verdade" centralizada e um ponto de referência ao qual retornar.

3. A visibilidade limitada do projeto cria o caos

A baixa visibilidade é um assassino de projetos que afeta quase todos os aspectos de uma iniciativa.

A visibilidade ruim do projeto...

• Leva a um planejamento de recursos deficiente
• Confusão em torno de tarefas e responsabilidades
• Impede que os gerentes de projeto entendam a produtividade dos funcionários
• Pode causar desalinhamento com os clientes

No gerenciamento de projetos, a visibilidade refere-se à acessibilidade das informações. Os membros da sua equipe sabem onde procurar os recursos vitais do projeto? Você, como gerente de projetos, tem uma ferramenta que lhe permite ver quem está trabalhando em quê e quando será o prazo de entrega?

Essas podem parecer pequenas considerações, mas a baixa visibilidade do projeto afeta o fluxo de informações, a responsabilidade dos membros da equipe e pode significar que os clientes ficam no escuro quando se trata do status do projeto.

Como aumentar a visibilidade do projeto:

Aumente a visibilidade e melhore a maneira como você gerencia todos os seus projetos - desde a fase de planejamento de recursos e tarefas até a fase de feedback do cliente.

O Wrike oferece às equipes uma visão geral das cargas de trabalho e dos status das tarefas, bem como atualizações em tempo real, para que você esteja sempre por dentro de tudo. Atualizações de tarefas personalizadas e codificadas por cores significam que sua equipe pode adaptar os status aos seus fluxos de trabalho exclusivos. Além disso, clientes externos podem ser adicionados a projetos no Wrike, o que significa ciclos de revisão mais curtos (ou seja, não há mais ciclos intermináveis de feedback).

4. A quebra de escopo pode fazer com que os prazos de seus projetos aumentem em espiral

Desvio de escopo. Essas duas palavras sozinhas são suficientes para causar medo no coração de qualquer gerente de projeto dedicado. Isso porque, como o próprio nome sugere, ele pode realmente "rastejar" sobre uma equipe. O desvio de escopo é um fenômeno em que o escopo de um projeto muda lentamente como resultado de solicitações do cliente, processos de feedback ou outros fatores.

Isso pode ocorrer quando o escopo do projeto é mal definido ou quando os gerentes de projeto estão ansiosos para agradar e concordam com alterações que não faziam parte do plano inicial do projeto. De acordo com o PMI, quase 50% dos projetos sofrem com o desvio de escopo.

Como evitar o desvio de escopo:

Primeiro, descubra o que está causando a ocorrência desse fenômeno em seus projetos. Você está pulando etapas no início do ciclo de vida do projeto que estabelecem os limites do escopo (como uma carta de projeto eficaz)? Seu processo de gerenciamento de clientes envolve apenas dizer "sim!" a tudo, não importa o quanto esteja fora do escopo?

Elimine o desvio de escopo pela raiz documentando os parâmetros do projeto desde o início. Informe ao seu cliente o que faz (e o que não faz) parte do projeto e envolva-se com ele desde o início e com frequência para evitar o desalinhamento de metas.

5. Processos e fluxos de trabalho ineficientes são inimigos da produtividade

Pense em sua carga de trabalho e em tudo o que é necessário para realizar o trabalho. Agora, pense nos processos ineficientes que fazem com que seu trabalho leve o dobro do tempo. Talvez a sua equipe de projeto tenha um processo confuso de recebimento de solicitações ou talvez esteja espalhada por tantos aplicativos diferentes que a comunicação eficaz seja quase impossível. Talvez você cobre pelo seu tempo, mas não consegue integrar seu rastreador de tempo preferido com suas outras ferramentas de gerenciamento de projetos.

Fluxos de trabalho ineficientes podem retardar o andamento do projeto, desviar o foco das tarefas principais e envolver os membros da equipe em trabalhos não faturáveis que poderiam ser automatizados ou modelados.

Como evitar a ineficiência do fluxo de trabalho:

Elimine fluxos de trabalho ineficientes com o Wrike. Tudo, desde o controle de tempo até a entrada de solicitações, consome menos tempo, deixando mais oportunidades para se concentrar na entrega do projeto. Priorize o trabalho que importa em vez de registrar tarefas administrativas e perseguir requisitos de solicitação.

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Evite o fracasso do projeto com uma ferramenta de gerenciamento de projetos flexível e fácil de usar

Estudos demonstraram que há uma ligação entre projetos de alto desempenho e o uso de ferramentas digitais de gerenciamento de projetos - e isso não é uma surpresa. O Wrike é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas baseada na nuvem que permite que os gerentes de projeto executem do início ao fim.

O fracasso de um projeto é comum, mas não é inevitável. Com o uso de ferramentas flexíveis e intuitivas, sua equipe de projeto pode entregar dentro do orçamento e do prazo. Sempre.

Artigo patrocinado. Os colaboradores são especialistas: eles não fazem parte da equipe editorial do appvizer. Suas opiniões são próprias.