Como organizar seu dia de trabalho: 15 atividades úteis para aumentar a produtividade
Você chega ao final do dia completamente exausto, depois de longas horas de trabalho que se mostraram totalmente improdutivas. Você acha que o problema é o trabalho? Que você não foi feito para a sua função? Você está à beira do esgotamento?
Você já pensou que talvez uma melhor organização do dia pudesse produzir resultados diferentes?
Mas como organizar seu dia de trabalho? Nem todo mundo tem um espírito multitarefa. E, provavelmente, mesmo aqueles que estão no modo multitarefa deveriam mudar sua estratégia.
A melhor tática é estar bem organizado para concluir suas tarefas de maneira inteligente.
Descubra como em nosso artigo!
1. Manter seu local de trabalho em ordem
Livre-se da bagunça, dos itens desnecessários e da papelada extra, das notas Post-It, dos grampeadores, da fita adesiva e da clássica xícara cheia de 50 canetas. Abra espaço apenas para seu computador, sua caixa de e-mail, seu telefone e sua lista de tarefas. Seu local de trabalho deve oferecer espaço para que você trabalhe com eficiência e eficácia.
2. Elabore uma lista de tarefas digital
Por que uma lista de tarefas digital? Você provavelmente gosta muito de sua lista de tarefas em papel? Mas quantas vezes você já correu o risco de perdê-la? E depois que ela se enche de compromissos, quão difícil se torna procurar uma tarefa específica?
Uma lista digital permite que você faça uma busca específica: uma vantagem inegável sobre a versão em papel.
Por exemplo, se você vir um de seus colegas de trabalho chegando ao escritório, poderá digitar o nome dele em sua agenda digital e as tarefas sobre as quais você precisa falar com ele aparecerão imediatamente.
Outra situação: se você tiver algum tempo livre sobrando, digite a palavra chamada em sua agenda e uma lista das chamadas que você precisa fazer aparecerá imediatamente, utilizando assim o tempo ocioso de forma inteligente.
3. Reserve 15 minutos no final de cada dia de trabalho
Não, esses últimos 15 minutos no final do dia de trabalho não são para fazer exercícios de ioga antes de sair. Eles servem para prepará-lo para outro dia de sucesso no dia seguinte.
Os últimos 15 minutos do dia são para você arrumar seu local de trabalho:
- arquivar seus documentos,
- devolva os itens usados para os escritórios correspondentes,
- pense em reciclar materiais recicláveis ou cuidar do lixo, se for sua vez,
- reescrever sua lista de tarefas.
Dessa forma, você poderá chegar ao trabalho na manhã seguinte com uma área de trabalho arrumada e uma diretriz para o novo dia de trabalho.
4. Programe um tempo para ser bem organizado
Não espere até o final do dia para organizar tudo. Se você fizer isso, talvez precise de mais de 15 minutos para se organizar para o dia seguinte. Durante o dia, até mesmo 10 minutos podem fazer a diferença.
Portanto, acrescente tempo à sua agenda para organizar seu dia de trabalho. Quando você agenda o almoço e as reuniões, você vai, certo? Faça o mesmo com o tempo de organização que você tem para dedicar a cada dia. Fazer o download da sua lista de tarefas digital para o seu celular pode permitir que você verifique constantemente onde está no seu roteiro diário.
5. Coloque as tarefas rotineiras no piloto automático
Todo trabalho tem projetos que se repetem na mesma época todos os anos e todo trabalho tem pequenas tarefas que precisam ser gerenciadas semanal e mensalmente. Não altere os mecanismos internos toda vez que for lidar com um projeto que tenha as mesmas semelhanças.
Nesse caso, as ferramentas de automação podem ser suas melhores amigas: e-mails de agradecimento prescritos para os clientes que você pode copiar e colar economizarão um tempo valioso que você pode dedicar a tarefas mais difíceis. Se o seu trabalho estiver concentrado nas mídias sociais, há ferramentas de software que você pode usar para publicar automaticamente. Basta pesquisar as ferramentas que mais o ajudarão e usá-las o mais rápido possível.
6. Converse um pouco com seus colegas
Conversar um pouco com seus colegas também é uma maneira inteligente de começar seu dia de trabalho. Tente compartilhar a meta de cada um e também os pontos críticos que precisam ser tratados naquele dia específico. Isso também motivará seus colegas a trabalhar em equipe e a enfrentar vários desafios juntos. Portanto, começar o dia com essas conversas motivadoras e amigáveis é a maneira perfeita de banir todas as preocupações.
7. Verifique sua caixa de entrada, mas sem distrações
Você não deve adquirir o hábito de verificar sua caixa de e-mail assim que chega ao trabalho, pois isso pode distraí-lo de sua meta. De acordo com estudos científicos, descobriu-se que as pessoas começam a assistir a vídeos engraçados, ações e manchetes de notícias em vez de verificar os e-mails. Mesmo que você verifique sua caixa de entrada, certifique-se de responder apenas aos e-mails urgentes. Você também não deve verificar sua caixa de entrada com muita frequência, mas adquira o hábito de verificar no máximo três ou quatro vezes por dia.
8. Crie uma rotina específica
Criar uma rotina também é altamente recomendável para passar o dia no trabalho de forma organizada. Ao criar uma rotina, você não precisará tomar decisões regulares sobre o que deve ser feito em seguida. Todas as suas tarefas serão concluídas adequadamente.
9. Defina um período de tempo específico para concluir uma tarefa
Você precisa planejar a conclusão de uma tarefa dentro de um período de tempo específico. Isso o ajudará a realizar a tarefa ao longo do dia de acordo com sua programação. Você também pode usar ferramentas exclusivas para monitorar suas atividades no escritório. Ao definir um cronômetro, você poderá concluir uma parte vital de um projeto específico em um curto período de tempo. Embora isso pareça simples, é altamente benéfico para aumentar a produtividade no local de trabalho.
10. Realizar tarefas complicadas na primeira metade da manhã
Muitas pessoas acreditam que o cérebro trabalha em sua capacidade máxima durante a manhã. Portanto, certifique-se de começar seu dia de trabalho com as tarefas mais complicadas e tente resolvê-las de forma criativa. Você será capaz de lidar com os desafios de forma eficiente durante a primeira metade da manhã.
11. Dê a si mesmo uma pequena recompensa depois de lidar com uma tarefa difícil
Certifique-se de se motivar dando a si mesmo pequenas recompensas depois de concluir uma situação complicada e complexa no trabalho. Por exemplo, faça uma pausa para tomar um café ou chá após uma reunião com um cliente difícil. Você também pode conversar com seus colegas para refrescar sua mente.
12. Esteja preparado para interrupções
Mesmo que você tenha definido um cronograma, algo pode dar errado e arruinar sua programação. Portanto, você deve estar sempre preparado para enfrentar interrupções.
Por exemplo, se você planeja concluir uma tarefa específica entre 09:00 e 09:30 e começar a próxima tarefa a partir das 09:45, poderá ficar um pouco perdido. Portanto, é aconselhável estar preparado para tudo e prever que nem tudo cumprirá os prazos de sua programação.
13. Não negligencie os intervalos
Mesmo que seja um dos dias mais movimentados no local de trabalho, certifique-se de fazer uma pausa de certa duração. Passar algum tempo fora do local de trabalho o ajudará a ganhar um alto nível de energia para lidar com um problema ou questão com uma abordagem diferente. Isso também aumentará sua produtividade no local de trabalho.
14. Certifique-se de usar os recursos certos
Procurar novos recursos todos os dias para resolver ou concluir uma tarefa específica é apenas uma perda de tempo. É mais sensato se limitar a empregar um recurso específico que funcione melhor para a tarefa do dia. Isso não apenas economizará tempo, mas também o ajudará a concluir seu trabalho de rotina com eficiência.
15. Obtenha ajuda de seus colegas
Há muitas metas que você precisa realizar hoje? Está se perguntando se conseguirá concluir cada tarefa em tempo hábil? Então, certamente será benéfico para você obter ajuda de seus colegas. Certifique-se de procurar os recursos certos em seu local de trabalho para atingir sua meta com eficiência.
Esses são alguns dos pontos vitais que você deve seguir para atingir sua meta no local de trabalho. Lembre-se sempre de que o planejamento adequado é extremamente importante para aumentar sua produtividade. Não importa o que você está prestes a realizar, certifique-se de implementar seus recursos da melhor maneira possível. Você também deve estar ciente de que pode administrar seu tempo de forma proveitosa e, assim, atingir sua meta com eficiência.
Deixe-nos saber nos comentários se você conseguiu adaptar essas dicas para obter sucesso em sua vida profissional.
Artigo traduzido do italiano