10 dicas para um orçamento de projeto bem-sucedido
O gerenciamento do orçamento de um projeto é uma etapa fundamental do gerenciamento de projetos. Ele lida com a parte delicada das despesas e dos recursos financeiros.
Como gerente de projetos, sua meta é garantir que todos os seus projetos sejam concluídos. E, se você não conseguir gerenciar os fundos de forma eficiente, correrá o risco de não concluir seus projetos.
Aqui estão 10 dicas para um orçamento de projeto bem-sucedido, bem como as vantagens de usar o software certo para gerenciar o orçamento do projeto com eficiência.
O que é um orçamento de projeto?
Definição
O orçamento de um projeto faz parte de um processo financeiro que pode ser dividido em três fases:
- estimativa de custo, estabelecida com base nos custos reais de projetos semelhantes, se possível, e vinculada ao cronograma estimado,
- orçamento do projeto, o orçamento é alocado de acordo com o detalhamento do projeto,
- controle de custos. "NB: um método de cálculo popular usado no gerenciamento de projetos é o Earned Value Management ou a curva S. Ele é usado para medir o progresso do projeto. Ele é usado para medir o progresso de um projeto e antecipar as próximas etapas, comparando as previsões com as ações que estão sendo executadas e seus custos associados."
Como uma representação financeira e realista de seu projeto, o orçamento do projeto consiste em listar, identificar e classificar : - despesas,
- a receita que você adquiriu ou está em processo de aquisição.
O planejamento e a elaboração de uma estratégia com antecedência permitirão que você defina um orçamento de projeto relevante , juntamente com as etapas para revisá-lo constantemente. Isso pode ser usado para monitorar seu projeto e verificar se ele está sendo executado com sucesso.
Portanto, entre suas missões, um gerente de projeto deve
- avaliar a viabilidade do projeto (estudo de mercado, fazer uma estimativa do orçamento e dos recursos disponíveis, etc.),
- definir objetivos,
- dividir os projetos e programar as tarefas,
- alocar recursos humanos e materiais,
- identificar fatores de risco,
- planejar projetos e cronogramas,
- criar cotações e alocar o orçamento do projeto,
- apresentar à gerência para validação e fazer correções, se necessário,
- monitorar o progresso do projeto,
- ajustar cronogramas e orçamentos em tempo real.
Aqui nos concentramos na etapa 7, que, devido ao seu lugar, é uma etapa fundamental entre as fases estratégica e operacional.
Objetivos
Graças a essa ferramenta de previsão, você pode visualizar a viabilidade de seu projeto a montante, fazer ajustes e atingir suas metas ou a margem esperada.
Um orçamento de projeto pode ser usado para
- ajudar no processo de tomada de decisão,
- considerar várias hipóteses de ação, mais ou menos ambiciosas,
- antecipar seu resultado futuro,
- confrontar seus desejos com as realidades econômicas,
- solicitar financiamento ou parcerias,
- apresentar um projeto confiável e viável,
- analise e compare regularmente seu PO com as despesas e receitas reais,
- ajustar seu projeto conforme necessário.
O que a preparação do orçamento do seu projeto deve incluir?
Como qualquer orçamento, ele é dividido em duas colunas: despesas e receitas, que são divididas em várias categorias.
Despesas
As despesas são calculadas primeiro, com as receitas sendo ajustadas do outro lado de acordo com seu valor.
Entre os custos diretos:
- a soma dos salários dos recursos humanos internos em proporção ao número de horas (planejadas) dedicadas ao projeto,
Cálculo: salário bruto + folha de pagamento e encargos patronais x horas trabalhadas x número de meses ou semanas (dependendo se for um orçamento mensal ou anual).
Isso é chamado de "equivalente em tempo integral".
- Despesas operacionais (compras, subcontratação),
- o custo da mão de obra externa multiplicado pela duração da intervenção,
- o custo de compra ou aluguel de equipamentos específicos para o projeto (por exemplo, suprimentos, papel, aluguel de uma sala de treinamento),
- custos relacionados à comunicação do projeto (gráficos, impressão, custos relacionados à disseminação, etc.),
- viagens, custos de reuniões, etc.
Custos indiretos
(para o custo de recursos alocados a vários projetos, não exclusivamente ao projeto em questão, compartilhados por meio de chaves de distribuição):
Aqui está um exemplo:
Para alocar o custo do aluguel, pegue o tempo médio de ocupação das instalações de acordo com o tamanho de cada projeto e distribua-o como uma porcentagem. Se o projeto 1 ocupa o espaço 20% do tempo, o projeto 2, 30% do tempo e o projeto 3, 50% do tempo. Então, 20% das cobranças de aluguel, eletricidade, água, etc. devem ser alocadas ao projeto 1 e assim por diante.
- Encargos diversos: água, eletricidade, contas telefônicas, aluguel e encargos de aluguel, seguro, manutenção de instalações e equipamentos,
- custos de administração: salários de serviços transversais à empresa ou terceirizados (departamento jurídico, departamento de contabilidade, segurança),
- impostos,
- despesas financeiras: empréstimos bancários, juros a pagar, prêmios,
- custos de comunicação,
Receita
- vendas de produtos,
- taxas de serviço,
- subsídios,
- parcerias,
- autofinanciamento,
Controle de custos
"NB: um método de cálculo popular usado no gerenciamento de projetos é o Earned Value Management ou a curva S. Ele é usado para medir o progresso de um projeto e antecipar as próximas etapas, comparando as previsões com as ações que estão sendo executadas e seus custos associados"
10 dicas para criar um orçamento de projeto bem-sucedido
Aqui estão 10 dicas para ajudá-lo a criar um orçamento de projeto bem-sucedido:
Dica 1: Não negligencie a fase de análise de investimento
A fase de análise de investimento inclui um cálculo do retorno estimado sobre o investimento (ROI), mas também um estudo de previsão do fluxo de caixa. Isso é usado para avaliar os projetos no portfólio (PPM ou gerenciamento de portfólio de projetos, no caso de vários projetos serem pilotados em paralelo).
Dica 2: Diversifique as fontes de financiamento
Um orçamento de projeto pode ser usado para diversificar as fontes de financiamento (públicas, privadas, etc.) de associações que lidam com solicitações de subsídios. Além disso, ele pode ser usado para tranquilizar cada investidor. Uma parcela de autofinanciamento é geralmente adicionada para compensar a diferença entre os recursos e as despesas planejadas para mostrar o envolvimento da empresa.
É impossível buscar uma margem (natureza sem fins lucrativos), sua meta deve ser simplesmente o equilíbrio financeiro. Além disso, um investidor não tem a intenção de ajudá-lo a gerar lucros, ele está lá para ajudá-lo a atingir uma meta.
Independentemente do tipo de negócio envolvido, planejar um projeto e diversificar as fontes de financiamento pode ajudar a compensar a eventual retirada de uma delas.
Dica 3: Avalie suas contribuições em espécie
Faça uma estimativa de suas despesas "valorizadas" (empréstimo de equipamentos, salas, voluntariado). Isso é importante para associações que solicitam um subsídio ou empresas que solicitam a participação de um parceiro. Muitas vezes, você terá que traduzir o valor solicitado em uma porcentagem do total do projeto. Se a sala for valorizada, o orçamento total aumenta, mas a parte solicitada ao financiador diminui como porcentagem.
Dica 4: Divida seu orçamento
Em vez de fazer o orçamento ao longo da vida útil do projeto, tente fazê-lo mensalmente. Isso permitirá que você tenha uma visão geral clara do orçamento do projeto e poderá adaptá-lo de acordo com os desafios que poderá enfrentar (mudança de fornecedores, atrasos). Também há menos margem para erros.
Por exemplo, você pode usar uma planilha do Excel com as principais fases do seu projeto nas colunas de cabeçalho, os meses em linhas separadas e os custos de cada estágio em sua interseção. Assim, será fácil para você somar o orçamento total estimado.
Você também pode continuar criando o orçamento do projeto de acordo com o tipo de despesa. A cada revisão do orçamento, é importante que você identifique rapidamente as perdas e os lucros.
Dica 5: Envolva seus colegas
Como gerente de projeto, você é o responsável pelas operações. Entretanto, talvez nem sempre esteja ciente de todos os elementos que devem constar nas previsões contábeis. Tampouco estará ciente dos gastos e das necessidades de outros departamentos que contribuem para a fase operacional do projeto (marketing, pesquisa e desenvolvimento, etc.).
A dimensão colaborativa é outro fator de sucesso no gerenciamento de projetos. Você deve envolver diferentes colegas ao criar um orçamento de projeto para mesclar o conhecimento prático e a atividade de cada membro.
É altamente desaconselhável delegar essa tarefa a um contador. A administração e o campo devem andar de mãos dadas.
Dica 6: Encontre o preço certo
É bastante normal subestimar ou superestimar suas despesas.
Supervalorização
Ao contrário do que você pode ler ou ouvir, não inflacione as despesas. É permitida uma pequena margem de segurança (+ 5%) para despesas incertas, mas, de modo geral, é melhor ficar o mais próximo possível de suas previsões reais.
Em vez disso, é recomendável separar uma reserva de caixa para que você não tenha que se preocupar muito com falhas de equipamentos ou aumento de despesas, por exemplo.
Algumas empresas preferem adicionar uma linha intitulada "taxas de administração" equivalente a 10% do orçamento total na parte inferior da tabela.
Subavaliação
Da mesma forma, você não deve subestimar suas despesas. Um orçamento restrito se transformará rapidamente em uma fonte de problemas e conflitos entre várias tarefas.
Nos estágios de implementação do projeto, analise os fatores de risco para evitar esse tipo de situação.
Dica 7: Não subestime os prazos
Tempo é dinheiro. Se você está planejando lançar um produto muito cedo, adiá-lo pode estourar seu orçamento (extensão de uma campanha de e-mail, cancelamento e adiamento da reserva do local do evento etc.).
Além disso, se você pedir aos seus funcionários que estimem a carga de trabalho futura, saiba que eles tenderão a ser excessivamente otimistas. Você deve acrescentar uma margem de segurança de 20% ao tempo que eles estimam que gastarão em cada tarefa.
Dica 8: Monitore seu orçamento
É uma forma de monitorar as despesas e o tempo gasto por cada membro da equipe em cada tarefa. Em seguida, compare os custos estimados com os custos reais para prever o que acontecerá em seguida.
Dica 9: Comunique-se com sua equipe
Como um bom gerente, você sabe que o sucesso de um projeto não depende apenas de um bom gerenciamento de projetos. Ele também se baseia nas habilidades e no comprometimento de seus funcionários para satisfazer os clientes.
Portanto, a comunicação interna, especialmente em relação ao orçamento do projeto e sua evolução, :
- estimulará a inteligência coletiva,
- descompartimentar as habilidades,
- mesclar talentos,
- melhorar as relações dentro da equipe,
- harmonizar as cargas de trabalho,
- fazer com que os funcionários se sintam seguros,
- descartar muitos fatores de risco associados aos recursos humanos (acidentes, desmotivação, sobrecarga de trabalho etc.).
Dica 10: Mantenha sua planilha de orçamento
Não crie a planilha de orçamento do projeto no Excel nem use modelos de orçamento de projeto.
Se estiver criando a planilha de orçamento do projeto no Excel, você precisará de uma sólida formação em contabilidade para pensar em todas as despesas e saber onde colocá-las.
Além disso, não é recomendável usar modelos de orçamento de projeto porque cada projeto é único, e você pode lidar com projetos complexos que talvez não consigam se adaptar a modelos pré-configurados.
Independentemente de usar o Excel ou um software mais sofisticado, mantenha o controle dos dados de seus cálculos, para que possa voltar atrás e entender como chegou a um resultado específico.
Que software você pode usar para gerenciar o orçamento do seu projeto?
Wrike
O Wrike é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem criado para ajudar os gerentes de projetos a planejar projetos usando modelos e designar equipes para colaborar neles.
Com essa ferramenta totalmente transparente, os gerentes de projeto podem definir tarefas, subtarefas, prazos e marcos. Além disso, eles terão uma variedade de ferramentas visuais à sua disposição, como gráficos de Gantt e quadros Kanban, para oferecer uma visão global das atualizações do projeto com tarefas codificadas por cores, detalhes de atribuição e status em tempo real.
O Wrike também permite que os gerentes de projeto monitorem seu orçamento ao longo do projeto para se manterem atualizados sobre quaisquer variações orçamentárias e gerenciarem seu impacto.
Com essa ferramenta totalmente transparente, os gerentes de projeto podem definir tarefas, subtarefas, prazos e marcos. Além disso, eles terão uma variedade de ferramentas visuais à sua disposição, como gráficos de Gantt e quadros Kanban, para oferecer uma visão geral das atualizações do projeto com tarefas codificadas por cores, detalhes de atribuição e status em tempo real.
O Wrike também permite que os gerentes de projeto monitorem seu orçamento ao longo do projeto para se manterem atualizados sobre quaisquer variações orçamentárias e gerenciarem seu impacto.
Wrike
monday.com
A monday.com é um software de gerenciamento de trabalho baseado em nuvem que os gerentes de projeto podem usar para gerenciar os orçamentos dos projetos.
Graças ao seu sistema de tabelas personalizáveis, os gerentes de projeto podem gerenciar tarefas e subtarefas usando uma ferramenta visual e intuitiva. Depois que os projetos são identificados, é possível atribuir a cada um deles os recursos e o orçamento necessários.
Essa ferramenta de gerenciamento de projetos vai além, fornecendo recursos de gerenciamento de tempo (para cumprir os prazos de seus projetos) e oferecendo diferentes visualizações de suas tabelas, com um gráfico de Gantt, por exemplo.
monday.com
Netsuite
O Netsuite é um software de gerenciamento empresarial baseado em nuvem projetado para ajudar as PMEs a gerenciar seus principais processos de negócios.
Com essa solução, os gerentes de projeto podem fazer estimativas de quanto um projeto custará e definir orçamentos de custo e faturamento de acordo.
Isso também permitirá que eles determinem se um projeto está no caminho certo do ponto de vista financeiro, para detectar e resolver situações inesperadas, como aumento de escopo, alterações de marcos e excedentes de projeto.
Com o Project Costing do NetSuite, você pode:
- monitorar o desempenho do projeto
- impulsionar a lucratividade
- avaliar custos
- obter percepções estratégicas
NetSuite
Orçamento do projeto, um fator-chave no gerenciamento de projetos
Como você já entendeu, é muito importante dedicar o tempo e a atenção necessários ao desenvolver sua estratégia de projeto. Você deve levar em conta vários fatores, incluindo tempo, recursos financeiros, objetivos e recursos humanos.
As soluções apresentadas acima permitirão que você simplifique sua organização, melhore o gerenciamento e o monitoramento de seus projetos.
Cabe a você encontrar a(s) que melhor se adapta(m) a você. Conte-nos como você gerencia o orçamento do seu projeto!
Artigo traduzido do inglês