Práticas recomendadas para o gerenciamento bem-sucedido de projetos de TI
Com a transformação digital, as ferramentas de negócios estão mudando: agora é necessário ter um site, gerenciar suas redes sociais, configurar um novo software de processamento de folha de pagamento, digitalizar seus documentos...
No entanto, para muitas empresas que não são especializadas em TI ou tecnologia digital, a implementação dessas soluções pode ser um verdadeiro obstáculo. O investimento é substancial (energia, tempo, dinheiro...) e os riscos são altos para a empresa, mas a implementação dessas ferramentas às vezes termina em fracasso.
Então, como garantir o sucesso de um projeto de TI? Existem métodos a serem seguidos e ferramentas de gerenciamento de projetos que podem ajudá-lo a abordar esses projetos com mais tranquilidade.
O que é gerenciamento de projetos?
As pessoas costumam falar sobre "trabalhar em modo de projeto" ou "gerenciamento de projetos" e, embora essa abordagem pareça ser comum nas empresas, o que ela realmente significa?
O gerenciamento de projetos é o conjunto de atividades destinadas a organizar o bom andamento de um projeto e a atingir seus objetivos. Ele envolve a aplicação de métodos, técnicas e ferramentas de gerenciamento específicos aos vários estágios do projeto.
Portanto, um projeto deve ser visto como uma sucessão de etapas a serem concluídas com o uso de ferramentas para atingir os objetivos definidos em um determinado prazo.
Essa definição destaca três pilares nos quais se baseia o bom gerenciamento de projetos:
- Como o projeto é organizado
- Os métodos utilizados
- Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos
Planejamento: a chave para um gerenciamento de projetos eficaz
Um projeto precisa ser claramente definido e organizado com antecedência, para garantir que seja executado sem problemas. O fator tempo é uma das restrições mais importantes na organização do projeto. Como você pode otimizar seus recursos dentro do tempo alocado para garantir o cumprimento dos prazos? A chave para a organização de um projeto ao longo do tempo é o planejamento.
Esse planejamento se baseia em dois aspectos: um projeto que inclui todo o trabalho a ser realizado e um monitoramento rigoroso.
Construção e design do projeto
Definição das etapas
Em primeiro lugar, você precisa dividir seu projeto em várias fases, que podem assumir a forma de listas de tarefas, como: Design, Parametrização, Testes, Lançamento e assim por diante.
Em seguida, você precisa listar todas as tarefas a serem executadas em cada uma dessas fases de forma exaustiva, incluindo as ações de todos os participantes.
A própria natureza da elaboração do projeto terá impacto sobre o monitoramento e, em especial, sobre o nível de detalhamento do projeto. Você precisa se antecipar e se projetar no monitoramento do projeto para definir o nível apropriado de detalhes. O mesmo projeto pode ser dividido em 150 ou 50 tarefas, mas isso não implica o mesmo grau de detalhamento no monitoramento.
Para esse exercício, você pode preferir usar a visualização Kanban (listas de tarefas), que facilita a visualização da integridade das tarefas e ações a serem executadas.
Exemplo de uma visualização Kanban
Em seguida, você precisa ser capaz de mudar dessa visualização Kanban para uma visualização de planejamento para levar o planejamento adiante. De fato, é essencial planejar e visualizar tarefas ao longo do tempo para validar a consistência das ações, seu paralelismo e sua programação.
Exemplo de uma visualização de planejamento
Para evitar a necessidade de criar e atualizar essas duas visualizações por conta própria, uma ferramenta flexível de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo, oferecendo várias visualizações diferentes do mesmo projeto.
Sequenciamento
As restrições e os requisitos do seu projeto precisam ser mapeados nesse cronograma. A ideia é criar uma arquitetura para seu projeto a fim de garantir que as ações sejam adequadamente vinculadas.
Por exemplo, você precisa criar um link indicando a dependência entre duas tarefas, em que o início de uma depende da conclusão da outra.
Também é necessário criar marcos para marcar prazos importantes que não podem ser alterados.
No caso do gerenciamento de projetos de TI, essa etapa é particularmente importante, pois envolve levar em conta fatores que podem influenciar a duração do projeto, como a implementação de testes antes do lançamento.
Ao estabelecer esses vínculos, o projeto vai além de uma simples sucessão de tarefas e assume uma forma mais completa, permitindo um gerenciamento mais eficaz. Portanto, uma representação visual dos diferentes elementos é essencial.
De modo geral, você precisa encontrar o equilíbrio certo entre integridade e legibilidade. Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos simplificada, o planejamento se torna mais fácil de preparar e usar.
Uma vez que o projeto tenha sido preparado, o trabalho não para por aí. Quando o projeto estiver em andamento, ele precisa ser monitorado para garantir que tudo esteja ocorrendo da melhor forma possível em termos de cumprimento de objetivos e prazos.
Monitoramento do projeto
O monitoramento do projeto baseia-se nos dados fornecidos pelos envolvidos no projeto e no uso adequado desses dados pelo gerente de projeto. Para que o monitoramento seja eficaz, os membros do projeto devem ser capazes de compartilhar e atualizar informações facilmente.
Os vários participantes (e, acima de tudo, o gerente de projeto) precisam ser capazes de ver facilmente quais tarefas foram concluídas, quais tarefas estão atrasadas, quais tarefas estão em andamento, qualquer impacto no cronograma geral e quais tarefas ainda estão por vir. O acesso ao cronograma incentiva todos os envolvidos no projeto a investir nele, pois permite que eles avaliem a função e o impacto de suas tarefas no projeto como um todo.
Os usuários devem estar familiarizados com o resultado, ou seja, ele deve ser idêntico ou muito semelhante ao sistema de entrada de dados. Isso facilitará ainda mais a reatribuição de tarefas de acordo com as restrições de disponibilidade das várias pessoas envolvidas e a redefinição de prioridades.
Para aumentar a eficiência, você precisa de cronogramas claros e, acima de tudo, visuais. Você pode preferir usar um gráfico de Gantt para mostrar a programação e as interações entre as tarefas ao longo do tempo e para prever as intervenções dos vários participantes, os atrasos e seu impacto na programação geral.
Exemplo de visualização de um gráfico de Gantt
O inesperado pode acontecer. Portanto, também é essencial que o cronograma possa ser modificado em tempo real, para que você possa ver imediatamente o impacto de cada ajuste no projeto como um todo.
Por exemplo, se um membro do projeto estiver ausente, a tarefa deve ser transferida para a pessoa em questão ou atribuída a outra pessoa? Com a simples movimentação de um cronograma modificável, você pode medir o impacto de cada opção e escolher a melhor.
Boa comunicação, a chave para o sucesso de seu projeto
O gerenciamento eficaz de projetos também exige a implementação de métodos específicos. A abordagem principal é o compartilhamento de informações e a transparência e, mais especificamente, a comunicação.
Em um projeto com vários participantes, isso pode parecer óbvio. Entretanto, é importante que essa comunicação seja eficaz, e isso não é tão simples. Os membros do projeto podem rapidamente se ver afogados em mensagens ou perdendo informações cruciais.
Tornar as informações acessíveis
O objetivo da comunicação é compartilhar informações. Para simplificar a comunicação, já é importante que as informações sejam acessíveis a todos. É essencial disponibilizar as informações a todos os membros do projeto para que todos estejam cientes de suas próprias ações, dos principais prazos, do cronograma geral e dos desenvolvimentos do projeto.
Ao trabalhar com pessoas de fora da empresa, esse acesso às informações é ainda mais importante.
O gerenciamento de todos os aspectos de um único projeto em uma plataforma digital, como uma ferramenta de gerenciamento de projetos, significa que as informações podem ser centralizadas e disponibilizadas a qualquer momento. Também pode ser apropriado definir os direitos de acesso de acordo com o perfil de cada membro, para obter o equilíbrio certo entre transparência e confidencialidade.
Comunicação sob medida
A comunicação também deve ser uma via de mão dupla, pois todos contribuem para o projeto. Cada membro deve ser capaz de aumentar a conscientização e alertar os outros membros do projeto, especialmente o gerente de projeto. Isso é fundamental para que o gerente de projeto tenha acesso a todas as informações, seja ágil e atualize o projeto adequadamente.
A frequência da comunicação também é crucial, pois é preciso ter cuidado para não solicitar demais aos seus contatos, ou você corre o risco de afogá-los em informações sem qualidade.
Nessa área, não há regras ou mecanismos automáticos, pois isso depende das fases do projeto, de seu ritmo, de seu status (atrasado ou dentro do prazo) e do estilo de gerenciamento predominante na empresa...Você também precisa saber como lidar com o ritmo e as restrições de cada pessoa (teletrabalho, férias, outros projetos etc.).
No entanto, pode ser útil dedicar um pouco de tempo para definir em grupo a maneira como cada pessoa gerencia a comunicação, para compartilhar as melhores práticas e chegar a um acordo sobre a melhor maneira de operar.
Com a multiplicação dos canais de comunicação na empresa, todos são chamados a todo momento e correm o risco de perder a concentração e a eficiência. Portanto, é melhor usar uma única plataforma para centralizar a comunicação em torno de um projeto.
Conselho de especialistas: Quando se trata de comunicação, você precisa encontrar o equilíbrio certo entre abrangência, acessibilidade e frequência. Cuidado: o ótimo é inimigo do bom!
Escolhendo as ferramentas certas
Critérios para escolher uma ferramenta
Como colocar em prática um planejamento e uma comunicação eficazes, gerenciar um projeto do início ao fim e garantir que ele seja executado sem problemas? As empresas geralmente usam uma ferramenta de gerenciamento de projetos que lhes permite gerenciar todos esses aspectos usando uma única plataforma.
Existem ferramentas altamente especializadas em gerenciamento de projetos, mas por que não optar por uma ferramenta que seja acessível e multifuncional? Com uma ferramenta intuitiva e fácil de usar, o gerenciamento de projetos pode começar com o pé direito. Ao investir em uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos, você pode ter certeza de que ela será lucrativa, pois pode ser usada para gerenciar todas as atividades comerciais e de suporte da empresa.
O valor agregado de uma ferramenta de gerenciamento de projetos é sua flexibilidade. Ela deve permitir que um projeto seja visualizado de diferentes maneiras, dependendo do tipo de projeto ou da abordagem necessária.
Por exemplo, uma ferramenta como o Beesbusy, que permite alternar de uma visualização Kanban (listas de tarefas) para uma visualização de planejamento, permite ir além no planejamento.
Leve sua equipe em consideração ao adotar a ferramenta
Quando se trata de gerenciamento de projetos, é importante ter em mente que a diversidade de perfis que compõe a riqueza de uma equipe pode, às vezes, ser problemática para o gerente de projetos. As equipes podem ser formadas por pessoas com diversas formações profissionais, com diferentes maneiras de trabalhar e que não são todas especialistas em gerenciamento de projetos.
Para garantir que a ferramenta seja usada de forma eficaz e, portanto, com melhor custo-benefício, é necessária uma interface que permita que todos abordem seus projetos do ângulo que lhes convém (planejamento, listas de tarefas etc.).
O acesso à ferramenta e, acima de tudo, sua acessibilidade para os membros do projeto, é, portanto, crucial para a transmissão e o recebimento de informações. A ferramenta deve ser simples, móvel, intuitiva e até mesmo familiar, como alguns dos aplicativos que a maioria de nós usa todos os dias.
Para fazer a melhor escolha para sua ferramenta de gerenciamento de projetos, crie uma conta e experimente! Compartilhe com sua equipe e escolha a ferramenta que melhor atenda às suas necessidades.
Com esses conselhos, você poderá dar um verdadeiro impulso ao seu gerenciamento de projetos!
Artigo traduzido do francês