Controle de projetos: tarefas, definição e métodos de uma fase central do gerenciamento de projetos
O controle adequado dos projetos garante um progresso tranquilo e assegura a produtividade e a lucratividade da empresa.
Mas o que é controle de projetos? Quais são as tarefas dessa fase essencial na realização de um projeto? Que métodos e ferramentas existem para monitorar um projeto?
Os benefícios são muitos: otimização do tempo, economia, competitividade, eficiência e satisfação por parte do cliente, do cliente e de suas equipes.
O que é controle de projetos?
Definição
A realização de um projeto depende, acima de tudo, de um bom planejamento e gerenciamento de projetos. O controle de projetos é uma fase essencial do gerenciamento de projetos e monitora a administração correta das atividades e o cumprimento dos prazos, custos e qualidade.
De acordo com a norma DIN 69901, o controle de projetos serve para "garantir a realização de todos os objetivos do projeto". As tarefas de controle de projetos são, portanto, um ciclo constante entre a medição e a comparação de desvios durante todas as fases do gerenciamento de projetos, ou desde a definição até a conclusão do projeto. O controle do projeto é, portanto, necessário para
- Medir o progresso de um projeto em relação às previsões, ao orçamento alocado e aos recursos materiais e humanos disponíveis;
- antecipar, visualizar e corrigir desvios em tempo real e, assim, poder lidar com gargalos e atrasos de recursos.
No controle de projetos, é feita uma distinção entre o controle de projetos operacionais e estratégicos. O controle operacional de projetos é dividido em duas subáreas: Controle de projetos individuais e controle operacional de vários projetos.
Controle operacional de projetos
Controle de projetos individuais
Como o termo sugere, o controle de projetos individuais é usado para controlar e monitorar um único projeto na empresa, a fim de garantir que o projeto seja executado corretamente.
Controle operacional de vários projetos
O controle operacional de vários projetos, por outro lado, concentra-se em um período de tempo. Vários projetos com diferentes graus de conclusão e prazos são verificados em conjunto para otimizar a coordenação dos diferentes processos do projeto.
Os métodos de controle operacional de vários projetos são semelhantes aos do controle individual de projetos, com a diferença de que esse controle monitora vários projetos simultaneamente.
Controle estratégico de projetos
Também conhecido como controle estratégico de vários projetos ou controle de portfólio, o controle estratégico de projetos lida com o fornecimento de informações e ferramentas para criar os blocos de construção de um projeto, ou priorização, avaliação e tomada de decisões.
Quais são os objetivos do controle de projetos?
- Atingir as metas do projeto de maneira eficaz,
- Medir o progresso para visualizar o status atual do projeto,
- Reconhecer os desvios (comparação entre meta e realidade) do plano do projeto,
- Propor medidas corretivas para o gerenciamento do projeto,
- Documentar os resultados em um relatório de status do projeto,
- Comunicar os resultados às partes interessadas, equipes, clientes, etc.
Que tarefas envolvem o controle de projetos?
Dependendo do tamanho da organização, do projeto e do número de pessoas envolvidas, é necessário monitorar a qualidade, o progresso e o sucesso do projeto em todas as etapas de seu desenvolvimento. O controle do projeto pode ser realizado pelo próprio gerente de projeto ou por um ou mais controladores de projeto - isso também depende do tamanho da empresa e do projeto.
O controle do projeto inclui as seguintes tarefas:
- Controle e planejamento do projeto,
- Verificação das entregas com relação à qualidade, aos prazos, aos recursos e aos custos,
- Monitoramento de indicadores de desempenho e KPIs,
- Controle da implementação correta dos métodos de gerenciamento de projetos,
- Coordenação de possíveis medidas contra desvios do plano do projeto.
O que exatamente faz um controlador de projeto?
O controlador do projeto é responsável por gerenciar o andamento do projeto (atualização, planejamento, controle). Portanto, o controlador do projeto desempenha um papel fundamental no sucesso geral de um projeto sem tomar decisões estratégicas.
Ele se comunica com vários contatos de gerenciamento de projetos e encaminha informações importantes para as pessoas relevantes. Como garantidor da qualidade, ele analisa os índices dentro de uma estrutura definida de tempo e orçamento.
Aqui está uma lista não exaustiva de suas tarefas habituais:
- Preparar um relatório atualizado do status do projeto durante as reuniões,
- Monitorar as medidas em andamento e cumprir os prazos,
- Manter a estrutura metodológica dos projetos,
- Resumir e compartilhar informações com os gerentes,
- Definição de indicadores-chave de desempenho (KPIs) e preparação de relatórios de resultados na forma de painéis de controle,
- Preparação de relatórios financeiros,
- Prestar suporte e assistência aos usuários de software.
Com um forte espírito de equipe, ele/ela traz uma visão estruturada para o projeto e presta muita atenção aos detalhes. O sucesso da implementação de um projeto depende, em grande parte, do controlador do projeto, pois sua presença resultou em importantes economias de tempo quando o planejamento, o tempo e a prioridade coincidem.
Métodos e exemplos de controle de projetos
O controle de projetos também se baseia em vários instrumentos e métodos para monitorar e supervisionar o andamento do projeto. Há um método correspondente para cada fase do projeto, que também depende de vários parâmetros, como
- Tamanho e área da empresa,
- Tamanho da equipe,
- Relevância e tamanho do projeto,
- indicadores de desempenho disponíveis, etc.
A seguir, mostramos alguns exemplos de métodos que podem ser usados nas várias fases do andamento do projeto.
A estrutura analítica do trabalho (WBS)
A estrutura analítica do trabalho (WBS) é uma grande ajuda no planejamento do projeto. Com esse método, toda a estrutura do projeto é dividida em subtarefas com base em pacotes de trabalho (tarefas). Isso cria uma sequência lógica entre as tarefas individuais do projeto e promove a priorização, a reação a atrasos e a comunicação entre as equipes no decorrer do projeto.
A análise do patrimônio líquido (NWA)
A Net Worth Analysis (NWA) é um método de planejamento comum para as empresas tomarem decisões quando não é possível encontrar critérios financeiros e objetivos para uma decisão clara. Ela analisa cada alternativa de projeto individual e as classifica ou prioriza com base em valores de utilidade (por exemplo, uma escala de 1 a 5). É necessário definir critérios para alternativas comparáveis com antecedência para que os tomadores de decisão (por exemplo, clientes) possam indicar suas preferências.
A Análise de Valor Agregado (EVA)
A análise de valor agregado (EVA) é um método de medir o orçamento e o desempenho ao longo do curso de um projeto. Essa técnica compara os custos, os prazos do projeto e as taxas de produtividade esperadas e reais. O EVA é apresentado na forma de um gráfico que mostra as curvas do valor planejado, os custos reais e a correspondência entre esses dois dados, resultando no valor agregado.
A comparação teórica/real
A comparação teórica/real é uma ferramenta de controle que compara os custos teóricos com os custos incorridos em um período específico (custos reais). Com a ajuda dessa comparação, um desvio dos custos reais pode ser determinado e rastreado até sua causa.
A análise de risco
A análise de risco deve ser documentada durante toda a implementação do projeto. Esse método bastante extenso combina todas as atividades para reconhecer e lidar com eventos de qualquer tipo. Ele avalia regularmente as causas e as consequências de seu impacto no andamento do projeto e as prioriza de acordo com sua criticidade.
A análise de tendências de marcos (MTA)
A análise de tendências de marcos (MTA) também é um método de controle de projetos e é usada para reconhecer atrasos em um estágio inicial. A MTA é apresentada na forma de um diagrama que permite que os atrasos nos marcos sejam claramente reconhecidos. Isso requer prazos firmemente definidos para cada marco. De acordo com a norma DIN 69900, os marcos são definidos como "eventos de particular importância" e podem ser, por exemplo, a conclusão de um pacote de trabalho. A análise da tendência dos marcos é, acima de tudo, uma ferramenta importante para orientar o progresso do desempenho de um projeto.
Monitoramento e controle
Como vimos, o sucesso de um projeto depende do controle do tempo, do orçamento e dos recursos disponíveis.
O controle do projeto também significa utilizar o conhecimento das equipes, comunicar o andamento do projeto em todos os momentos e realizar um acompanhamento rigoroso. Reuniões regulares, relatórios e o uso de software de gerenciamento de projetos são elementos que possibilitam reagir com eficiência a eventos imprevistos e concluir com êxito todas as atividades.
Artigo traduzido do alemão