O guia definitivo para criar um roteiro de projeto perfeito
Atualmente, muitos gerentes de projeto usam métodos ágeis para dividir grandes projetos em tarefas fáceis e mais gerenciáveis, chamadas sprints.
Um roadmap de projeto é uma ferramenta visual criada para ajudá-los a planejar e acompanhar essas tarefas.
Mais do que um simples gráfico de Gantt ou um quadroKanban , um roteiro de projeto otimiza a produtividade da equipe em tempo real.
Quais são os benefícios de usar um roteiro de projeto? Como criar um? E quais são as melhores ferramentas para gerenciar roadmaps de projetos?
Aqui está um guia completo sobre roadmaps de projetos:
O que é um roteiro de projeto?
Definição
Um roteiro de projeto é uma ferramenta visual que fornece um plano estratégico das metas e dos resultados de um projeto em um prazo. É um guia que lista todas as tarefas do cronograma planejado que devem ser concluídas para projetos específicos de acordo com a iteração e a integração contínua.
Os roteiros de projetos são usados para detalhar as etapas e fazer projeções realistas e lógicas dos principais estágios de um projeto e de sua evolução.
Além disso, eles devem incluir objetivos, marcos, entregáveis, recursos e cronogramas para uma estrutura detalhada das etapas a serem seguidas.
Aqui está um exemplo de um roteiro de projeto:
No gerenciamento ágil de projetos, os roteiros de projetos são elaborados de acordo com o famoso modelo em V. No caso de um incidente ou anomalia, o modelo em V evita o retorno às etapas anteriores. Além disso, os roteiros de projetos são estruturados em sprints iterativos em vez de uma simples metodologia de calendário estático.
No gerenciamento do scrum, os roteiros de projetos podem ser usados para antecipar e priorizar projetos. Isso coloca todas as partes interessadas a par dos projetos, com uma lógica de objetivos e resultados em vez de características ou prazos.
Benefícios do uso de um roteiro de projeto
Tanto as startups quanto as grandes empresas podem usar roadmaps de projetos. A criação de roteiros permite que as empresas aprimorem o gerenciamento de seu portfólio de projetos. E, como resultado, isso otimiza:
- O gerenciamento do tempo, para ter uma visão clara do progresso do projeto e das datas de vencimento,
- Gerenciamento de recursos, para gerenciar os recursos que são alocados para cada entrega,
- Gerenciamento de riscos em todas as fases críticas do projeto,
- Gerenciamento de mudanças com notas de liberação baseadas em relatórios periódicos.
O uso de um roteiro de projeto implica a definição de um cronograma sistemático para cada etapa do projeto. Ao fazer isso, você terá uma chance maior de concluir os objetivos antes dos prazos, devido à sua forma eficaz de planejamento de recursos.
Isso só é possível se o " backlog" for gerenciado perfeitamente. O backlog pode ser descrito como uma lista de tarefas (uma necessidade) que são fundamentais para concluir um projeto.
De acordo com o tipo de projeto, seu conselho de administração pode monitorar a viabilidade de cada projeto e definir diretrizes. O backlog pode então ser usado pelas equipes para ver quais eram os requisitos e as restrições de cada projeto.
Diferença entre um roteiro de projeto e um plano de projeto
Um roteiro de projeto apresenta uma visão geral de alto nível da programação e dos resultados de um projeto em um cronograma. No entanto, ele não entra nos detalhes de cada tarefa. Ele é usado simplesmente para mostrar o estado de um projeto em uma única visualização.
Já um plano de projeto lista os detalhes de cada tarefa de um projeto. Os planos de projeto são usados pelos gerentes de projeto para atribuir tarefas aos membros da equipe e acompanhar de perto os detalhes de um projeto. Nos planos de projeto, você pode encontrar informações como: nomes de clientes, requisitos específicos de treinamento e cronogramas de pessoal, por exemplo.
Como criar um roteiro de projeto em 4 etapas
1. Analisar o que existe e os principais objetivos
Essa primeira etapa consiste em identificar as ações já em andamento. O envolvimento de todas as partes interessadas é essencial para garantir um bom gerenciamento de projetos e para assegurar que o seu roteiro faça parte de um modo de projeto colaborativo. Você também deseja definir metas para o roteiro do projeto, na esperança de que elas possam ser facilmente alcançadas no prazo.
Por exemplo, você pode descrever cada projeto na forma de uma planilha que inclua
- as apostas e os objetivos,
- os recursos (internos, externos) e o orçamento alocado,
- as pessoas envolvidas e o nível de progresso,
- as entregas
- o roteiroinicial .
2. Analisar os riscos
Mesmo que não sejam todos, é importante ter uma ideia dos riscos que o projeto pode ter, para respeitar o cronograma pré-planejado o máximo possível.
Se houver espaço para atrasos, haverá espaço para flexibilidade, caso seja necessário reorganizar a ordem das atividades para criar menos pressão sobre as partes interessadas. O que leva a,
3. Priorizar projetos
A terceira etapa é antecipar projetos futuros para que eles possam ser integrados ao roteiro. Novos projetos da Web ou projetos de TI, lançamentos de produtos, mudanças de serviços. Pense no curto, médio e longo prazo e priorize com base no ROI (retorno sobre o investimento) projetado e potencial.
4. Criar o roteiro
É durante essa etapa que o roteiro do projeto começa a tomar forma. Estabeleça um método ágil e um backlog para cada líder de equipe. Isso inclui: uma lista de tarefas, marcos, orçamento e recursos alocados, sprints e objetivos, datas de vencimento e etapas de relatórios, cronograma etc.
O melhor software para gerenciar roadmaps de projetos
Atualmente, há muitas soluções de gerenciamento de projetos que podem ser usadas para criar roteiros de projetos. Aqui estão três softwares que se destacam por sua agilidade no gerenciamento de projetos.
Wrike
O Wrike é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que aumenta a produtividade e a colaboração. O Wrike ajuda as equipes a priorizar, gerenciar e relatar projetos, entregando mais trabalho em menos tempo.
O Wrike fornece modelos de roteiro que você pode usar para organizar e priorizar tarefas de desenvolvimento por equipe, função e trimestre. Adicione campos personalizados para marcar tarefas com prioridade, receita projetada, equipe ou outros filtros. Visualize o projeto como um gráfico de Gantt para ter uma visão geral de todo o cronograma de desenvolvimento do produto.
Wrike
monday.com
A monday.com é um software de gerenciamento de trabalho baseado em nuvem que você pode usar para gerenciar seus roteiros de projeto.
Graças ao seu sistema de tabelas personalizáveis, você pode gerenciar suas tarefas e subtarefas usando uma ferramenta visual e intuitiva. Depois de identificar seus projetos, atribua a cada um deles os recursos e o orçamento necessários.
Essa ferramenta de gerenciamento de projetos vai além, fornecendo recursos de gerenciamento de tempo (para cumprir os prazos de seus projetos) e oferecendo diferentes visualizações de suas tabelas, com um gráfico de Gantt, por exemplo.
monday.com
Clarizen
O Clarizen é um software de gerenciamento de projetos baseado na Web que conecta conversas, tarefas e projetos de funcionários em um ambiente colaborativo exclusivo.
A lista de recursos do Clarizen inclui :
- monitoramento do progresso das tarefas em tempo real
- revisão, priorização e validação de um portfólio de projetos
- gerenciamento aprimorado de problemas
- gerenciamento de roteiros, etc.
Conecte o Clarizen ao Google Drive, Salesforce, SAP, Sharepoint, Excel e outras ferramentas para aumentar ainda mais a produtividade.
Clarizen
Artigo traduzido do inglês