Como proteger sua produtividade na era da videoconferência

De manhã, você acorda com a motivação para concluir as tarefas da sua lista de afazeres após alguns compromissos. Gradualmente, perguntas e reuniões começam a aparecer e a preencher sua agenda. Antes que você perceba, já é noite e você não conseguiu progredir no plano de trabalho que havia estabelecido para si mesmo, acumulando cada vez mais assuntos urgentes.

Como o trabalho agora é feito remotamente, para muitas pessoas esse ciclo frustrante parece "interminável".

É fácil culpar o aplicativo de videoconferência e seu uso frequente. No entanto, com os calendários cada vez mais cheios e nossos dias de trabalho quase sem fim, é hora de questionar a verdadeira causa de nossa luta contra a produtividade.

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A clareza está realmente esperando por você do outro lado da linha?

Nossos calendários sempre foram enfeitados com reuniões, algumas com cronogramas bem definidos e outras mais esporádicas. Mas como muitas empresas estão se adaptando ao trabalho com uma equipe remota, a sensação de estar ficando para trás em suas tarefas está se tornando mais comum do que nunca.

Infelizmente, esse "medo de ficar de fora" (FOMO ) profissional geralmente se materializa na forma de mais e mais chamadas de videoconferência de acompanhamento, uma após a outra.

Antes de agendar outra chamada, pergunte a si mesmo o que você realmente espera obter com ela. Para muitos⋅as, a resposta está em uma das seguintes perguntas:

Alinhar

Depois de perder o ritmo que tinha no escritório, é normal ficar ansioso com o status de um projeto que você está liderando ou com um cliente que você teme que tenha escapado.

Em uma tentativa de simular o "vou dar uma passada aqui para fazer uma pergunta rápida", as inofensivas chamadas de acompanhamento de 15 minutos apenas para se alinhar estão se tornando comuns.

Preenchimento de lacunas

Não temos mais o conforto de um espaço de trabalho compartilhado onde podemos consolidar todas as decisões tomadas, o conhecimento acumulado e o progresso alcançado.

Se o espaço de trabalho digital comum não tiver uma fonte centralizada de informações, você e sua equipe estarão sempre "em busca de informações". Isso ocorre porque nossas ferramentas, sejam elas de CRM, ERP ou outras, não estão interconectadas entre si e com os membros da equipe.

Portanto, você tende a fazer mais videoconferências na esperança de preencher as lacunas de informações.

Ao passar os primeiros 10 minutos de uma chamada determinando o mesmo ponto de partida, compartilhando dados e preenchendo lacunas, as reuniões são menos sobre progresso significativo e mais sobre atualizações repetitivas.

Reconectar

Seria injusto ignorar o fato de que a maioria das pessoas sente falta de seus colegas. Gostamos de conversar, de compartilhar o que estamos fazendo, especialmente em uma época em que se perdeu a oportunidade de conversar no meio do corredor com alguém que não seja nosso⋅colega de quarto⋅colega de quarto. Portanto, é normal agendar chamadas apenas para se reconectar.

As ligações são para pessoas, as ferramentas são para informações.

Para um grande planejamento ou brainstorming, nada melhor do que uma boa reunião de estratégia.

Mas se você está se reunindo para compartilhar dados, opinar sobre um tópico específico ou apenas para "fazer uma pergunta rápida", você tem um problema de ferramenta ou plataforma, não um problema de videoconferência.

Quando você passa a maior parte do tempo no Zoom pelos motivos mencionados acima (alinhamento, reconexão ou preenchimento de lacunas), está abusando de uma ferramenta e ignorando todas as outras.

Passar o dia transmitindo informações básicas por meio de chamadas é exaustivo para você e sua equipe. Uma chamada deve agregar valor substancial a processos mais interessantes, como brainstorming ou planejamento de projetos.

Defina quando fazer uma chamada de vídeo: a transparência é de ambos os lados.

À medida que nos acostumamos com as regras do trabalho remoto e percebemos que as coisas ainda estão sendo feitas, os projetos ainda estão avançando e o céu ainda não caiu, um novo ritmo diário está sendo criado.

Calendários transparentes. Proteger seu ativo mais valioso (sua equipe) da fadiga das videochamadas deve ser uma prioridade, mesmo que isso possa ser muito difícil nestes tempos de "conectividade perpétua". Ao ter expectativas realistas e aceitar a necessidade de "folga", você dá à sua equipe a oportunidade de voltar ao trabalho recarregada.

Na monday.com, incentivamos as pessoas a planejar "tempo para a família" em seus calendários e respeitamos esses limites. Antecipar esses espaços com antecedência nos ajudou a evitar problemas de produtividade devido à videoconferência.

Por que precisamos fazer chamadas de vídeo: os mesmos princípios ainda se aplicam

Algumas videoconferências simplesmente precisam acontecer. Em alguns casos, nada substitui a criatividade e a energia que as reuniões proporcionam. Mas, dada a nossa nova realidade baseada no teletrabalho, ultrapassamos os limites.

Portanto, antes de agendar outra reunião pelo Zoom, considere o seguinte:

FAÇA a chamada: para acompanhamento geral do projeto, reuniões semanais de progresso, reuniões em que o progresso do grupo é necessário e projetos de equipe que exigem um tipo de colaboração que outras ferramentas não oferecem.

NÃO ligue: para compartilhamento de dados, sincronização e atualizações de status, edição de documentos ou projetos, "perguntas rápidas" ou reuniões durante as horas bloqueadas do calendário.

Deixe que suas ferramentas o ajudem

Ao empregar a videoconferência para responder a todas as perguntas que surgem, a energia mental está sendo usada para esclarecer e alinhar bases, em vez de agregar valor colaborativo e criativo real.

Ao identificar funções que podem ser resolvidas por ferramentas em vez de pessoas, os processos em toda a organização se tornam mais fluidos e você pode parar de passar de uma chamada para outra.

Se você acha que a sua organização não tem ferramentas que possam desempenhar essas funções, talvez você tenha um problema de ferramenta, e não um problema de chamada. Quando se trata de analisar criticamente as ferramentas que sua organização usa, há certos aspectos a serem considerados:

• Flexibilidade- essa ferramenta pode atender a uma variedade de fluxos de trabalho, processos e várias equipes?
• Integrações. Se esse é o local em que todos buscam informações, é necessário que haja uma boa integração com as outras ferramentas usadas pela sua equipe.
• Transparência. Permitir que todos na organização acessem informações básicas dá a eles a autonomia necessária para fazer o que precisam fazer, sem ter que recorrer a uma ligação de 30 minutos.

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Olhando para o futuro

Os hábitos e as estruturas que estão sendo criados durante esse período têm o potencial de definir a cultura e os processos da empresa nos próximos anos. Ao estabelecer limites claros e contar com as ferramentas certas, você pode usar esse tempo para criar o fluxo de trabalho ideal para sua organização.